Вопрос: При составлении графика отпусков нашей организации численностью 850 человек, имеющей отдаленные территориальные подразделения, возникают проблемы с ознакомлением работников. Отправлять график по подразделениям не представляется возможным. Могу ли я (кадровик) составить "Мини-графики" по каждому подразделению и отправить им, а потом подшить их в качестве приложения к основному (утвержденному генеральным директором) графику? Существует ли какая-либо другая форма ознакомления с графиком отпусков? (Правовед.RU, ноябрь 2013 г.)

При составлении графика отпусков нашей организации численностью 850 человек, имеющей отдаленные территориальные подразделения, возникают проблемы с ознакомлением работников. Отправлять график по подразделениям не представляется возможным. Могу ли я (кадровик) составить "Мини-графики" по каждому подразделению и отправить им, а потом подшить их в качестве приложения к основному (утвержденному генеральным директором) графику? Существует ли какая-либо другая форма ознакомления с графиком отпусков?

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ, очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала.

Таким образом, Вы должны не ознакомить с графиком, а известить (уведомить) каждого работника о начале отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала. При этом законодательством не регламентировано в каком виде будет сделано извещение (уведомление). Оно может быть, как персональным, так и групповым. Главное, чтобы в нем были Ф.И.О., время начала отпуска и подпись/дата работника. В вашем случае - это может быть вариант, который вы предлагаете, но лучше назвать его не "Мини-график", а "Лист извещений". Раздайте эти листы по филиалам и ответственность с вас за неизвещение будет снята. Только делайте это сразу после утверждения графика, поскольку отпуск у некоторых работников может быть сразу в начале года, т.е. успейте уведомить за 2 недели. Листы можно подшить к самому графику.

Н. Федорова

Правовед.RU

10 ноября 2013 г.