Справка о зарплате: нюансы заполнения (М. Косульникова, "Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2013 г.)

Справка о зарплате: нюансы заполнения

ФСС России разъяснил некоторые вопросы, которые возникают у работодателя при заполнении справки о зарплате сотрудника. В частности, чиновники рассказали о правилах заполнения справки в случае, если работник во время отпуска по уходу за ребенком до трех лет подрабатывает в режиме неполного рабочего времени*(1).

С 2011 года для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком работник должен представлять справки о сумме заработка, полученного у других работодателей*(2) (далее - Справка). Справка выдается за текущий календарный год и за два предшествовавших году прекращения работы или году обращения за Справкой*(3).

Между тем с этого года законодатель изменил правила исчисления среднего дневного заработка для пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком*(4). Теперь работодатели отражают в Справке в том числе сведения об исключаемых из расчета периодах. Речь идет о временной нетрудоспособности, отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком и освобождении от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемую зарплату не начислялись страховые взносы в ФСС России*(5). Новая форма Справки содержит графы для указанных сведений*(6).

Рассмотрим некоторые проблемные моменты при заполнении Справки, которые вызывают трудности у работодателей.

Формат справки о заработке

При заполнении справки о сумме заработка необходимо использовать форму, установленную госорганами*(7). Учитывая несвоевременное утверждение форматов справок, напомним периоды их действия (см. таблицу 1).

Таблица 1. Периоды действия форм справок о заработной плате

Период	Форма Справки
01.01.2011-28.03.2011	Официальная форма не утверждена
29.03.2011-31.12.2012	Форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 17 января 2011 г. N 4н
01.01.2013-01.07.2013	Официальная форма не утверждена. ФСС России рекомендовал применять произвольный формат документа*(8)
02.07.2013 - по настоящее время	Форма утверждена приказом Минтруда России N 182н

Порядок заполнения

Справка заполняется от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) либо с использованием компьютера или пишущей машинки. При этом не допускаются подчистки и исправления*(9).

Представители ФСС России разъяснили*(10), что в данной Справке допускается изменение размера шрифта. Также возможно добавление дополнительных строк. Это может понадобиться для отражения более полной информации о работодателе либо о работнике. Указанные изменения не должны влиять на размер исчисленного к выплате пособия.

В утвержденной форме Справки сведения о месте жительства работника выглядят следующим образом (рис. 1).

Рис. 1. Сведения о месте жительства работника в Справке

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Адрес места жительства

почтовый индекс __________ государство _________________

субъект Российской Федерации __________________________

город ____________ улица/переулок/проспект ______________

дом _________ корпус __________ квартира ________________

Но очень часто адрес включает в себя также район и населенный пункт (деревня/село/поселок). В этом случае работодатель может в Справке добавить графы для указанных сведений. Приведем пример такого расширения Справки (рис. 2).

Рис. 2. Фрагмент раздела 2 Справки о сумме заработной платы

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Адрес места жительства

почтовый индекс 391134 государство Российская Федерация

               -------            -----------------------------

субъект Российской Федерации Рязанская область район Рыбновский

                             -----------------       ----------

город                   населенный пункт       Ходынино с.

      -----------------                  ----------------------

улица/переулок/проспект   Почтовая   дом 2 корпус   квартира 1

                         ---------      ---      ---        ---

Режим неполного рабочего времени в отпуске по уходу за ребенком

Законодательство позволяет лицам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком, работать на условиях частичной занятости*(11). Однако именно в этом случае возникает вопрос, каким образом заполнять Справку о зарплате. Ведь в новой Справке отражают не только сумму учитываемого заработка, но и сведения об исключаемых из расчета периодах (в частности, приходящиеся на отпуска по уходу за ребенком)*(12). В нашем же случае периоды отпуска по уходу и время работы совпадают.

По мнению специалистов соцстраха*(13), период, когда работник, находясь в отпуске по уходу за ребенком, работал на условиях неполного рабочего времени, является периодом нахождения в отпуске по уходу за ребенком. Соответственно, при расчете пособий по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком время нахождения в отпуске по уходу за ребенком исключается (раздел 4 Справки). При этом заработок за период работы на условиях неполного рабочего времени включают в средний заработок (раздел 3 Справки). Покажем это на примере.

Пример

Заполним справку о сумме заработной платы на бухгалтера компании "Тик-так" Е.В. Смирнову при условии, что период работы в организации: с 01.07.2010 по 03.10.2013. Информация о зарплате, периодах болезни и декретном отпуске работника представлена в таблице 2.

Таблица 2. Информация для заполнения Справки

Период	Заработная плата	Период временной нетрудоспособности	Отпуск по беременности и родам	Отпуск по уходу за ребенком
2010 год	144 500 руб.	01.09.2010-08.09.2010 11.10.2010-15.10.2010	-	-
2011 год	264 000 руб.	04.07.2011-07.07.2011	-	-
2012 год	170 215 руб.	23.04.2012-27.04.2012	01.07.2012-17.11.2012	18.11.2012-31.12.2012
2013 год	95 000 руб. (работа на условиях неполного рабочего дня - 01.01.2013-03.10.2013)	-	-	01.01.2013-03.10.2013

Используя данные таблицы 2, заполним Справку для Е.В. Смирновой (рис. 3).

