Что предпринять, если сотруднику выдали лишние деньги (Н.Н. Титова, "Упрощенка", N 11, ноябрь 2013 г.)

Что предпринять, если сотруднику выдали лишние деньги

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. Нечаянно выдать лишние деньги работнику может каждый бухгалтер. Поэтому статья полезна всем читателям.

Если вы по какой-то причине ошибочно выдали своему сотруднику лишние денежные средства, например заработную плату или отпускные, то первый вопрос, который возникает, - как скорее их вернуть обратно. Однако торопиться в этом деле не стоит. Поскольку тема "удержания из зарплаты" - достаточно деликатная, жестко регулируемая трудовым законодательством. И далеко не каждую переплату вообще есть основания удерживать из дохода работников.

Поэтому вам нужно вначале понять, есть ли возможность вернуть деньги на законных основаниях. И если да, как это сделать.

Давайте попробуем вместе в этих вопросах разобраться. И начнем с того, что изучим случаи, когда из заработной платы сотрудника можно удерживать денежные средства. Этой теме посвящена статья 137 Трудового кодекса РФ.

Случай N 1. Переплата произошла из-за счетной ошибки

О возможности удержать у сотрудника деньги, выданные ему в результате счетной ошибки, говорится в абзаце 5 статьи 137 ТК РФ. При этом Кодекс не поясняет, какие именно действия бухгалтера рассматриваются как счетная ошибка. Восполнить пробел в информации предпринял Роструд в своем письме от 01.10.2012 N 1286-6-1. Там сказано, что счетной следует считать арифметическую ошибку, то есть ту, которая допущена при проведении арифметических подсчетов. Вы что-то неверно умножили, поделили, вычли или сложили.

Если же вы использовали неверный алгоритм расчета сумм из-за незнания законодательства (например, рассчитали пособие по правилам, действовавшим до 2013 года), то такая ошибка уже не будет счетной.

Не являются счетными и технические ошибки. Например, техническая ошибка - это повторная выплата заработной платы за один и тот же период. Согласно Определению Верховного суда РФ от 20.01.2012 N 59-В11-17 в подобном случае работодатель вправе поставить вопрос о привлечении к материальной ответственности лиц, по вине которых произошла ошибка, но не взыскивать деньги с работника. То есть в такой ситуации ущерб может быть взыскан с бухгалтера, программиста и т.п.

Суть вопроса. Счетной можно считать лишь арифметическую ошибку, а не ту, которая допущена из-за незнания норм действующего законодательства.

На заметку. Действия, которые помогут удержать переплату с заработной платы работника

Действие N 1. Оповестите о возникшей переплате руководителя. Для этого можно составить докладную записку. Она обоснует причину переплаты. И законность ее удержания из заработной платы сотрудника.

Действие N 2. Подготовьте для сотрудника уведомление о переплате в письменной форме. Пропишите в нем срок, в течение которого работник сможет добровольно вернуть деньги. И попросите работника на этом уведомлении расписаться. Таким образом, вы подтвердите, что сотрудник не оспаривает удержания, и определите дату, с которой вы сможете начинать удерживать суммы (абз. 7 ст. 137 ТК РФ).

Действие N 3. Оформите приказ на удержание сумм, если в установленный срок работник переплату не вернет. Сделать это нужно не позднее чем в месячный срок с даты, установленной для возврата денег (абз. 7 ст. 137 ТК РФ).

Случай N 2. Сотрудник не отработал деньги, полученные авансом

О возможности удержать деньги, выданные авансом в счет зарплаты, если сотрудник этот аванс не отработал, сказано в абзаце 3 статьи 137 ТК РФ. Такая ситуация возможна, если человек, получив деньги, не вышел на работу без уважительной причины либо взял отпуск за свой счет на то время, которое было уже оплачено.

Сюда же можно отнести ситуацию, когда сотрудник, получив отпускные, уволился до того, как истек рабочий год, в счет которого они были выплачены (абз. 6 ст. 137 ТК РФ). Правда, нужно учитывать, что неотработанные отпускные удержать нельзя, если сотрудник не сам уволился раньше срока, а его сократили, либо он был призван на военную службу, либо уволился в связи с отказом переводиться на другую работу, необходимую ему по медзаключению (абз. 6 ст. 137 ТК РФ).

Случай N 3. Подотчетный работник вовремя не вернул полученные суммы

Отчитаться по полученным средствам подотчетное лицо должно в течение трех дней после того, как истек срок, на который были выданы деньги. Эта норма прописана в пункте 4.4 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П). А сам срок подотчета, напомним, устанавливается руководителем, когда он ставит свою подпись на заявлении о выдаче подотчетных сумм (п. 4.4 Положения N 373-П).

