НДФЛ: что успеть проверить в декабре 2013 года (О.В. Дунаева, "Зарплата", N 12, декабрь 2013 г.)

НДФЛ: что успеть проверить в декабре 2013 года

Заканчивается 2013 год - очередной налоговый период. Необходимо проверить правильность расчетов по НДФЛ, выявить нарушения, исправить их. Разберемся, на какие моменты обратить особое внимание.

Почему именно сейчас, в декабре, нужно привести в порядок расчеты по НДФЛ? Согласно статье 216 Налогового кодекса налоговым периодом признается календарный год. По его окончании расчеты с плательщиками НДФЛ по несдержанному или излишне удержанному НДФЛ сможет завершить только налоговая инспекция.

Правомерно ли невыполнены обязанности налогового агента

Компания может выступать не только в роли работодателя, но и в роли заказчика работ, услуг физических лиц по гражданско-правовым договорам (гл. 37-39 ГК РФ).

В отношении доходов, выплаченных индивидуальному предпринимателю, компания не признается налоговым агентом. Он сам обязан задекларировать свои доходы и уплатить налог (ст. 227 НК РФ). В декабре нужно проверить, есть ли в наличии доказательства регистрации исполнителя в качестве ИП в отношении тех лиц, НДФЛ с вознаграждений которым не был удержан.

Особенность НДФЛ состоит в том, что хотя он и удерживается из доходов физических лиц, ответственность за его исчисление, удержание и перечисление в бюджет несет работодатель, выплачивающий этот доход, выступая при этом в качестве налогового агента (подп. 1 п. 3 ст. 24, п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ, ст. 123 НК РФ).

Если в компании работают иностранцы или практикуются длительные командировки за рубеж

У иностранных граждан и работников, длительно пребывающих в командировках за рубежом в течение года, мог измениться налоговый статус. Это обстоятельство влияет на выбор ставки НДФЛ, применяемой для расчета налога. Поэтому его нужно уточнять на каждую дату получения дохода работником исходя из фактического времени его нахождения на территории РФ (письмо Минфина России от 20.03.2013 N 03-04-05/6-250).

В преддверии нового года следует выделить работников этих двух категорий и последовательно проверить, правильно ли определялся их налоговый статус в 2013 году.

По ставке 13% облагаются доходы налоговых резидентов РФ. К ним относят работников, которые фактически находятся на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). Доходы сотрудников этой категории можно уменьшать на налоговые вычеты.

Сотрудники, которые находятся на территории РФ менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев, не являются налоговыми резидентами РФ. В отношении их доходов применяется ставка НДФЛ 30%, налоговые вычеты не предоставляются.

Если в ходе ревизии вы обнаружите работников, налоговый статус которых определен неверно, до конца 2013 года можете исправить эту ошибку и пересчитать налог, применив правильную ставку НДФЛ.

Проверим доходы, облагаемые НДФЛ по ставке 13%

Если НДФЛ исчислен по ставке 13%, при расчете налога можно применить налоговые вычеты (п. 3 ст. 210 НК РФ). В декабре нужно проверить, правильно ли они применялись в течение года, поскольку от этого зависит, правильно ли определена облагаемая база по НДФЛ.

Проверяем состав предоставленных вычетов

Перечень налоговых вычетов, которые работник может получить по месту работы, приведен в таблице. Из нее следует, что компания может предоставить не все виды налоговых вычетов.

Таблица

Виды вычетов, предоставляемых работникам

Наименование вычета	Размер вычета	Получатели вычета
Стандартный вычет	Вычет на работника (подп. 1 и 2 п. 1 ст. 218 НК РФ)
	3000 руб.	Пострадавшие от радиации, инвалиды Великой отечественной войны, инвалиды-военнослужащие
	500 руб.	Герои Советского Союза и Герои Российской Федерации, инвалиды с детства, инвалиды I и II групп, участники ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС и жители, эвакуированные с загрязненных территорий и т.д.
	"Детский" вычет (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ)
	1400 руб. - на первого ребенка	Родители, супруги родителей, усыновители, опекуны, попечители, приемные родители, супруги приемных родителей
	1400 руб. - на второго ребенка
	3000 руб. - на третьего и каждого последующего ребенка
	3000 руб. - на каждого ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы
Социальный вычет	Взносы по договору негосударственного пенсионного обеспечения и (или) добровольного пенсионного страхования (подп. 4 п. 1 и п. 2 ст. 219 НК РФ)
	Дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 219 НК РФ)
	Фактически уплаченные суммы, но не более 120 000 руб. за год	Работники, из зарплаты которых работодатель удерживал и перечислял взносы в фонды
Имущественный вычет	Приобретение жилья (подп. 2 п. 1 и п. 3 ст. 220 НК РФ)
	Фактически уплаченные суммы, но не более 2 млн. руб. без учета сумм, направленных на погашение процентов по кредитам и займам	Работник, представивший уведомление из налоговой инспекции по форме, утвержденной приказом ФНС России от 25.12.2009 N ММ-7-3/714@

Проверьте, есть ли в наличии заявление на стандартные налоговые вычеты

У работодателя обязанность в предоставлении стандартных налоговых вычетов возникнет, только если работник решит воспользоваться своим правом. Если заявления не было, а вычеты предоставлены, облагаемая база по НДФЛ окажется занижена. До 31 декабря это можно исправить, пересчитав и удержав налог.

