Планируем фонд оплаты труда на 2014 год (Е.С. Прокофьева, "Зарплата", N 12, декабрь 2013 г.)

Планируем фонд оплаты труда на 2014 год

В преддверии нового календарного года компании планируют свою работу. На долю бухгалтера выпадает посчитать плановую величину фонда оплаты труда. Мы подскажем, как это сделать.

Что такое фонд оплаты труда? Разные специалисты дают разные определения, поскольку единого мнения по этому вопросу нет. Ни один из нормативных документов не отвечает на него однозначно. Что в этой ситуации делать бухгалтеру, которому поручено подготовить плановую цифру по фонду оплаты труда на будущий год? Предлагаем взять за отправную точку цель, ради достижения которой рассчитывается плановый показатель.

Для какой цели определяется фонд оплаты труда

В зависимости от целей и задач планирования толкование понятия ФОТ может варьироваться. От цели планирования зависит, какие документы нужно будет проанализировать, какие сведения из них почерпнуть, а также степень точности планирования.

Планируем бюджет движения денежных средств или расширенный кассовый план

Выплата зарплаты, отпускных, пособий, компенсаций образует один из потоков денежных средств. При планировании важно знать, сколько денег потребуется в 2014 году на все эти выплаты. Хватит ли средств, чтобы оплатить поставщикам сырье, материалы или товары, кредиторам - кредиты и проценты по ним и т.д.

То есть планирование фонда оплаты труда в данном аспекте подразумевает определение общей суммы денежных средств, которая понадобится, чтобы рассчитаться с работниками и при этом исполнить прочие обязательства компании.

Экономия расходов

Расходы на оплату труда относятся на себестоимость продукции. Чем больше затраты, тем меньше прибыль. Планирование фонда оплаты труда может служить для разработки мероприятий по экономии затрат, увеличения рентабельности производства.

Планируем налог на прибыль

Расходы на оплату труда в полной сумме уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль (ст. 255 НК РФ). Некоторые выплаты работникам признаются в составе расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, не целиком, а в пределах норм. Выплаты сотрудникам, перечисленные в статье 270 Налогового кодекса, не учитываются при расчете налогооблагаемой прибыли ни при каких условиях. Планируя сумму налога на прибыль, которую придется заплатить в будущем году, нужно рассчитать, какая сумма выплат персоналу может быть признана в налоговом учете.

Создаем оценочные резервы выплат работникам

В конце текущего года компании могут зарезервировать средства на выплаты работникам, которые требуют равномерного распределения, например на оплату отпусков. При расчете максимальной величины резерва, а также процента ежемесячных отчислений в резерв используется один из показателей ФОТ.

Чем отличаются показатели ФОТ в зависимости от целей планирования

В зависимости от целей планирования показатели ФОТ отличаются по составу учитываемых выплат, по способу учета НДФЛ, страховых взносов. При этом способ планирования остается единым (табл. 1).

Таблица 1

Показатели ФОТ в зависимости от целей планирования

Характеристики показателя ФОТ	Цели планирования ФОТ
	Бюджет движения денежных средств	Экономия затрат	Налог на прибыль	Резерв на оплату отпусков
Виды начислений физическим лицам, которые нужно учесть	Все выплаты в пользу физических лиц, включая зарплату, пособия, материальную помощь, отпускные, средний заработок за неотработанное время, вознаграждения по договорам гражданско-правового характера	Учитываются выплаты работникам, включаемые в себестоимость. Не учитываются социальные выплаты, а также суммы пособий, выплачиваемые за счет ФСС РФ	Выплаты работникам и другим физическим лицам, перечисленные в статье 255 НК РФ	Выплаты работникам, перечисленные в статье 255 НК РФ
НДФЛ	Уменьшает сумму начислений	Не влияет на величину планового показателя ФОТ
Страховые взносы	Не влияют на величину планового показателя ФОТ	Не влияют на величину планового показателя ФОТ, но представляют собой отдельную статью затрат, уменьшающих прибыль. Размер зависит от размера ФОТ	Не влияют на величину планового показателя ФОТ, но представляют собой отдельную статью расходов, уменьшающих облагаемую базу затрат. Зависят от размера ФОТ	Участвуют в расчете процента ежемесячных отчислений в резерв

Способ планирования ФОТ

Планирование фонда оплаты труда осуществляется с использованием постатейного метода по видам начислений исходя из фактических данных за текущий год с учетом планируемых изменений.