Обратите внимание! Срок, на который деньги выданы под отчет, устанавливает руководитель, когда он ставит свою подпись на заявлении о выдаче подотчетных сумм.

Сотрудник отчитывается о потраченных средствах, предоставляя в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прикладывает документы, подтверждающие траты. Если деньги израсходованы не полностью, их нужно вернуть. Пока возврат не произошел, работодатель не имеет права снова выдавать деньги под отчет. Такое жесткое ограничение прописано также в пункте 4.4 Положения N 373-П.

Так вот, если у подотчетника не все деньги потрачены и он их не вернул, работодатель вправе взыскать эти суммы самостоятельно. Поскольку невозвращенный остаток в таком случае рассматривается как переплата работнику. И в абзаце 4 статьи 137 ТК РФ четко сказано о том, что можно удерживать невозвращенный аванс, выданный в связи с командировкой, а также в других случаях.

Вот, собственно, мы и перечислили все те ситуации, при которых переплату можно удержать из заработка сотрудника. В иных случаях у работодателя нет основания, чтобы проводить удержания. А если он начнет это делать, сотрудник может обратиться в суд и выиграть дело (п. 3 ст. 1109 ГК РФ).

Поэтому при излишних выплатах денег по причинам, не указанным выше, лучше договариваться с сотрудником о том, чтобы он вернул их добровольно. О том, как оформляется добровольный возврат, смотрите во врезке ниже. А далее мы поговорим об удержании денег работодателем - какие действия нужно предпринять, чтобы его осуществить.

Полезные советы. Как оформить добровольный возврат сотрудником излишне выданных ему сумм

Вариант N 1. Предложите сотруднику вернуть деньги в кассу или на расчетный счет. При возврате денег в кассу на поступившую сумму оформите приходный кассовый ордер. При этом кассовый чек не выбивайте. Поскольку ККТ следует применять только при поступлении средств за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). Возврат сотрудником переплаты к таким операциям не относится.

Перечислить излишек на ваш расчетный счет сотрудник может безналичным переводом со своего счета в банке. Или же наличными деньгами через любой банк без открытия счета. Главное, чтобы в графе "Назначение платежа" он указал свою фамилию и инициалы.

Вариант N 2. Договоритесь с работником, чтобы он написал заявление на удержание средств из его зарплаты. В таком случае по инициативе сотрудника вы сможете удержать из заработка любую сумму без ограничений. Ведь работник сам изъявляет желание распорядиться начисленной ему зарплатой. А ограничения в отношении взысканий установлены только для удержаний по инициативе работодателя (ст. 137 ТК РФ).

Действие N 1. Проинформируйте о возникшей переплате руководителя

Итак, если вы переплатили сотруднику денежные средства и есть все основания, чтобы их удержать из заработной платы работника, вначале лучше сообщить о таком факте руководителю, оформив, например, докладную записку (ее образец мы представили на рис. 1, с. 82).

Рисунок 1

Образец докладной записки руководителю о переплате денег работнику

Генеральному директору

ООО "Рига"

Петренко А.С.

от главного бухгалтера

Филатовой Р.И.

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что менеджеру по продажам Белову Андрею Александровичу за октябрь 2013 года была начислена и выплачена заработная плата в сумме, превышающей его ежемесячную зарплату, рассчитанную исходя из положений трудового договора. Сумма переплаты составляет 3000 (Три тысячи) руб. Переплата возникла в связи со счетной ошибкой, допущенной при расчете заработка работнику.

Бухгалтерская справка с расчетом суммы переплаты прилагается.

01.11.2013

Филатова

Р.И. Филатова

На заметку. О возникшей переплате лучше сообщить руководителю. Для этого можно оформить докладную записку.

Докладная записка подтвердит, что переплата образовалась по тому основанию, которое дает вам право удерживать суммы из заработной платы сотрудника. И поможет обосновать причину, которая привела к переплате. Например, что зарплату перечислили в большем размере из-за счетной ошибки. Кроме того, записка будет свидетельствовать о том, что руководитель в курсе об излишне выданных суммах денег. Не лишним будет и то, если вы приложите к докладной записке руководителю бухгалтерскую справку с расчетом суммы переплаты.

Действие N 2. Письменно уведомьте работника о переплате

Удержать из заработной платы сотрудника переплату можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. То есть он согласен на них. А также если с даты, установленной для возврата переплаты (аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат), не прошло больше месяца. Такие условия прописаны в абзаце 7 статьи 137 ТК РФ. И если хотя бы одно из них не выполняется, переплату придется возвращать в судебном порядке.