Заявление есть, а другие документы...

Для получения стандартного налогового вычета одного заявления недостаточно.

Для получения вычета на самого налогоплательщика, помимо заявления, он должен представить документы, подтверждающие особый статус (п. 3 ст. 218 НК РФ). Возможно, документы есть, но истек срок их действия. Проверьте, не просрочены ли справки ваших работников-инвалидов. Если срок очередного освидетельствования пропущен, налог лучше пересчитать без учета вычета и доудержать его в декабре.

Примечание. Справка 2-НДФЛ от новеньких работников

Сотрудники, которые трудятся в организации не с начала года, для получения стандартного налогового вычета на ребенка должны представить справку по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы. Это связано с тем, что "детский" вычет предоставляют, пока облагаемый доход работника не превысит 280 000 руб.

Соблюдены ли условия предоставления вычета на ребенка

Право на получение стандартного налогового вычета на ребенка ограничено рядом условий:

- возраст ребенка не превышает 18 или 24 лет при условии, что ребенок является учащимся очной формы обучения, аспирантом, ординатором, интерном, студентом или курсантом (абз. 12 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ);

- ребенок находится на обеспечении налогоплательщика (абз. 1 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ);

- работник имеет доход, облагаемый НДФЛ по ставке 13% (п. 3 ст. 210 НК РФ и письмо Минфина России от 21.03.2013 N 03-04-06/8872);

- размер облагаемого дохода, исчисленного нарастающим итогом с начала налогового периода, не превышает 280 000 руб. С месяца, в котором доход превысит 280 000 руб., налоговый вычет не применяется (абз. 18 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Обратите внимание: при определении предельной суммы дохода учитывается доход самого работника, а не суммарный доход обоих родителей (письмо Минфина России от 23.08.2012 N 03-04-05/8-997 и от 29.07.2009 N 03-04-06-01/196).

В ходе декабрьской самопроверки посмотрите, соблюдены ли все условия предоставления "детских" вычетов. Не изменился ли в течение года статус детей? Возможно, кто-то стал совершеннолетним, а кто-то перестал быть студентом. А может, доход мамы или папы превысил предельный уровень, а вы продолжали предоставлять "детский" вычет?

Особо важные нюансы при проверке "детского" вычета

Количество детей и порядок их рождения. Необходимо держать на контроле общее количество детей работника и очередность их рождения в хронологическом порядке по дате рождения вне зависимости от того, предоставляется вычет или нет. От очередности зависит размер применяемого вычета на конкретного ребенка.

Согласно разъяснениям, данным Минфином России, следует учитывать общее количество детей налогоплательщика, включая:

- детей, достигших возраста, после которого родители (опекуны, попечители) утрачивают право на стандартный вычет (письма от 07.06.2013 N 03-04-05/21379, от 26.02.2013 N 03-04-05/8-133);

- неусыновленных детей супруга от другого брака (письма от 27.03.2012 N 03-04-05/8-392 и от 21.02.2012 N 03-04-05/8-209);

- детей, взятых под опеку (письмо от 03.04.2012 N 03-04-06/8-96);

- умерших детей (письма от 09.10.2012 N 03-04-05/8-1162 и от 10.02.2012 N 03-04-06/8-29).

Во всех случаях очередность детей (как родных, так и неродных) определяется по датам их рождения. Проверьте, какую сумму вычета предоставляли вы своим многодетным работникам, как при ее определении учтена очередность рождения детей (письма Минфина России от 03.04.2012 N 03-04-06/8-96, от 10.04.2012 N 03-04-05/8-469 и от 02.04.2012 N 03-04-05/8-402).

Ребенок-инвалид. Напомним, что независимо от очередности рождения вычет на ребенка-инвалида предоставляется в размере 3000 руб. (абз. 11 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ и письмо Минфина России от 11.07.2012 N 03-04-05/8-860).

Ребенок учится. Также следует помнить, что право на "детский" вычет в отношении ребенка в возрасте до 24 лет предоставляется работнику за период обучения по очной форме, включая академический отпуск (абз. 12 и 19 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). При этом не имеет значения, где проходит обучение - в России или за рубежом (письма Минфина России от 27.10.2011 N 03-04-06/8-289 и от 15.04.2011 N 03-04-05/5-263).

