Вопрос: Командированный работник попал в больницу. Командировку ему продлили. После выздоровления сотрудник продолжил выполнять задание, но деньги у него закончились. Должны ли мы перечислить ему средний заработок, пособие и еще один аванс подотчетных сумм до его возвращения? ("Зарплата", N 12, декабрь 2013 г.)

Командированный работник попал в больницу. Командировку ему продлили. После выздоровления сотрудник продолжил выполнять задание, но деньги у него закончились. Должны ли мы перечислить ему средний заработок, пособие и еще один аванс подотчетных сумм до его возвращения?

Если работник заболел в командировке, ему выплачивается:

- за дни болезни - пособие по временной нетрудоспособности;

- остальные дни - средний заработок.

Кроме того, работнику возмещают расходы по проезду, оплате жилья и другие затраты, а также выплачивают суточные.

Рассмотрим, как рассчитать и в каком порядке произвести гарантированные работнику выплаты, если командировка продлена из-за его болезни.

Что ставить работнику в табеле

В табеле учета рабочего времени период командировки нужно отметить буквенным кодом К или цифровым 06, а время болезни при наличии больничного листа - Б или 19.

Чтобы полнее и достовернее отразить использование рабочего времени, в случае заболевания работника в командировке допускается проставить в табеле одновременно два кода через дробь, например К/Б.

Средний заработок за рабочие дни по графику

За дни нахождения в пути и исполнения командировочного задания по графику, установленному работнику по основному месту работы, за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Средний заработок, гарантированный статьей 167 Трудового кодекса, не сохраняется:

- за выходные дни в командировке, в которые работник не привлекался по распоряжению работодателя к исполнению командировочного задания и не был в пути;

- время болезни работника.

Пример 1. Сотрудник ОАО "Котте" Т.Т. Ампаров приказом руководителя направлен в командировку в Санкт-Петербург с 25 ноября по 5 декабря 2013 года. 28 ноября 2013 года Т.Т. Ампаров был доставлен на скорой в больницу. Из стационара его выписали 3 декабря 2013 года. Приказом руководителя от 4 декабря 2013 года срок командировки был продлен до 17 декабря 2013 года. С 4 декабря 2014 года он продолжил выполнять командировочное задание.

В расчетном периоде с 1 ноября 2012 года по 31 октября 2013 года:

- учитываемые при расчете среднего заработка выплаты составили 370 000 руб.;

- он болел с 12 по 25 ноября и был в отпуске с 17 по 30 декабря 2012 года.

Необходимо определить сумму среднего заработка, сохраняемого за работником на период его командировки.

Решение. Бухгалтер начислит Т.Т. Ампарову средний заработок за все рабочие дни командировки, кроме дней временной нетрудоспособности, то есть всего за 13 рабочих дней:

- 3 рабочих дня за период с 25 по 27 ноября 2013 года;

- 10 рабочих дней за период с 4 по 17 декабря 2013 года.

При исчислении среднего дневного заработка нужно учесть, что рабочие дни, пришедшиеся на время отпуска и временной нетрудоспособности, из расчетного периода исключаются:

- 10 рабочих дней - за период болезни работника с 12 по 25 ноября 2012 года;

- 11 рабочих дней - за время отпуска Т.Т. Ампарова с 17 по 30 декабря 2012 года.

При этом суммы пособия и отпускных также не учитываются при расчете среднего заработка (п. 5 Положения о среднем заработке, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Фактически отработанное сотрудником количество рабочих дней в расчетном периоде равно 226 раб. дн. (247 раб. дн. - 10 раб. дн. - 11 раб. дн.).

Средний дневной заработок Т.Т. Ампарова равен 1637,17 руб. (370 000 руб. : 226 раб. дн.).

Средний заработок сохраняется за 13 рабочих дней, проведенных в командировке. Его сумма равна 21 283,21 руб. (1637,17 руб. х 13 раб. дн.).

Пособие по временной нетрудоспособности - за все календарные дни болезни

За дни болезни в командировке, подтвержденные правильно оформленным больничным листом, работнику должно быть выплачено пособие по временной нетрудоспособности. Основание:

- статья 183 Трудового кодекса;

- часть 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 255-ФЗ).

Расчет пособия за дни болезни в командировке

Пособие работнику, заболевшему в командировке, рассчитывают по общим правилам.

Сумму пособия определяют исходя из среднего заработка работника, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, в том числе за время работы у другого ' страхователя (ч. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).

В средний заработок включаются все виды выплат в пользу работника, на которые начислены страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ (ч. 2 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

Пособие назначают за все календарные дни болезни с учетом продолжительности страхового стажа работника.

