Как при помощи электронного журнала "Упрощенка" составить график отпусков на 2014 год (В.А. Барковец, "Упрощенка", N 12, декабрь 2013 г.)

Как при помощи электронного журнала "Упрощенка" составить график отпусков на 2014 год

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. Составлять график отпусков должны все работодатели независимо от применяемой системы налогообложения. А значит, наши рекомендации помогут вам в этой работе.

Составлять график отпусков - это ежегодная обязанность каждого работодателя, установленная статьей 123 Трудового кодекса РФ. И "упрощенцы" здесь не исключение. За две недели до начала нового года, то есть до 17 декабря 2013 года включительно, нужно подготовить график отпусков на 2014 год.

Сделать это вы сможете, воспользовавшись данным материалом, а также теми возможностями, которые предоставляет электронный журнал "Упрощенка" (http://e.26-2.ru).

Зачем нужен график отпусков

График отпусков - это документ, гарантирующий, что сотруднику будет предоставлен отпуск в то время, которое он заранее обговорил с работодателем. А для работодателя согласованный график важен, чтобы не возникло ситуации, когда все сотрудники вдруг уходят в отпуск в одно время. Ведь документ составляется заранее, а значит, можно распределить отпуска сотрудников по времени, избежав сбоев в работе. Если сотрудник подаст заявление на отпуск во время, не предусмотренное графиком, работодатель имеет полное право не подписывать такое заявление. Поскольку вначале работнику нужно согласовать перенос времени отдыха, а уже потом подавать подобное заявление.

Право на отпуск, напомним, имеют все сотрудники, работающие по трудовым договорам. Поэтому, составляя график, нужно учесть пожелания всех сотрудников, в том числе и тех, кто принят на работу совсем недавно и еще не отработал шесть месяцев, дающих право на отдых (ст. 122 ТК РФ).

При разработке и согласовании графика отпусков нужно помнить, что некоторым сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Например, работодатель обязан предоставить отпуск женщине перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, даже если она проработала в организации меньше шести месяцев. На досрочный отпуск за первый рабочий год также имеют право несовершеннолетние, усыновители ребенка младше трех месяцев, муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам и некоторые другие категории работников.

Кроме того, совместитель вправе взять отпуск во время отпуска по основной работе. Это следует из статьи 286 Трудового кодекса РФ. То есть желание таких категорий сотрудников пойти в отпуск в определенное время является приоритетным.

Где взять форму документа

Создать документ - график отпусков - вы можете с помощью специального раздела электронного журнала "Упрощенка". Для того чтобы воспользоваться электронной версией журнала "Упрощенка", зайдите на сайт http://e.26-2.ru, в правом верхнем углу кликните "Вход" и введите свой логин и пароль.

Обратите внимание! Отпуск предоставляют не за календарный год, а рабочий. Поэтому перед планированием нужно установить начало рабочего года для сотрудника.

Всевозможные бланки и образцы заполненных документов представлены в разделе "Формы" (верхнее меню). Оно выглядит так, как показано на рис. 1 на с. 76, и располагается на темном фоне главной страницы сайта.

"Рисунок 1. Главная страница электронного журнала "Упрощенка"

Нажмите на "Формы" (кнопка на рисунке отмечена цифрой 1). После чего в строке поиска введите название документа, у нас это график отпусков (2), и кликните "Найти" (3). Программа предложит несколько документов, из которых вы уже выберете себе наиболее подходящий. Наглядно эти действия показаны на рис. 2.

"Рисунок 2. Раздел "Формы" электронного журнала "Упрощенка"

Как заполнить график отпусков

Теперь перейдем непосредственно к заполнению графика отпусков на 2014 год. Электронный журнал "Упрощенка" позволяет скачать нужный бланк документа. Нажав на "Пример заполнения графика отпусков" (отмечено на рис. 2 цифрой 4), вы увидите в правом верхнем углу поле "Скачать бланк" (отмечено на рис. 3 цифрой 5). Выбрав эту операцию, вы скачаете файл в формате doc.

"Рисунок 3. Пример заполнения графика отпусков в электронном журнале "Упрощенка"

Для того чтобы заполнить бланк, внесите данные по каждому работнику в графы 1-6 документа. Если сотрудник разбивает отпуск на части, информацию по каждой части указывают в отдельных строках. Лучше график заполнять в хронологическом порядке, то есть сначала указать сведения об отпусках, предоставляемых в январе, затем в феврале и т.д.