Последовательность действий при планировании

Вначале следует собрать необходимую информацию о тех изменениях, планируемых в 2014 году, которые повлияют на величину каждой выплаты (группы однородных выплат). Далее определяют коэффициенты изменений (соотношений показателей, увеличения или уменьшения показателей).

Фактическая сумма по каждой выплате или по группе однородных выплат за текущий год корректируется на коэффициент планируемых изменений. Плановые показатели по каждой выплате или группе однородных выплат суммируются. Для наглядности приведем схему.

Рассмотрим этот порядок на примере планирования показателя фонда оплаты труда для составления бюджета движения денежных средств.

Схема

Алгоритм действий при планировании

Собрать информацию

Определить коэффициенты изменений

Скорректировать на коэффициент суммы выплат за предыдущий период

Суммировать результаты постатейных корректировок

Рассчитываем фонд оплаты труда для кассового плана

В данном случае будет определяться сумма денежных средств, которая потребуется для осуществления расчетов с физическими лицами, получающими в компании разные выплаты. Состав учитываемых начислений будет наиболее полным, включая пособия, арендные платежи и прочие выплаты.

Какие документы нужно проанализировать

Информацию, необходимую для планирования ФОТ, можно почерпнуть из следующих документов:

- штатное расписание;

- положение об оплате труда;

- положение о премировании;

- коллективный договор;

- график отпусков;

- карточки синтетических счетов 70, 69, 68;

- расчетно-платежные или расчетные ведомости;

- данные о командировках.

Производственные перспективы на 2014 год

Чтобы плановая цифра получилась как можно более точной, нужно учесть все факторы, которые могут оказать влияние на величину будущих начислений. Например, стоит выяснить, планируется ли:

- увеличение (уменьшение) объемов выпуска (производства) продукции или нет;

- расширение или сокращение штата;

- изменение норм выплаты материальной помощи, продолжительности отпусков;

- введение новых видов выплат работникам или отмена действующих видов выплат, например премий;

- индексация зарплаты и т.д.

Наличие информации об этих и других изменениях позволит рассчитать соответствующие корректирующие коэффициенты. Далее эти коэффициенты будут применены к фактическим данным текущего года.

Пример 1. В 2013 году штатная численность ООО "Нибелунг" составляла 10 человек. Все ставки были заняты. Общая сумма окладов составляла 500 000 руб. в месяц.

В 2014 году в связи с расширением сферы деятельности предполагается увеличить количество работников до 15 человек. При этом открывается пять ставок с окладом по 30 000 руб. каждая. Необходимо определить коэффициент планового увеличения фонда зарплаты по штатному расписанию.

Решение. Общая сумма окладов будет равна 650 000 руб. (500 000 руб. + 30 000 руб. х 5 чел.). Коэффициент планового увеличения фонда зарплаты по штатному расписанию равен 1,3 (650 000 руб. : 500 000 руб.).

Расчеты плановых показателей по видам выплат

Для проведения планирования фонда оплаты труда все расчеты лучше вести в специальных аналитических таблицах. Их элементы зависят от целей и задач, поставленных при планировании. Рассмотрим пример.

Пример 2. Бухгалтер ООО "Логист+" получил задание определить плановую величину фонда оплаты труда для составления бюджета движения денежных средств. Компания в 2014 году планирует индексировать своим сотрудникам заработную плату на 6%. В январе на работу будут приняты два новых сотрудника, каждый с окладом в 25 000 руб., им будет передан объем работ, который в 2013 году выполняли физические лица по договорам подряда. В 2014 году не планируется продление этих договоров или заключение новых.

