Шпаргалка для кадровика - инструкция по приему и увольнению персонала (Т. Скоробогатова, "Кадровик.ру", N 10, октябрь 2013 г.)

Шпаргалка для кадровика - инструкция по приему и увольнению персонала

Люди устраиваются на работу и увольняются по разным причинам. Причем кадровому специалисту необходимо помнить, что за каждым документом стоит человек, и от того, насколько правильно будут оформлены бумаги, зависит, появятся ли проблемы в будущем как у работника, так и у компании. Хотя должностная инструкция и определяет обязанности, права и ответственность сотрудников, но в ежедневной работе кадровика нелишне подготовить и другую инструкцию - она будет регламентировать такие важные кадровые процедуры, как прием и увольнение работников.

Инструкции должны быть по своей сути просты и понятны, не противоречить законодательным нормам и исключать любое недопонимание и вероятность ошибок. Для наглядности можно использовать табличную форму представления информации.

Это надо знать

Большой экономический словарь дает следующее определение инструкции (от лат. instruction - наставление) - совокупность правил осуществления определенных видов деятельности. Инструкция призвана доводить до исполнителей информацию и распоряжения о том, как они должны действовать в тех или иных случаях, в том числе "внештатных" ситуациях.

В приложении предлагается пример инструкции по приему и увольнению работников (для простоты рассматриваются граждане РФ), которая представляет собой таблицу, содержащую следующие данные: порядковый номер процесса, отдел, описание процесса, срок его выполнения, ответственное лицо. При составлении инструкции достаточно зафиксировать основные моменты, которые нужно знать исполнителям, а в дальнейшем можно дополнять и корректировать ее по мере необходимости, доводя документ до совершенства. Поэтому рассмотрим и прокомментируем с точки зрения законодательных норм Российской Федерации основные положения, которые необходимо регламентировать в инструкции по приему и увольнению персонала.

Первый шаг после поиска кандидатов - это подбор претендентов на вакансии. Желательно не затягивать рассмотрение резюме и в день обращения соискателя провести с ним телефонное интервью, чтобы определить его профессиональные и деловые качества. В инструкции же необходимо отразить срок, в течение которого - если потенциальный работник соответствует предъявленным требованиям - следует организовать собеседование с непосредственным начальником, а если кандидат претендует на руководящую должность - то и представление его директору компании (например, можно отвести на это ближайшие 3 рабочих дня). По результатам такой встречи кадровик либо приглашает сотрудника для дальнейшего оформления и работы в компании, либо, согласно ст. 64 ТК РФ, по требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, сообщает причину отказа в письменной форме (можно по электронной почте).

Далее в соответствии со ст. 65 ТК РФ кадровик должен затребовать у нового работника при заключении трудового договора следующие документы:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку (за исключением случаев, когда работник поступает на работу впервые, на условиях совместительства, а также если трудовая книжка отсутствует, например, по причине утраты или повреждения);

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования - СНИЛС (если работник поступает на работу впервые, то свидетельство оформляется работодателем);

- документы воинского учета (в отношении военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (в отношении лиц, принимаемых на работу, требующую специальных знаний или подготовки);

- иные документы, если их предъявление определено положениями действующих нормативных актов. Например, об ученой степени и ученом звании, а также о состоянии здоровья работника, если в соответствии с требованиями законодательства он должен проходить предварительный и периодические медицинские осмотры.

При приеме на работу сотрудника, согласно ст. 68 Трудового кодекса РФ, до подписания трудового договора кадровик в обязательном порядке должен ознакомить принимаемого под роспись:

- с правилами внутреннего трудового распорядка;

- с коллективным договором, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью (а именно с условиями труда, режимом труда, системой и формой его оплаты);

- с его правами и ответственностью.

Кадровик должен проконтролировать, чтобы сотрудник заполнил следующие документы:

- личное заявление о приеме с указанием должности, которую он будет замещать, структурного подразделения, где будет работать, оклада в соответствии со штатным расписанием и числа, с которого его принимают на работу (отметим, что заявление юридически не является обязательным документом). На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения и накладывается резолюция руководителя компании;

- трудовой договор (ст. 67 ТК РФ) - должен быть составлен в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой - хранится у работодателя (в отделе персонала) с подписью работника в получении своего экземпляра;

- договор о полной материальной ответственности с работниками, непосредственно обслуживающими денежные или товарные ценности, в соответствии с Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утв. постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

Следующий шаг, который необходимо отразить в инструкции, - ксерокопирование представленных документов и заполнение личной карточки работника унифицированной формы Т-2, утв. приказом Госкомстата России N 1 от 05.01.2003, либо формы, принятой в организации в соответствии с разработанными в ней формами учетной документации. Личная карточка заполняется кадровиком в одном экземпляре от руки (разборчиво) и без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании, СНИЛС, документа об ИНН и др.). Все последующие изменения в биографических и учетных данных работника компании кадровик должен своевременно отражать в личной карточке по мере поступления сведений.