Пример 2. Дополним пример 1. Находившийся в командировке Т.Т. Ампаров 28 ноября 2013 года был доставлен на скорой в больницу. Из стационара его выписали 3 декабря 2013 года. Продолжительность временной нетрудоспособности составила 6 календарных дней.

Страховой стаж Т.Т. Ампарова более 8 лет. Суммы выплат, на которые были начислены страховые взносы в ФСС РФ, равны:

- 386 000 руб. - в 2011 году;

- 412 000 руб. - в 2012 году.

Необходимо рассчитать размер пособия по временной нетрудоспособности командированному работнику.

Решение. Для страхового случая, наступившего в 2013 году, расчетным периодом будет период с 1 января 2011 года по 31 декабря 2012 года.

Учитываемые выплаты за 201 1-2012 годы не превышают предельных величин:

- 463 000 руб. - в 2011 году;

- 512 000 руб. - в 2012 году.

Данные суммы указаны в постановлениях Правительства РФ от 27.11.2010 N 933 и от 24.11.2011 N 974.

Таким образом, при расчете пособия можно учесть:

- 386 000 руб. - за 2011 год;

- 412 000 руб. - за 2012 год.

Средний дневной заработок работника составит 1093,15 руб. [(386 000 руб. + 412 000 руб.) : 730].

Сумма дневного пособия равна 1093,15 руб. (1093,15 руб. х 100%), так как страховой стаж работника превысил 8 лет.

Пособие по временной нетрудоспособности составит 6558,90 руб. (1093,15 руб. х 6 календ. дн.).

Если командированный заболел за границей

Что работник должен сделать за границей. В случае болезни в зарубежной командировке работник должен взять в иностранном медицинском учреждении документ, подтверждающий нетрудоспособность.

Затем ему нужно обратиться в консульское учреждение РФ, расположенное в стране пребывания, для легализации полученной справки. Об этом говорится в пункте 10 Административного регламента МИД России, утвержденного приказом МИД России от 18.06.2012 N 9470.

Действия работника в России. После возвращения в Россию из зарубежной командировки работнику следует сходить в свою поликлинику и показать врачу документы о том, что он болел за рубежом.

Далее документы будут рассмотрены врачебной комиссией. По ее итогам врачи вынесут решение о выдаче работнику больничного листа российского образца. Этот документ работник принесет в бухгалтерию для оплаты.

Такой порядок действий следует из положений пункта 7 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н.

Расходы на гостиницу возмещаем только при амбулаторном лечении

В период болезни командированного сотрудника работодатель обязан возместить ему расходы по найму жилого помещения.

Расходы на оплату проживания в командировке не возмещаются, если работник находится на стационарном лечении (п. 25 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение о командировках).

Если работник госпитализирован внезапно и не успел выехать из номера, затраты на оплату счета гостиницы за время пребывания в стационаре оплатить должен он сам.

Суточные за время болезни нужно выплатить

Суточные не являются вознаграждением за труд. Их выплата не зависит от фактического выполнения работником трудовой функции или командировочного задания.

Пока работник по состоянию здоровья не имеет возможности выполнить командировочное задание или вернуться к месту постоянного жительства, работодатель обязан выплачивать ему суточные (письмо Роструда от 30.04.2008 N 1024-6).

Пример 3. Воспользуемся условиями примеров 1 и 2, дополнив их.

До начала командировки компания оплатила 11 дней проживания Т.Т. Ампарова в гостинице - с 25 ноября по 5 декабря 2013 года. Согласно положению о командировках, принятому в компании, суточные выплачены работнику из расчета 700 руб. в день.

25 ноября 2013 года перед отъездом работник получил:

- два билета на поезд "Сапсан". Первый - по маршруту Москва-Санкт-Петербург стоимостью 2323 руб., второй билет по маршруту Санкт-Петербург-Москва стоимостью 2323 руб.;

- аванс на командировочные расходы (суточные) в сумме 7700 руб. (700 руб. х 11 дн.).

28 ноября 2013 года Т.Т. Ампаров был доставлен в больницу, выписан из стационара 3 декабря 2013 года.

4 декабря 2014 года работник продолжил выполнение командировочного поручения. Срок командировки продлен до 17 декабря 2013 года включительно.

Сколько дней проживания в гостинице и какую сумму суточных должна оплатить компания?

Решение. Компания оплатит 18 календарных дней проживания в гостинице за периоды с 25 по 28 ноября 2013 года (4 календ. дн.) и с 4 по 17 декабря 2013 года (14 календ. дн.).

Суточные Т.Т. Ампарову положены за все дни командировки - с 25 ноября по 17 декабря 2013 года в сумме 16 100 руб. (700 руб. х 23 календ. дн.).