После заполнения граф 1-6 график распечатывают и утверждают у руководителя организации. Подписывает график руководитель кадровой службы. Если кадровой службы нет, подписать график может тот сотрудник, который его составил, например бухгалтер.

Заполняя график, обратите внимание на графу 5 "Количество календарных дней". По общему правилу работнику положен ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Об этом сказано в статье 115 ТК РФ. Однако некоторые работники имеют право на дополнительные отпуска (ст. 116 ТК РФ). В графе 5 графика отражают как основной отпуск, так и дополнительный. Перечень тех, кто имеет право на дополнительный отпуск, приведен в табл. 1.

Таблица 1

Категории работников, которым законодательство обязывает предоставлять дополнительный отпуск

Категория работников	Количество дней дополнительного отпуска	Основание
Педагогические работники	От 14 до 28 календарных дней (в зависимости от вида образовательного учреждения)	Статья 334 ТК РФ и постановление Правительства РФ от 01.10.2002 N 724
Инвалиды	Не менее 2 календарных дней	Статья 23 Федерального закона от 24.11.95 N 181-ФЗ
Лица, не достигшие совершеннолетия (18 лет)	3 календарных дня	Статья 267 ТК РФ
Граждане, подвергшиеся воздействию радиации на Чернобыльской АЭС	14 календарных дней	Пункт 5 статьи 14 Федерального закона от 15.05.91 N 1244-1
Профессиональные спортсмены и тренеры	Не менее 4 календарных дней*	Статья 348.10 ТК РФ
Врачи общей практики (семейные врачи) и медицинские сестры этих врачей, непрерывно проработавшие в указанных должностях свыше 3 лет	3 календарных дня	Пункт 1 постановления Правительства РФ от 30.12.98 N 1588
Работники с ненормированным рабочим днем	Не менее 3 календарных дней*	Статья 119 ТК РФ
Лица, работающие в районах Крайнего Севера постоянно либо вахтовым методом	24 календарных дня	Статья 321 ТК РФ
Лица, работающие в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, постоянно либо вахтовым методом	16 календарных дней	Статья 321 ТК РФ
Сотрудники, занятые на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если такой характер работ подтвержден аттестацией рабочих мест	Не менее 7 календарных дней	Статья 117 ТК РФ и постановление Правительства РФ от 20.11.2008 N 870
* Точное количество дополнительных дней отдыха работодатель должен прописать в коллективном или трудовом договоре.

И еще, составляя график отпусков, проверьте, полностью ли были предоставлены отпуска сотруднику за прошлые годы. Например, у работника есть семь неиспользованных дней за прошлый год. По общему правилу их нужно предоставить сотруднику в течение 18 месяцев после окончания года, дающего право на этот отпуск (п. 1 ст. 9 Международной конвенции от 24.06.70 N 132 "Об оплачиваемых отпусках", вступившей в силу для России 6 сентября 2011 года).

Соответственно, если 18 месяцев, в течение которых нужно израсходовать дни отпуска, истекает в 2014 году, сотрудник в этом году и должен отдохнуть. И здесь уже у него общее количество дней отпуска в графике отпусков будет не 28, а 35.

Что касается граф 7-10 графика, они в течение года заполняются от руки. После того как работник уйдет в отпуск, в графе 7 ставят дату фактического начала отпуска. В графе 8 указывают реквизиты документа, на основании которого отпуск был перенесен, а в графе 9 - новую предполагаемую дату. Графа 10 предназначена для пояснений. Например, в ней делают запись, когда работник был отозван из отпуска, отпуск был продлен или сотруднику выплачена компенсация за отпуск при увольнении. Также в графе 10 можно указать причину переноса отпуска.

Пример. Составление графика отпусков на 2014 год

В ООО "Фолиант", применяющем УСН, работают три человека. Информация о них сведена в табл. 2 на с. 80. Заполним график отпусков на 2014 год.