На основании ст. 68 ТК РФ при заключении с работником трудового договора кадровик должен подготовить проект приказа (распоряжения) о приеме на работу и представить руководству на подпись. При этом можно использовать унифицированную форму Т-1 с указанием фамилии, имени, отчества, табельного номера работника, наименования профессии (должности), разряда, класса (категории), квалификации, условия приема на работу, характера работы, условий оплаты труда, установленного испытательного срока.

Приказ о приеме на работу предъявляется сотруднику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Кадровик должен зарегистрировать приказ в журнале приема, переводов и увольнений. Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранении в отделе персонала (подшивается в дело "Приказы по личному составу"), а копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы сотруднику. Если он обратится с письменным заявлением о выдаче ему копий документов, связанных с работой, необходимо это сделать не позднее трех дней (ст. 62 ТК РФ).

Согласно ст. 217, 225 ТК РФ, если в компании есть отдел по охране труда, то отдел персонала должен направить нового работника для прохождения вводного инструктажа по охране труда, организовать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим.

Кадровику, уполномоченному на такие действия, необходимо в установленный ст. 66 ТК РФ срок заполнить трудовую книжку работника, руководствуясь Правилами ведения, хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Для этого в инструкции следует указать, что запись о приеме на работу или выдаче и заполнении трудовой книжки (для поступающих на работу впервые) необходимо внести в нее не позднее пяти рабочих дней.

Кроме того, работник отдела персонала, на которого возложены функции табельщика, должен ежедневно вести учет рабочего времени и контролировать трудовую дисциплину (ст. 189 ТК РФ). В случае ее нарушения кадровики готовят пакет документов, необходимый для принятия решения о дисциплинарном взыскании с соблюдением установленной ст. 192, 193 ТК РФ процедуры, и в течение трех рабочих дней со дня издания приказа о применении дисциплинарного взыскания предъявляют собранные документы работнику под роспись.

И наконец, если трудовой договор прекращается, что делать?

Прекращение трудового договора осуществляется в порядке и по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации. В инструкции следует четко описать действия специалистов отдела персонала при увольнении сотрудника как по собственному желанию, так и по инициативе работодателя.

В случае увольнения сотрудника по собственному желанию кадровику необходимо руководствоваться ст. 77 и 80 ТК РФ. Работник должен написать заявление об увольнении: предупредить работодателя о расторжении трудового договора желательно заблаговременно (за 2 недели до увольнения), за исключением определенных законом случаев. Заявление работнику лучше написать от руки, оно адресуется руководителю компании, в тексте излагается просьба сотрудника об увольнении, причина и дата увольнения и написания документа.

Увольнение по инициативе работодателя в инструкции можно отразить следующим образом. Если сотрудник не прошел испытательный срок (ст. 71 ТК РФ) или совершил проступок, влекущий увольнение "по статье" (например, ст. 81, 83 ТК РФ), непосредственный руководитель работника принимает решение о его увольнении и согласовывает свое решение c генеральным директором и специалистами отдела персонала. В некоторых случаях для этого готовится пакет документов, который включает в себя докладную записку с мотивированным и документальным доказательством, объяснительную записку работника (актом об отказе работника от дачи объяснения и т.д.).

Кадровик издает приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (можно использовать унифицированную форму Т-8), где указываются дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Приказ об увольнении подписывает генеральный директор компании и непосредственно увольняющийся работник (в случае отказа от подписания составляется акт). Первый экземпляр приказа (распоряжения) остается в организации, второй - передается в бухгалтерию для окончательного расчета с работником. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет (ст. 84.1 ТК РФ).

Также следует регламентировать в инструкции, что за 1-2 дня до увольнения специалист кадровой службы должен проконтролировать, чтобы увольняющийся, если он является материально-ответственным лицом, передал дела и отчитался за материальные ценности (если в организации есть приказ об увольнении материально-ответственных лиц). По письменному заявлению сотрудника в соответствии со ст. 62 ТК РФ все справки, связанные с работой, должны быть выданы не позднее трех рабочих дней со дня подачи им заявления.

Таким образом, разработанная для специалистов отдела персонала инструкция по приему и увольнению сотрудников позволит улучшить контроль движения кадровых документов и повысить качество их исполнения непосредственными исполнителями.

Приложение

Инструкция по приему и увольнению персонала (примерный образец)

Утверждаю

Генеральный директор

ЗАО "Хаус-Инжиниринг"

__________ А.М. Черниговский

"20" августа 2013 г.