Суть вопроса. Удержать из зарплаты сотрудника переплату можно, только если он не оспаривает основание и размер удержаний. А также если с даты, установленной для самостоятельного возврата сумм, прошло не больше месяца (абз. 7 ст. 137 ТК РФ).

Соответственно прежде всего необходимо получить согласие работника на удержание, оповестить его в письменном виде об излишней выплате. Это можно сделать при помощи уведомления, оформленного в произвольной форме (образец мы разместили на рис. 2). И прямо на уведомлении сотрудник подтвердит свое согласие, закрепив его подписью. Также в этом документе нужно прописать срок, в течение которого работник сможет вернуть деньги. Если до установленной даты деньги не будут возвращены, вы сможете удержать их из зарплаты самостоятельно.

Рисунок 2

Образец уведомления, направляемого сотруднику об излишне выплаченных ему средствах

Общество с ограниченной ответственностью "Рига"

Менеджеру по продажам

Белову А.А.

Уведомление N 5
от 01.11.2013
об излишне выплаченных денежных средствах

Уважаемый Андрей Александрович!

Доводим до Вашего сведения, что за октябрь 2013 года Вам была начислена и выплачена зарплата в сумме, превышающей Вашу ежемесячную зарплату, рассчитанную исходя из положений трудового договора. Сумма переплаты составляет 3000 (Три тысячи) руб. Переплата возникла в связи с арифметической ошибкой, допущенной при расчете заработка.

Просим Вас вернуть излишне выплаченные денежные средства в кассу в срок до 25 ноября 2013 года. В случае отказа или невозможности внести наличные деньги ООО "Рига" оставляет за собой право удержать сумму переплаты из Вашей заработной платы.

Генеральный директор

Петренко

А.С. Петренко

С уведомлением ознакомлен: менеджер по продажам 01.11.2013

Белов

А.А. Белов

Действие N 3. Удержите деньги из зарплаты сотрудника, если он не вернет их в установленный срок

Итак, если в срок, установленный в уведомлении, работник не вернет переплату, тогда вы уже можете ее взыскивать самостоятельно. Для этого оформляется приказ об удержании сумм (см. образец на рис. 3). Как мы уже сказали, его нужно издать в месячный срок с даты, установленной для возврата денег. Сотрудник расписывается в этом приказе, подтвердив тем самым, что он с ним ознакомлен и согласен (письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Рисунок 3

Образец приказа об удержании из зарплаты сотрудника излишне выплаченной ему суммы

Общество с ограниченной ответственностью "Рига"

Приказ N 6
об удержании из зарплаты излишне выплаченной суммы

г. Москва

25 ноября 2013 года

В целях возмещения излишне начисленного и выплаченного заработка и на основании статьи 137 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Удержать из заработной платы менеджера по продажам А.А. Белова денежную сумму в размере 3000 (Три тысячи) руб. Причина переплаты - счетная ошибка.

2. Бухгалтеру Р.И. Филатовой производить удержания с зарплаты сотрудника начиная с ноября 2013 года.

Генеральный директор	Петренко	А.С. Петренко
Исполнитель: главный бухгалтер	Филатова	Р.И. Филатова
С приказом ознакомлен: менеджер по продажам 25.11.2013	Белов	А.А. Белов

Проблема. Но не стоит забывать, что есть еще ограничение и по размеру удержаний. Оно установлено статьей 138 Трудового кодекса РФ. Так, какая бы ни была сумма переплаты, ежемесячно вы можете удерживать не более 20% месячного заработка сотрудника.

Обратите внимание! Независимо от суммы переплаты разрешается удержать не более 20% месячного заработка сотрудника.

Н.Н. Титова,

эксперт журнала "Упрощенка"

Нюансы, требующие особого внимания

Излишне выданные деньги можно удержать из зарплаты сотрудника в трех случаях. Первый случай - работнику переплатили по причине счетной ошибки. Второй - сотрудник не отработал перечисленные ему суммы. Третий - подотчетник не израсходовал и своевременно не вернул средства, выданные под отчет.

Удерживать деньги работодатель вправе, только если сотрудник не оспаривает их и c даты, установленной для возврата переплаты, не прошло больше месяца.

Сразу всю сумму излишков нельзя вычесть из зарплаты. Разрешено взыскать не более 20% месячного заработка.

"Упрощенка", N 11, ноябрь 2013 г.