Таблица 2

Данные о работниках ООО "Фолиант"

Структурное подразделение	ФИО, должность и табельный номер	Количество дней отпуска, отражаемых в графике за 2014 год	Длительность текущего рабочего года, за который представляется отпуск*	Дополнительные данные
Администрация	Киров А.К. (генеральный директор, 01)	28 дней + 7 неиспользованных дней отпуска за прошлый год	18.08.2012-17.08.2013	По просьбе работника отпуск разбит на две части - 28 и 7 дней
Отдел розничной торговли	Рыбкина Д.О. (продавец, 02)	28 дней	26.09.2012-25.09.2013	По просьбе работника отпуск разбит на две части - по 14 дней каждая. (Позднее вторая часть отпуска будет перенесена по семейным обстоятельствам.)
Транспортный отдел	Кошкин Н.М. (водитель, 03)	28 дней + 3 дня дополнительного отпуска за ненормированный график работы	07.11.2012-06.11.2013	По просьбе работника отпуск разбит на две части - 17 и 14 дней. (Во время второй части отпуска работник будет на больничном 7 дней.)
* Длительность текущего рабочего года указана с учетом того, что нет периодов, исключаемых из отпускного стажа.

Заполненный график отпусков представлен на с. 81. При этом та информация, которая заносится в график в конце 2013 года, выделена черным цветом. А те записи, которые будут сделаны в графике уже в 2014 году, когда сотрудники фактически пойдут в отпуск, для наглядности мы выделили синим цветом.

Унифицированная форма N Т-7

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301020  |

                                                            |-----------|

 Общество с ограниченной ответственностью "Фолиант"  по ОКПО|           |

---------------------------------------------------         \-----------/

                 (наименование организации)

Мнение выборного профсоюзного органа                                                           Утверждаю

от "__" _________ 20__ г. N _____ Учтено                                                       Руководитель генеральный директор

                                                                                                            --------------------

                                                         /------------------------------------\                  (должность)

                                         График отпусков |   Номер   |     Дата      | На год |

                                                         | документа |  составления  |        |     Киров           А.К. Киров

                                                         |-----------+---------------+--------| --------------  -------------------

                                                         |     1     |  16.12.2013   |  2014  |(личная подпись)(расшифровка подписи)

                                                         \------------------------------------/

                                                                                                       " 16 " декабря 2013 г.

                                                                                                         --   -------   --

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Отпуск					Примечание
				количество календарных дней	дата		перенесение отпуска
					запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Администрация	Генеральный директор	Киров Алексей Константинович	01	7	13.02.2014	13.02.2014			Отпуск предоставлен за предыдущий рабочий год
Транспортный отдел	Водитель	Кошкин Николай Михайлович	03	17	19.03.2014	19.03.2014
Администрация	Генеральный директор	Киров Алексей Константинович	01	28	05.06.2014	05.06.2014
Отдел розничной торговли	Продавец	Рыбкина Дарья Олеговна	02	14	19.06.2014	19.06.2014
Отдел розничной торговли	Продавец	Рыбкина Дарья Олеговна	02	14	16.07.2014	23.07.2014	Приказ от 15.07.2014 N 17/к	23.07.2014	Отпуск перенесен по семейным обстоятельствам
Транспортный отдел	Водитель	Кошкин Николай Михайлович	03	14	03.09.2014	03.09.2014			Отпуск продлен на 7 дней на основании больничного листа от 10.09.2014 N 074 577 081 514

Руководитель кадровой службы генеральный директор     Киров           А.К. Киров

                             -------------------- --------------  -------------------

                                  (должность)    (личная подпись)(расшифровка подписи)

Прокомментируем некоторые моменты.

1. Отпуск генерального директора А.К. Кирова разбит на две части, поэтому его фамилия в графике указана дважды. О том, что отпуск использован за прошлый год, сделана отметка в соответствующей строке в графе 10.

2. Отпуск продавца Д.О. Рыбкиной разбит на две части, поэтому ее фамилия указана дважды. По условиям примера вторая часть отпуска перенесена по семейным обстоятельствам. Об этом сделана отметка в графе 10 соответствующей строки. Также в графе 8 указаны реквизиты приказа, на основании которого отпуск перенесен, а в графе 9 - новая предполагаемая дата отпуска.

3. Отпуск водителя Н.М. Кошкина разбит на две части, поэтому его фамилию мы указали дважды. По условиям примера во время второй части отпуска работник заболел, о чем сделана отметка в графе 10.

В.А. Барковец,

эксперт журнала "Упрощенка"

Нюансы, требующие особого внимания

График отпусков на 2014 год нужно составить до 17 декабря 2013 года.

Заполненный график отпусков можно посмотреть в электронном журнале "Упрощенка", там же можно скачать и чистый бланк.

Трудовая инспекция за неоформленный график вправе выписать штраф. Для директора организации или индивидуального предпринимателя он составит от 1000 до 5000 руб., а для организации - от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

"Упрощенка", N 12, декабрь 2013 г.