Правила оформления справок (Е. Кожанова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 11, ноябрь 2013 г.)

Правила оформления справок

В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.

Когда нужно оформить именно справку?

Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки - описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события "из жизни" организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:

- внутренней или

- внешней.

В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто "предоставляет" информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т.п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните Примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа "Справка", кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например, Генеральному директору ЗАО "Каравелла" И.И. Иванову, то хотя бы в общем, например, Директорам филиалов ЗАО "Каравелла"). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:

- структура текста и стиль изложения;

- подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера - главного бухгалтера;

- обязательная регистрация.

Правильно оформляем реквизиты

Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.

Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (правый верхний угол). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. пункт 3.15 ГОСТа Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица - после.

Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо

Генеральному директору

ООО "Светотехника"

Л.Д. Шевцову

или

ООО "Светотехника"

Генеральному директору

Л.Д. Шевцову

Пример 2. Адресатом является организация

Государственная инспекция труда

в Республике Башкортостан

Пример 3. Адресатом является физическое лицо

Великановой С.Ф.

ул. Солнечная, д. 75, кв. 56

г. Димитровград, 433500

Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита "Адресат" пишется:

Пример 4. Если адресат справки неизвестен

Для предоставления

по месту требования

Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос "о чем?" / "о ком?", являясь как бы продолжением к слову "Справка". Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет "О техническом состоянии помещения", во втором - "О несчастных случаях на производстве" (см. отметку 3 в Примере 7).

Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.

Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: "В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324...".

Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами "Сообщаем вам..." или "Доводим до вашего сведения, что...". Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:

- "Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября 2013 года работы по объекту не закончены" и

- "По состоянию на 1 ноября 2013 года работы по объекту не закончены".

То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции "Дана Иванову И.И. в том, что...".

Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова "что".

Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.

Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в Примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в пункте 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

Обратите внимание: если вы прилагаете к справке копию, а не оригинал документа, то именно так и нужно его называть:

Пример 5. Отметка о наличии приложений

Приложения: 1. Копия  лицензии на проведение строительных работ на 1 л.

               в 1 экз.

            2. Копия свидетельства о допуске к работам на 1 л. в 1 экз.

Подписывает справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности.

Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (Пример 6).

Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты. См. Пример 9.

Ставить ли печать на справку?

Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном Положении об использовании печатей и штампов.

Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. На выручку приходит ГОСТ 6.30-2003, пункт 3.25 которого гласит следующее.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников (см. Пример 9) или на справки, подтверждающие полномочия должностного лица.

Обратите внимание: печатью организации (т.н. гербовой печатью) можно заверить подпись ее руководителя. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения.

Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком.

Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе. Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно. Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово "Конфиденциально".

Когда в тексте документа описываются какие-то сведения или факты, результаты какого-то процесса, которые еще могут измениться, то важно сразу оговаривать, по данным на какую дату ситуация выглядит так, как вы описываете. Например, "по данным на 01.11.2013 оплата по договору от 10.06.2013 N 779 не поступала". Ведь деньги могут быть зачислены уже на следующий день после составления справки, и даже если к этому моменту справка с такой информацией уже вышла за стены выдавшей ее организации и поступила к адресату позже, то указанные в ней сведения останутся корректными. Можно уповать на то, что в документе есть регистрационный номер и дата его создания, и люди, рассуждающие логически, понимают, что вся указанная в нем информация актуальна на дату создания / подписания / регистрации документа*(1). Но помните, не все рассуждают логически - в потенциально конфликтных ситуациях нужно быть предельно внимательными к формулировкам и включать "защиту от дурака".

Образцы справок

Покажем примеры оформления различных справок, из которых вы сможете позаимствовать формулировки и способы оформления реквизитов. Все приведенные далее образцы справок - внешние, т.е. выданы для предоставления в другие организации.

Если ваша справка является ответом на запрос другой организации, то в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: "В ответ на ваше письмо от 11.11.2013 N 39...". Если же на инициативное письмо-запрос вы решили написать ответное письмо, то данные инициативного документа указываются в специально предусмотренном реквизите бланка письма, который располагается сразу под строкой с исходящим номером и датой вашего письма - тогда в тексте документа эту информацию дублировать не стоит. Мы показали оба варианта - см. Примеры 6 и 7, в них цифрой 1 отмечена ссылка на инициативный документ.

Далее в Примерах 8 и 9 представлены справки, выдаваемые по запросам персонала компаний. Так, справка о совместительстве нужна для того, чтобы на основном месте работы сотруднику внесли в трудовую книжку запись о работе по совместительству. А справка с указанием средней заработной платы и подтверждением занятости человека требуется для оформления виз во многие страны и обычно очень востребована в сезон отпусков.