Если у командированного работника кончились деньги

При продлении срока командировки из-за болезни у работника возникают незапланированные расходы:

- на оплату проживания;

- возврат и приобретение другого обратного билета и т.д.

Полученный перед отъездом командировочный аванс явно не покроет дополнительные траты. Разберемся, как нужно поступить бухгалтеру, должен ли он выручить работника, можно ли это сделать без нарушений.

Обойтись личными средствами

Работник, направляемый в командировку не впервые, как правило, заранее позаботится о своем благополучии вдали от дома. Он обязательно возьмет наличные деньги или банковскую карту с приличным остатком на всякий случай и дополнительные расходы в связи с продлением командировки оплатит из своих личных средств. По возвращении в авансовом отчете он покажет перерасход, напишет заявление о его возмещении и получит свои деньги.

Второй аванс подотчетных сумм, или Досрочный отчет

Чтобы получить второй раз деньги под отчет, работник должен рассчитаться с компанией по всем полученным ранее подотчетным суммам. Об этом сказано в пункте 4.4 Положения, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П.

Уезжая в командировку, работник получает на руки или на банковскую карту подотчетные суммы на командировочные расходы. По общему правилу отчитаться за них работник должен не позднее трех дней после возвращения (п. 26 Положения о командировках).

Чтобы получить второй аванс на незапланированные затраты по продленной командировке, работник должен прислать в бухгалтерию авансовый отчет об уже произведенных им расходах.

Получив авансовый отчет, бухгалтер сможет определить сумму перерасхода, перечислить ее и новый подотчетный аванс по безналичному расчету на зарплатную карту командированного работника. Это не запрещено (письмо от 10.09.2013 Минфина России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554).

Порядок документооборота и бухгалтерские проводки в данном случае покажем на примере.

Пример 4. Воспользуемся условиями примеров 1-3, дополнив их.

Изначально командировка была запланирована на 11 календарных дней до 5 декабря 2013 года. Однако ее пришлось продлить из-за болезни работника.

Сотрудник сдал полученный ранее обратный билет. Деньги за возвращенный билет транспортная компания вернула на расчетный счет ОАО "Котте".

Работник приобрел обратный билет на более позднюю дату, заплатив за него 3483 руб.

Личные деньги у него стали подходить к концу, и сотрудник решил попросить аванс на оставшиеся дни командировки. Для этого он 4 декабря 2013 года (до окончания срока командировки) составил авансовый отчет. В нем работник указал:

- 7000 руб. (700 руб. х 10 календ. дн.) - сумму суточных за 10 календарных дней (с 25 ноября по 4 декабря 2013 года);

- 3483 руб. - стоимость обратного билета. В электронном билете выделена сумма НДС 531,31 руб.

Общая сумма расходов Т.Т. Ампарова составила 10 483 руб. (7000 руб. + 3483 руб.).

Определим сумму перерасхода и приведем образцы оформления авансового отчета и заявлений работника.

Напомним, что перед отъездом в командировку работник получил суточные в размере 7700 руб., до начала командировки компания оплатила 11 дней проживания Т.Т. Ампарова в гостинице - с 25 ноября по 5 декабря 2013 года. Стоимость одного дня проживания в гостинице составляет 2940 руб.

Решение. В авансовом отчете Т.Т. Ампаров перечислил произведенные командировочные расходы - суточные и на покупку билета. Фрагмент оборотной стороны авансового отчета приведен ниже. К авансовому отчету работник приложил подтверждающие документы.

Образец 1. Фрагмент авансового отчета (оборотная сторона)

Номер по порядку	Документ, подтверждающий произведенные расходы		Наименование документа (расхода)	Сумма расхода				Дебет счета, субсчета
				по отчету		принятая к учету
	дата	номер		в руб. коп.	в валюте	в руб. коп.	в валюте
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	4.12.2013		Электронный билет N 11101912345678	3483,00		3483,00		26 - 2951,69 19 - 531,31
2	4.12.2013		Суточные за 10 календарных дней	7000,00		7000,00		26
			Итого	10 483,00		10 483,00

Бухгалтер присвоил авансовому отчету N 77, проверил его, представил на утверждение генеральному директору ОАО "Котте". Сумма перерасхода по утвержденному авансовому отчету составила 2783 руб. (10 483 руб. - 7700 руб.).

В бухгалтерском учете бухгалтер сделает следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 71

- 7000 руб. - приняты к учету расходы на выплату суточных за период с 25 ноября по 4 декабря 2013 года;

Дебет 26 Кредит 71

- 2951,69 руб. - приняты к учету расходы на покупку обратного билета на более позднюю дату возвращения из командировки;

Дебет 19 Кредит 71

- 531,31 руб. - отражена сумма "входного" НДС, выделенная в проездном документе. Выделение в бланке строгой отчетности (в данном случае в электронном билете) суммы "входного" НДС дает основания принять ее к вычету (письма Минфина России от 10.01.2013 N 03-07-11/01 и от 12.01.2011 N 03-07-11/07).