Инструкция
по приему и увольнению работников

N	Отдел	Процесс	Срок	Ответственное лицо
1	Отдел персонала	Рассмотрение резюме и проведение первичного телефонного интервью с кандидатом	День обращения кандидата	Менеджер по персоналу
2	Отдел персонала	Организация собеседования кандидата с непосредственным руководителем и/или руководителем компании. В случае положительного решения - оформление кандидата, в случае отрицательного решения - представление сопроводительного письма с аргументированным отказом по e-mail	В течение 3 дней	Менеджер по персоналу
По результатам собеседования - заключение трудового договора с работником и его выход на работу (возможен испытательный срок до 3 (6) месяцев)
3	Отдел персонала	Предоставление работником в отдел персонала следующих документов: - паспорт; - трудовая книжка; - ИНН; - страховое пенсионное свидетельство; - военный билет; - документ об образовании; - иные документы в соответствии с нормативными актами. Для бухгалтерии: - заявление о предоставлении вычета на детей и свидетельство о рождении ребенка; - справка о заработной плате за 2 года для исчисления пособий; - справка о доходах физического лица, бланк 2-НДФЛ	1-й рабочий день или до заключения трудового договора (в случае несовпадения дат заключения трудового договора и начала работы)	Специалист отдела персонала
4	Отдел персонала	Ознакомление работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, положением о защите персональных данных, корпоративными нормами и иными локальными нормативными актами	1-й рабочий день или до заключения трудового договора (в случае несовпадения дат заключения трудового договора и начала работы)	Специалист отдела
5	Отдел персонала	Работник заполняет и подписывает документы: - заявление о приеме; - трудовой договор; - договор о материальной ответственности (с работниками, ответственными за материальные ценности)	1-й рабочий день или до заключения трудового договора (в случае несовпадения дат заключения трудового договора и начала работы)	Специалист отдела персонала
6	Отдел персонала	Подача сведений о новом работнике в отдел персонала компании (с предоставлением копий всех документов и заполненной карточки Т-2). Подготовка и направление сведений в военкомат (для военнообязанных)	1-й рабочий день	Специалист отдела персонала
7	Отдел охраны труда и техники безопасности	Ознакомление нового сотрудника с правилами по охране труда и противопожарной безопасности	1-й рабочий день	Сотрудник отдела охраны труда и техники безопасности
8	Отдел персонала	Направление к непосредственному руководителю	1-й рабочий день	Специалист отдела персонала
9	Структурное подразделение	Обеспечение сотрудника рабочим местом и объемом работы	1-й рабочий день	Непосредственный руководитель
10	Отдел персонала	Ознакомление работника с приказом о приеме на работу и вручение ему экземпляра трудового договора и договора о материальной ответственности в случае надобности	Не позднее 3 рабочих дней	Специалист отдела персонала
11	Отдел персонала	Заполнение трудовой книжки нового работника	Не позднее 5 рабочих дней	Уполномоченный специалист отдела персонала
12	Отдел персонала	Предоставление сведений о принятых сотрудниках, отчета о направленных кандидатах, а также предоставление и согласование информации о планируемом в ближайшем месяце наборе персонала (совместно с руководителями подразделений)	30-го числа каждого месяца	Специалист отдела персонала
13	Отдел персонала	Контроль трудовой дисциплины и учета рабочего времени (выход на работу, опоздания). Оформление полного пакета документов для принятия административного решения (докладная записка, акт об отказе от дачи объяснений и подписи и т.д.). Подготовка проекта приказа и иных документов по совершенному работником дисциплинарному правонарушению для принятия решения работодателем	Ежедневный контроль. Документы должны быть направлены в отдел персонала в течение 2 дней	Специалист отдела персонала, на которого возложены обязанности табельщика (на основании докладной записки от непосредственного руководителя или самостоятельного обнаружения факта нарушения трудовой дисциплины)
14	Структурное подразделение	Предоставление работником в отдел персонала заявления об увольнении по собственному желанию	За 2 недели до увольнения (если законом не предусмотрен иной срок)	Непосредственный руководитель, увольняющийся сотрудник
15	Структурное подразделение	В случае непрохождения работником испытательного срока или совершения им проступка (влекущего увольнение по инициативе работодателя) руководитель принимает решение об увольнении работника и согласовывает его с генеральным директором, готовит акт или докладную записку с мотивированным и документальным доказательством и объяснительной запиской работника (в противном случае - актом об отказе работника от дачи объяснения)	Определяется индивидуально	Непосредственный руководитель
16	Структурное подразделение	Передача дел увольняющимся сотрудником	За 1-2 дня до увольнения	Непосредственный руководитель, увольняющийся сотрудник
17	Отдел персонала	Ознакомление работника с приказом об увольнении, получение его подписи в личной карточке (ф. Т-2), журнале учета трудовых книжек и вкладышей к ним, в трудовой книжке и выдача оформленной трудовой книжки. Подготовка табеля учета рабочего времени работника, расчет компенсации за неиспользованный отпуск; передача в бухгалтерию для оплаты. Подготовка и направление сведений в военкомат (для военнообязанных)	День увольнения	Руководитель отдела персонала, специалист отдела персонала

Руководитель отдела персонала        Пчельникова         Н.А. Пчельникова

С инструкцией ознакомлены:

Менеджер по персоналу                  Иванова               Е.А. Иванова

                                "--" ------------- 201_ г.

Специалист отдела персонала            Грачева               И.Н. Грачева

                                "--" ------------- 201_ г.

Т. Скоробогатова,

Москва

"Кадровик.ру", N 10, октябрь 2013 г.