Кому по итогам года нужно сдавать сведения о среднесписочной численности работников (А.А. Федорова, "Упрощенка", N 12, декабрь 2013 г.)

Кому по итогам года нужно сдавать сведения о среднесписочной численности работников

Вы готовите отчетность по организации?

         Да                                        Нет

/-----------------\   /-------------------------------------------------\

|    По итогам    |   |       Значит, речь идет об индивидуальном       |

|отчетного года не|   |предпринимателе. Были ли у него наемные работники|

|позднее 20 января|   |                в отчетном году?                 |

|  сдайте в ИФНС  |   \-------------------------------------------------/

|   сведения о    |          |                      Нет

| среднесписочной |---------/Да  /-------------------------------------\

|   численности   |               |     Сведения о среднесписочной      |

|   работников    |               |численности работников по итогам года|

|                 |               |  предпринимателю подавать не нужно  |

\-----------------/               \-------------------------------------/

По итогам года "упрощенцы" сдают в налоговую инспекцию декларацию по "упрощенному" налогу. Времени для подготовки данного отчета достаточно. Крайний срок представления для организаций - 31 марта, а для предпринимателей - 30 апреля (п. 1 ст. 346.23 НК РФ). Для представления бухгалтерской отчетности организаций срок тот же - ее нужно подать в налоговую инспекцию не позднее трех месяцев по окончании года (подп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Однако не нужно забывать про самый ранний отчет, который надо сдать в ИФНС в начале года, - это сведения о среднесписочной численности работников. Подается он не позднее 20 января (п. 3 ст. 80 НК РФ). Но если раньше этот отчет должны были сдавать все организации и предприниматели, то теперь для последних сделано послабление. Начиная с этого года коммерсанты сдают сведения только в том случае, если они нанимали в отчетном году персонал. Такие изменения внесены в пункт 3 статьи 80 НК РФ Федеральным законом от 23.07.2013 N 248-ФЗ. Поправки вступили в силу с 24 августа 2013 года. Таким образом, организации обязаны сдавать сведения о своих работниках, как и раньше, в любом случае. Предприниматели - только если у них были сотрудники.

Для справки. Непредставление сведений о среднесписочной численности работников в установленный срок может повлечь штраф в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Сведения подаются по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@. Форма состоит из одного листа. Особых сложностей при ее заполнении возникнуть не должно. Только нужно помнить, что среднесписочную численность следует указывать по состоянию на 1 января года, в котором вы подаете сведения. То есть в форме за 2013 год у вас будет фигурировать дата 01.01.2014. При этом в нижней части бланка в специально отведенном для этого поле не забудьте проставить дату заполнения документа. Еще один важный момент: среднесписочную численность указывают в целых единицах. Дробное число округляют по общему правилу: цифры после запятой от 5 и более округляют до целого числа в большую сторону, а цифры 1-4 отбрасывают.

Что касается расчета самого показателя, то среднесписочную численность определяют согласно Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 24.10.2011 N 435 (далее - Указания) исходя из списочной численности, в которую входит количество сотрудников, нанятых по трудовым договорам, а также число собственников фирмы, получивших заработную плату. Полный список категорий лиц, включаемых в списочную численность, приведен в пункте 79 Указаний. А лиц, не включаемых в нее, - в пунктах 80 и 81.1. Например, нужно исключить из расчета сотрудниц, находившихся в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком.

Чтобы узнать, какова среднесписочная численность за год, используют формулу:

Среднесписочная численность работников за год

=

Среднесписочная численность работников за январь

+

Среднесписочная численность работников за февраль

+

...

+

Среднесписочная численность работников за декабрь

:

12

При этом, если показатель за какой-то месяц равен нулю или вы были зарегистрированы в середине года и часть месяцев не работали, все равно сумму за все месяцы нужно разделить на 12.

Среднесписочную численность за месяц в свою очередь определяют так:

Среднесписочная численность работников за месяц

=

Среднесписочная численность сотрудников, отработавших полные рабочие дни

+

Среднесписочная численность сотрудников, отработавших неполные рабочие дни

Чтобы рассчитать указанный выше показатель, определите среднесписочную численность сотрудников, занятых полный рабочий день, по такой формуле:

Среднесписочная численность сотрудников, отработавших полные рабочие дни

=

Списочная численность работников за 1-е число месяца

+

Списочная численность работников за 2-е число месяца

+

...

+

Списочная численность работников за последнее число месяца

:

Количество календарных дней месяца

Показатель за выходной или праздник равен показателю за предшествующий рабочий день. И сотрудников, которым был предоставлен сокращенный график согласно законодательству или которые были переведены на неполную рабочую неделю по инициативе компании, учитывают в среднесписочной численности как целые единицы.

Что касается среднесписочной численности сотрудников, занятых неполный рабочий день, то ее вычисляют в два действия. Сначала выясните общее количество человеко-дней, отработанных такими сотрудниками. Показатель рассчитывают так:

Общее количество человеко-дней, отработанных всеми сотрудниками, занятыми неполный рабочий день

=

Общее количество отработанных в отчетном месяце человеко-часов сотрудниками, занятыми неполный рабочий день

:

Нормативная продолжительность рабочего дня

Заметьте: за дни болезни, отпуска, неявок на работу по иным причинам (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов следует включить часы по предыдущему рабочему дню.

А нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов и дней в неделю. Например, если установлена пятидневная рабочая неделя общей продолжительностью в 40 часов, то человеко-часы надо делить на 8 (40 ч : 5 дн.). Ну а если речь о 40-часовой шестидневке, то на 6,67 (40 ч : 6 дн.). Как видите, данный показатель вы можете рассчитать сами.

Когда человеко-дни вы определите, останется сделать второе завершающее действие, применив такую формулу:

Среднесписочная численность сотрудников, отработавших неполные рабочие дни

=

Общее количество человеко-дней, отработанных всеми сотрудниками, занятыми неполный рабочий день

:

Число рабочих дней в месяце

Пример. Расчет среднесписочной численности работников

ООО "Яр" зарегистрировано 10 октября 2013 года. В компании установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя (продолжительность рабочего дня - 8 часов). Списочная численность сотрудников, работающих по трудовому договору полный рабочий день, составила с 10 октября по 17 ноября - по 10 человек, с 18 ноября и далее - по 12 человек.

1 декабря в ООО "Яр" принята на условиях сокращенного рабочего дня уборщица. В декабре она отработала по 4 часа 22 дня.

По итогам 2013 года бухгалтер ООО "Яр" рассчитал среднесписочную численность работников за 2013 год.

1. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен полный рабочий график, равна:

- в октябре - 7,1 чел. (10 чел. х 22 дн. : 31 дн.);

- в ноябре - 10,87 чел. [(10 чел. х 17 дн. + 12 чел. х 13 дн.) : 30 дн.)];

- в декабре - 12 чел. (12 чел. х 31 дн. : 31 дн.).

2. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен неполный рабочий график, равна:

- в декабре - 0,5 чел. (4 чел.-ч х 22 дн. : 8 ч : 22 дн.).

3. Месячная среднесписочная численность всех сотрудников равна:

- в октябре - 7,1 чел.;

- в ноябре - 10,87 чел.;

- в декабре - 12,5 чел. (12 чел. + 0,5 чел.).

4. Среднесписочная численность персонала за год равна 2,56 чел. [(7,1 чел. + 10,87 чел. + 12,5 чел.) : 12].

А.А. Федорова,

эксперт журнала "Упрощенка"

"Упрощенка", N 12, декабрь 2013 г.