Эти проводки бухгалтер отразит на лицевой стороне авансового отчета так, как показано ниже.

Образец 2. Фрагмент авансового отчета (лицевая сторона)

Наименование показателя		Сумма, руб. коп.	Бухгалтерская запись
Предыдущий аванс	остаток	-	дебет		кредит
	перерасход	-	счет, субсчет	сумма, руб. коп.	счет, субсчет	сумма, руб. коп.
Получен аванс 1. из кассы		7700,00	26	9951,69	71	10 483,00
1а. в валюте (справочно)		-	19	531,31
2.
Итого получено		7700,00
Израсходовано		10 483,00
Остаток		-
Перерасход		2783,00

Одновременно с направлением авансового отчета Т.Т. Ампаров направил в компанию два заявления:

- о возмещении перерасхода личных денежных средств. Образец приведен на с. 117;

- выдаче под отчет денежных средств на оплату услуг гостиницы и суточных за дополнительные дни пребывания в командировке, а также о перечислении среднего заработка и пособия по временной нетрудоспособности (см. на с. 118).

Образец 3. Заявление о возмещении работнику перерасхода личных денежных средств

Генеральному директору ОАО "Котте"

Бенгальскому Д.Д.

от старшего научного сотрудника

Ампарова Т.Т.

Заявление

Прошу возместить мне перерасход личных денежных средств в сумме 2783 (Две тысячи семьсот восемьдесят три) руб., израсходованных сверх аванса, полученного мной под отчет на командировку.

Причитающуюся мне сумму прошу перечислить на зарплатную карту.

Основание:

- авансовый отчет от 04.12.2013;

- документы, подтверждающие расходы.

                                   Ампаров                   Т.Т. Ампаров

                                                      4 декабря 2013 года

Образец 4. Заявление о выдаче под отчет денежных средств

Генеральному директору ОАО "Котте"

Бенгальскому Д.Д.

от старшего научного сотрудника

Ампарова Т.Т.

Заявление

В связи с продлением до 17 декабря 2013 года командировки прошу выдать мне средний заработок за период командировки, пособие по временной нетрудоспособности, а также под отчет денежные средства в сумме 26 740 руб., из которых:

- 9100 руб. - суточные за период командировки с 5 по 17 декабря 2013 года;

- 17 640 руб. - оплата услуг гостиницы за период с 6 по 17 декабря 2013 года (35 280 руб.) с зачетом суммы оплаты услуг гостиницы за время нахождения в стационаре с 28 ноября по 3 декабря 2013 года (17 640 руб.).

Денежные средства прошу перечислить на зарплатную карту.

                                   Ампаров                   Т.Т. Ампаров

                                                      4 декабря 2013 года

В заявлении о выдаче под отчет денежных средств на оплату услуг гостиницы и суточных работник пояснил, как рассчитал сумму оплаты проживания в гостинице.

Стоимость одного дня проживания в гостинице составляет 2940 руб. До начала командировки компания заплатила за проживание работника в течение 11 календарных дней - с 25 ноября по 5 декабря 2013 года - 32 340 руб. (2940 руб. х 11 календ. дн.).

Однако сотрудник провел 6 календарных дней в стационаре. За это время ему не положена оплата гостиничного номера - 17 640 руб. (2940 руб. х 6 календ. дн.).

После выписки из стационара он продолжил выполнять командировочное задание - с 6 по 17 декабря 2013 года. Сумма оплаты услуг гостиницы за это время составит 35 280 руб. (2940 руб. х 12 календ. дн.).

Таким образом, для оплаты услуг гостиницы в связи с продлением срока командировки работник может попросить выдать аванс в сумме 17 640 руб. (35 280 руб. - 17 640 руб.).

Для возмещения и выдачи денежных средств оба заявления командированного работника должны быть завизированы руководителем. При этом следует иметь в виду, что:

- до представления листка нетрудоспособности пособие выплатить нельзя;

- средний заработок за период командировки будет перечислен в день, установленный для выдачи зарплаты.

Второй аванс подотчетных сумм бухгалтер перечислит работнику, если руководитель не возражает и в верхнем левом углу заявления напишет: "Перечислить под отчет 26 740 руб. 04.12.2013 Бенгальский".

После перечисления Т.Т. Ампарову подотчетных сумм бухгалтер сделает проводку:

Дебет 71 Кредит 51

26 740 руб. - перечислен Т.Т. Ампарову аванс подотчетных сумм.

1 декабря 2013 г.

"Зарплата", N 12, декабрь 2013 г.