Рис. 3. Фрагмент Справки

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

<...>

     Период  работы (службы, иной деятельности) у страхователя, в течение

которой  лицо  подлежало  обязательному социальному страхованию на случай

временной нетрудоспособности и в связи с материнством:

 с 01 июля 2010 г. по 03 октября 2013 г.

   --------  --      ------------  --

     3.  Сумма заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые

были  начислены  страховые  взносы на обязательное социальное страхование

на  случай  временной  нетрудоспособности  и  в связи с материнством, или

сумма  заработной платы, иных выплат и вознаграждений, которые включались

в  базу  для  начисления страховых взносов в Фонд социального страхования

Российской  Федерации  в  соответствии  с  Федеральным законом от 24 июля

2009  г.  N 212-ФЗ  "О  страховых  взносах  в  Пенсионный фонд Российской

Федерации,    Фонд    социального    страхования   Российской  Федерации,

Федеральный фонд обязательного медицинского страхования":

 20 10 год 144 500 (Сто сорок четыре тысячи пятьсот) руб. 00 коп.

   ----    --------------------------------------------------------------

                          (сумма цифрами и прописью)

 20 11 год 264 000 (Двести шестьдесят четыре тысячи) руб. 00 коп.

   ----    --------------------------------------------------------------

                          (сумма цифрами и прописью)

 20 12 год 170 215 (Сто семьдесят тысяч двести пятнадцать) руб. 00 коп.

   ----    --------------------------------------------------------------

                          (сумма цифрами и прописью)

 20 13 год 95 000 (Девяносто пять тысяч) руб. 00 коп.

   ----    --------------------------------------------------------------

                           (сумма цифрами и прописью)

     4.  Количество  календарных  дней, приходящихся на периоды временной

нетрудоспособности,  отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за

ребенком,    период    освобождения  работника  с  полным  или  частичным

сохранением    заработной    платы  в  соответствии  с  законодательством

Российской  Федерации,  если  на  сохраняемую  заработную  плату  за этот

период   страховые  взносы  в  Фонд  социального  страхования  Российской

Федерации  в  соответствии  с  Федеральным  законом  от  24  июля 2009 г.

N 212-ФЗ  "О  страховых  взносах  в Пенсионный фонд Российской Федерации,

Фонд  социального  страхования  Российской  Федерации,  Федеральный  фонд

обязательного медицинского страхования" не начислялись:

 20 10 год всего    13 (Тринадцать)    ,      в том числе:

    ---          ---------------------

                  (календарных дней)

с 01 сентября по 08 сентября   8 (Восемь)  Временная нетрудоспособность

  -----------   ------------  -----------  ------------------------------

                           (календарных дней)   (наименование периода)

с 11 октября по  15 октября     5 (Пять)   Временная нетрудоспособность

  -----------   ------------  -----------  ------------------------------

                           (календарных дней)   (наименование периода)

20 11 год всего     4 (Четыре)    ,    в том числе:

   ---          -----------------

               (календарных дней)

с   04 июля   по  07 июля      4 (Четыре)  Временная нетрудоспособность

  -----------   ------------  -----------  ------------------------------

                           (календарных дней)   (наименование периода)

20 12 год всего     189 (Сто восемьдесят девять)   ,   в том числе:

   ---          ----------------------------------

                     (календарных дней)

с 23 апреля  по  27 апреля     5 (Пять)    Временная нетрудоспособность

  -----------   ------------  -----------  ------------------------------

                           (календарных дней)   (наименование периода)

с  01 июля   по 17 ноября  140 (Сто сорок) Отпуск по беременности и родам

  -----------   ---------  --------------- ------------------------------

                           (календарных дней)   (наименование периода)

с 18 ноября по 31 декабря  44 (Сорок четыре) Отпуск по уходу за ребенком

  ---------    ----------  ----------------- ----------------------------

                           (календарных дней)   (наименование периода)

20 13 год всего    276 (Двести семьдесят шесть)   , в том числе:

   ---          ---------------------------------

                        (календарных дней)

с 01 января по 03 октября   276 (Двести          Отпуск по уходу

                             семьдесят шесть)       за ребенком

  ----------   ----------- -------------------  -----------------------

                           (календарных дней)   (наименование периода)

М. Косульникова,

главный бухгалтер компании "Галан"

Экспертиза статьи:

О. Петрова,

консультант отдела Правового департамента ФСС России

"Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) письма ФСС России от 24.07.2013 N 15-02-01/12-5174л (далее - Письмо N 15-02-01/12-5174л), от 20.06.2013 N 25-03-14/12-7942 (далее - Письмо N 25-03-14/12-7942)

*(2) ч. 5, 6 ст. 13, ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ (далее - Закон N 255-ФЗ)

*(3) п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ

*(4) ч. 3.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ

*(5) п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ

*(6) приказ Минтруда России от 30.04.2013 N 182н (далее - Приказ N 182н)

*(7) п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ

*(8) письмо ФСС России от 11.01.2013 N 15-03-18/12-169

*(9) п. 5 Порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, утв. Приказом N 182н

*(10) Письмо N 15-02-01/12-5174л

*(11) ст. 256 ТК РФ; ч. 2 ст. 11.1 Закона N 255-ФЗ

*(12) п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ

*(13) Письмо N 25-03-14/12-7942