Ребенок прописан по другому адресу. Минфин России дал разъяснения по этому вопросу. Главным фактором в предоставлении вычета является фактическое участие налогоплательщика в обеспечении ребенка. Регистрация ребенка по месту жительства, отличному от места регистрации родителей, или по месту жительства только одного из родителей не является основанием для отказа в предоставлении вычета (письма Минфина от 11.10.2012 N 03-04-05/8-1179, от 22.08.2012 N 03-04-05/8-991).

Брак не зарегистрирован, но родители участвуют в материальном обеспечении ребенка. В подпункте 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса не предусмотрено в качестве условия для предоставления данного налогового вычета наличие зарегистрированного брака между родителями ребенка, следовательно, они имеют право на вычет. Об этом говорится в письмах Минфина России от 30.05.2011 N 03-04-06/1-125, ФНС России от 03.06.2009 N 3-5-03/744@ и УФНС России по г. Москве от 05.03.2010 N 20-15/3/022941.

Так, если один из родителей выплачивает алименты согласно порядку и размерам, установленным Семейным кодексом, он имеет право на получение "детского" вычета (письма Минфина России от 11.10.2012 N 03-04-05/8-1179, УФНС России по г. Москве от 05.03.2010 N 20-15/3/022941 и постановление ФАС Центрального округа от 24.06.2011 N А35-8471/2009).

Такое право имеет и супруг родителя, выплачивающего алименты своим детям от предыдущего брака (письма Минфина России от 17.04.2013 N 03-04-05/12978 и ФНС России от 17.09.2013 N БС-4-11/16736).

Проверим, как был предоставлен имущественный налоговый вычет

Имущественный вычет в связи с приобретением или строительством жилья (подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ) может быть предоставлен работнику двумя способами (письмо ФНС России от 24.10.2012 N АС-4-2/18053@):

- при подаче налоговой декларации в налоговую инспекцию по месту регистрации - по окончании налогового периода (п. 2 ст. 220 НК РФ);

- при обращении к работодателю - до окончания налогового периода (п. 3 ст. 220 НК РФ).

Для того чтобы сотрудник мог получить имущественный вычет у работодателя, он должен представить уведомление из налоговой инспекции по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 25.12.2009 N ММ-7-3/714@.

Проверьте реквизиты компании, указанные в уведомлении

В уведомлении должны быть указаны реквизиты именно вашей компании, такие как ИНН, КПП, фактический и юридический адреса местонахождения налогового агента (письмо УФНС России по г. Москве от 10.06.2013 N 20-14/057712@, письмо Минфина России от 07.09.2011 N 03-04-06/4-209).

Если в уведомлении указаны чужие данные, например реквизиты прежнего работодателя нового работника, ваша компания не вправе предоставлять имущественный вычет (письмо ФНС России от 18.04.2013 N ЕД-3-3/1417@).

Если дата в уведомлении проставлена за несколько месяцев до обращения за имущественным вычетом

Важно, не в каком месяце работник получил уведомление от инспекции, а когда предъявил его в бухгалтерию. Вычет предоставляется с того месяца, в котором работник обратился к работодателю. При этом бухгалтер не может вернуть НДФЛ, удержанный с доходов сотрудника, до его обращения за вычетом.

Такова официальная позиция финансового и налоговых органов. Она отражена в письмах Минфина России от 21.08.2013 N 03-04-05/34221 и ФНС России от 02.04.2013 N ЕД-2-3/217@.

Неочевидные ошибки в применении очевидных норм

При расчете сумм НДФЛ бухгалтеры нередко забывают или игнорируют некоторые общие нормы. Не лишним будет напоминание о некоторых правилах, важных для проверки правильности расчета НДФЛ в 2013 году.

Как пересчитать валютный доход

Согласно пункту 5 статьи 210 Налогового кодекса, если доходы получены налогоплательщиком в иностранной валюте, их нужно пересчитать в рубли. Налоговая база определяется только в рублях. Пересчет следует произвести по официальному курсу Банка России на дату фактического получения дохода.

Удержания из зарплаты не уменьшают доход, облагаемый НДФЛ

Если из дохода работника по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, например алименты, оплата обучения, то такие удержания не уменьшают налоговую базу (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ).

Разные ставки - разные облагаемые базы

Налоговая база определяется отдельно по каждому виду дохода, облагаемого НДФЛ по разным налоговым ставкам. Если ставки НДФЛ разные, то и налоговые базы разные (п. 2 ст. 210 НК РФ).

Ошибка выявлена, налог доплачен, но пеней не избежать

Возможно, во время самопроверки бухгалтер выявил, что он неверно рассчитал НДФЛ. Например, применил вычет, который не положен работнику.

НДФЛ нужно пересчитать и доплатить в бюджет недостающую сумму налога, а также пени (ст. 75 НК РФ).

О.В. Дунаева,

эксперт журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 12, декабрь 2013 г.