Когда зарплата начислена в срок (А. Логунов, "Консультант", N 21, ноябрь 2013 г.)

Когда зарплата начислена в срок

Ежемесячные выплаты сотрудникам - одно из основных обязательств работодателя, добросовестное выполнение которого оказывает влияние на формирование положительной социальной удовлетворенности персонала. Автоматизация учетных процессов на предприятии уже давно перестала быть новшеством, а стала нормой любой компании. Ведь автоматическое ведение документооборота позволяет повысить точность учетных данных и оперативность их получения, а также существенно сократить трудозатраты персонала. В рамках данной статьи мы поговорим о том, как упростить процесс расчета и начисления заработной платы посредством использования одной из самых популярных в России программ ведения учета и расчета заработной платы "1С:Зарплата и управление персоналом 8".

Наряду с ведением бухгалтерского и налогового учетов особенно актуален уход от ручного труда в вопросах расчета и начисления заработной платы. Это обусловлено тем, что Фонд Оплаты Труда (ФОТ) - одна из наиболее затратных статей бюджета организации. Именно поэтому руководство особенно тщательно старается планировать связанные с ней издержки, а значит заинтересовано в оперативном получении информации, а также в ее достоверности. Автоматизация значительно сокращает время на подготовку соответствующей документации, минимизирует риск влияния человеческого фактора.

Комплексное решение задач как ключевой принцип работы

Спросите любого бухгалтера, какие факторы мешают процессу расчета зарплаты, и он перечислит вам набор стандартных причин: отсутствие четкой схемы взаимодействия между подразделениями компании и ответственными лицами (кадровики, руководители отделов и пр.), сжатые сроки подготовки и несоизмеримо огромный объем работы, невозможность оперативно исправлять ошибки...

Все эти трудности возникают систематически, ведь согласно законодательству, работодатель обязан выплачивать зарплату не реже чем раз в полмесяца (ст. 136 ТК РФ), то есть начислять аванс и зарплатную часть. Самым конструктивным решением этих задач является внедрение специализированной кадровой программы.

Мы сегодня поговорим об "1С:Зарплата и управление персоналом 8". Почему именно эта система, спросите вы? Ответ прост, как и сама система в действии: эта программа решает все кадровые вопросы на предприятии путем автоматизации рутинных операций.

При помощи программы можно автоматически выполнять комплекс трудоемких операций: ввод документов о фактической выработке; формирование документов по выплате заработной платы, а также на оплату больничных листов, отпусков, премий и других надбавок; составление регламентированной отчетности; отражение результатов расчетов в затратах предприятия. Загрузка данных также происходит автоматически, что существенно экономит время и минимизирует риск влияния человеческого фактора.

Основной плюс заключается в централизованной подаче информации. В единой базе объединены сведения по всем подразделениям фирмы. Помимо бухгалтеров в системе работают кадровики, а также сотрудники отделов, задачи которых связаны с администрированием и организацией эффективной работы персонала. Многопользовательский режим обеспечивает оперативное взаимодействие ответственных лиц, ускоряет процедуру согласования и визирования документов.

В программе легко корректировать расчеты. Это можно делать вручную. После сохранения параметров в последующих документах будут использоваться исправленные результаты.

Немаловажное достоинство программы - наличие актуальной нормативно-правовой базы. Все представленные отчетные формы строго соответствуют нормам действующего законодательства. Таким образом, сотруднику не нужно больше волноваться, что регламентированная отчетность будет сформирована неверно и контролирующие органы отправят ее на доработку.

Также в "1С:Зарплата и управление персоналом 8" реализована возможность обмена данными с другими учетными программами 1С, например, начисления по зарплате, налогам и взносам отражаются в бухгалтерском и налоговом учетах. Интеграция сведений позволяет создать единую систему автоматизированного контроля и управления.

Расчет и начисление зарплаты: быстро, просто, без ошибок

От вас требуется вводить вручную лишь общие параметры, такие как месяц, организацию и т.п. Формулы для расчета достаточно "вбить" лишь однажды. Действия по заполнению табличной части документа и собственно расчет система произведет автоматически. То же касается и расчета удержаний (налог на доходы физических лиц, суммы займов, по которым наступил срок погашения и др.).