Решение. Для проведения расчетов и анализа бухгалтер ООО "Логист+" составил таблицу с исходными данными за 2013 год (табл. 2).

Таблица 2

Сведения о начислениях за 12 месяцев 2013 года

Показатели	Сумма (руб.)
Зарплата за отработанное время	3 605 000
Отпускные	405 000
Средний заработок за неотработанное время	256 000
Пособия	321 000
Материальная помощь	180 000
Вознаграждения по гражданско-правовым договорам на выполнение работ (оказание услуг)	74 000
Итого	4 841 000
Удержанный НДФЛ	522 000
Итого к выплате (перечислению)	4 319 000
Удельный вес НДФЛ в сумме начисленных выплат	0,11

Далее бухгалтер рассчитал плановые показатели на 2014 год следующим образом.

Зарплата за отработанное время. Зарплата в 2014 году будет увеличена на 6%, двое сотрудников будут приняты на работу. Планируемая сумма зарплаты - 4 421 300 руб. (3 605 000 руб. х 1,06 + 25 000 руб. х 2 чел. х 12 мес.).

Отпускные. Коэффициент соотношения суммы отпускных и суммы зарплаты за отработанное время составлял в 2013 году 0,112344 (405 000 руб. : 3 605 000 руб.). В 2014 году при сохранении этого соотношения сумма отпускных может составить 496 706 руб. (4 421 300 руб. х 0,112344).

Средний заработок за неотработанное время. Коэффициент соотношения сумм среднего заработка и суммы зарплаты за отработанное время составлял в 2013 году 0,071012 (256 000 руб. : 3 605 000 руб.). В 2014 году при сохранении соотношения сумма среднего заработка составит 313 968 руб. (4 421 300 руб. х 0,071012).

Пособия. Соотношение суммы пособий и суммы зарплаты за отработанное время составляло в 2013 году 0,089043 (321 000 руб. : 3 605 000 руб.). В 2014 году при сохранении этого соотношения сумма пособий может составить 393 686 руб. (4 421 300 руб. х 0,089043).

Материальная помощь. Коэффициент соотношения сумм материальной помощи и суммы заработной платы за отработанное время составлял в 2013 году 0,04993065 (180 000 руб. : 3 605 000 руб.). В 2014 году при сохранении такого же соотношения сумма материальной помощи будет 220 758 руб. (4 421 300 руб. х 0,04993065).

Вознаграждения по гражданско-правовым договорам на выполнение работ (оказание услуг). Выплаты не планируются.

Планируемая сумма начислений физическим лицам в 2014 году равна 5 846 418 руб. (4 421 300 руб. + 496 706 руб. + 313 968 руб. + 393 686 руб. + 220 758 руб.).

НДФЛ. Налог на доходы физических лиц в 2014 году может составить 630 413 руб. (5 846 418 руб. х 0,11).

Планируемый ФОТ на 2014 год, подлежащий выплате, равен 5 216 005 руб. (5 846 418 руб. - 630 413 руб.).

Оформление результатов планирования ФОТ

Планируемая сумма фонда оплаты труда на 2014 год не отражается ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Этот показатель рассчитывается для целей управленческого учета компании. Следовательно, оформить результаты проведенного анализа бухгалтер может в произвольной форме, например в виде бухгалтерской справки или служебной записки (см. образец). При этом допустимы два варианта оформления: краткий, сообщающий руководству только конечную плановую сумму (как в образце), или полный, включающий в себя расчетную часть с обоснованием всех значений.

Образец. Служебная записка о планировании ФОТ на 2014 год

Директору

ООО "Логист+"

Абрамову П.А.

от главного бухгалтера

Пономаревой А.Т.

Служебная записка

Плановая сумма фонда оплаты труда, подлежащая выплате (перечислению) физическим лицам в 2014 году, составит 5 216 005 руб.

Главный бухгалтер

Пономарева

А.Т. Пономарева 12 декабря 2013 года

Е.С. Прокофьева,

эксперт журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 12, декабрь 2013 г.