Гибкие настройки позволяют оперативно выполнять необходимые правки, вносить ремарки и учитывать их при расчетах. Это актуально, например, в ситуации с больничными листами, когда зарплата за период отсутствия сотрудника начислена не была, а после предоставления бюллетеня данные необходимо скорректировать. Также в системе легко учитывать начисления, относящиеся к прошлым месяцам, и проводить расчеты выплачиваемых сумм с округлением.

Программа предоставляет возможность производить расчеты согласно специфике деятельности конкретной компании, разделять процесс подготовки на этапы, готовить для каждого из них свой пакет документов: ввод данных об основных и дополнительных начислениях работников; ввод данных о погашении займов работников; расчет налога на доходы физических лиц (НДФЛ); начисление прочих удержаний. Также можно разделить обязанности по подразделениям. Для этого достаточно указать в программе ответственное лицо - данные по сотрудникам вверенного ему подразделения будут автоматически отражаться в системе.

Автоматическое выполнение промежуточного расчета (за первую половину месяца) позволяет осуществлять контроль и учет возможных отклонений начисленной зарплаты от запланированной, учитывать данные о задолженности и переносить их из одного периода в другой.

Сопутствующий расчет налогов и взносов происходит тоже автоматически. Наличие готовых описаний по наиболее распространенным видам начислений и возможность самостоятельного расширения этого списка существенно упрощают процедуру заполнения отчетных форм. Разработчики программы постоянно выпускают обновления системы, которые помогут работать в рамках правового поля государства и не беспокоиться о порядке заполнения регламентированной отчетности.

В программе реализованы возможности автоматического расчета начислений, а также связанных с ними удержаний, налогов и взносов по основным видам: повременная и повременно-премиальная, сдельная и сдельно-премиальная и пр. Способ расчета можно выбрать самостоятельно - по месячной/дневной/часовой тарифной ставке и пр. Для каждого начисления фиксируются и сохраняются необходимые характеристики, что позволяет вести расчеты в соответствии со спецификой учетной политики, принятой в конкретной организации. В программе представлено многообразие готовых формул для расчета основных начислений: по тарифной ставке, сдельно, в процентном соотношении, фиксированной суммой, по среднему заработку для отпуска по календарным дням и при расчете из рабочих дней, по среднему заработку для исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по среднему заработку, как пособие по уходу за ребенком, по нескольким видам отпусков, нескольким видам простоев в рабочее время, удержания алиментов и пр. При желании пользователь может самостоятельно добавлять в базу виды начислений и формулы расчета, в том числе по сложным мотивационным схемам.

Также в программе можно оперативно рассчитать удержания в процентах от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям, по исполнительным документам (т.е. с предварительным уменьшением суммы базовых начислений на сумму налогов), а также фиксированной суммой.

Что касается непосредственно выплаты зарплаты, то и процесс составления сопроводительной документации полностью автоматизирован. Все бумажные печатные формы, такие как расчетные листки, платежные ведомости и пр., составляются автоматически. В специальном окне документа "Зарплата к выплате организаций" отражаются все данные по факту начисления/удержания средств. Причем в программе реализована возможность удобного начисления денег независимо от принятой в компании формы расчетов. Например, организации, которые не используют общую платежную ведомость, применяют механизм группового формирования расходных кассовых ордеров. Для фирм, где сотрудники получают деньги через кассу, предусмотрена процедура депонирования средств. Для взаиморасчетов через банк можно формировать выборку работников, являющихся держателями карт этого банка. Пользователи программы по достоинству оценят возможность отправки документов о распределении зарплаты по счетам сотрудников посредством файлов формата XML. Открытие лицевых счетов работника в банке и регулярное зачисление на них зарплаты можно организовать посредством электронного файлобмена непосредственно из программы.

Отдельно хочется выделить сервисные возможности. Дружелюбный интерфейс позволяет самостоятельно настраивать систему по индивидуальным параметрам, управлять задачами и поручениями. Функция диагностики ошибочных ситуаций разрешает избежать некорректного ввода данных. Программа поддерживает полнотекстовый поиск и навигационную справочную систему. Применение сервисов существенно сокращает время решения спорных вопросов, помогает избежать ошибок в составлении документов. Разграничение прав доступа обеспечивает конфиденциальность данных, позволяет фиксировать ответственных лиц.

А. Логунов,

руководитель отдела внедрения зарплатных решений

"1С:Первый БИТ"

"Консультант", N 21, ноябрь 2013 г.