Пример 6. Ответ на запрос о причинах приостановления работ в форме письма

 Закрытое акционерное общество                    Генеральному директору

"Волжская строительная компания"                  ООО "Кировпроектмонтаж"

                                                  Т.М. Лобачеву

   Ул. Гагарина, д. 453, г. Волгоград, 124578

Тел./факс: +7 (123) 987-65-43, http://www.vsk.com

    ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123

      ИНН 1234567890, КПП 123456789

 15.11.2013    N 554

------------    -----

На N 12-67/42-и от 14.11.2013

     ----------    ----------

              /---\  

            \--| 1 |--/

               \---/

О приостановлении работ на объекте

   По  данным   метеорологической  станции   "Весна",  расположенной   на

территории   поселка   городского   типа   Березовый   Кировского  района

Волгоградской области,  13.11.2013   с  15  часов 08 минут   до  15 часов

45 минут   на  территории  м.р. Кировский  местами  наблюдалась  гроза  с

усилением ветра до 20-22 м/с.

   В   связи   с   неблагоприятными    погодными   условиями   13.11.2013

строительно-монтажные  работы на  объекте 1-67 "Торговый центр Кировский"

были приостановлены на 3 (Три) часа.

Приложение: копия информационного письма о метеоусловиях на 1 л. в 1 экз.

            /---\

            | 2 |

            \---/

Генеральный директор                    Рамзесов            Т.П. Рамзесов

Пример 7. Справка, направляемая по запросу государственной организации

Общество с ограниченной ответственностью        Государственная инспекция

        "Мебель-гарант"                         труда в г. Москва

     Ул. Севастопольская, д. 150,

       оф. 345, Москва, 246654

       Тел. +7 (495) 467-89-89.

       http://mebel-garant.ru

  ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123,

    ИНН 1234567890, КПП 123456789

          Справка

 01.11.2013       N  45

------------        -----

                                      /---\

О несчастных случаях на производстве-| 3 |

           /---\                      \---/

           | 1 |

           \---/

   На ваше письмо  от  31.10.13  N 432  сообщаем,  что  в  2012  году  на

производстве   ООО "Мебель-Гарант"   несчастных   случаев,  в  том  числе

групповых, тяжелых, со смертельным исходом, не происходило.

Генеральный директор                  Сидоров                Н.К. Сидоров

Пример 8. Справка о совместительстве

           Общество с ограниченной ответственностью "Бизнес-аудит"

          Ул. Победы, д. 65, оф. 232, г. Пермь, 534235.

      Тел./факс: (456)345-67-89, http://www.business-audit.ru

 ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН 1234567890, КПП 123456789

                               Справка

01.11.2013                                                 N 81/к

                              г. Пермь

О работе по совместительству

   Тихонова   Марина   Владимировна  с  08 января 2013  года  работает  в

ООО "Бизнес-Аудит"  бухгалтером на условиях совместительства на основании

приказа от 08.01.2013 N 14-лс (копия прилагается).

 /---\

 | 2 |

 \---/

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Директор по персоналу               Колычева                Д.Л. Колычева

Пример 9. Справка о занятости и среднем ежемесячном доходе работника

         Закрытое акционерное общество                   Для предъявления

               "Стройкомплект"                        по месту требования

 Ул. Комсомольская, д. 4, г. Ульяновск, 673255

       Тел./факс: +7 (562) 567-89-01,

        http://www.stroykomplekt.ru

      ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123

        ИНН 1234567890, КПП 123456789

                  Справка

 02.12.2013                        N 34-42/32

-----------                         ----------

                 г. Ульяновск

   Макаров  Роман  Анатольевич  является работником ЗАО "Стройкомплект" и

занимает   должность   "Начальник  сметно-расчетного  отдела"  с  29 июня

2006 года по настоящее время.

   Средний  месячный  заработок  Макарова Романа Анатольевича  составляет

58 336 руб. 00 коп. (Пятьдесят  восемь тысяч триста тридцать шесть рублей

00 коп.).

   В соответствии с графиком отпусков ЗАО "Стройкомплект" Макарову Роману

Анатольевичу  предоставляется  часть  ежегодного  оплачиваемого отпуска с

сохранением должности с 09.12.2013 по 29.12.2013.

                     /                \

Генеральный директор |     Печать     | Соколов              П.В. Соколов

                     |      ЗАО       |

Главный бухгалтер    |"Строй-комплект"|  Мухина               С.Ю. Мухина

                     \                /

И.К. Комаров

+7 (562) 567-89-01, доб.111

I.Ivanov@ stroykomplekt.ru

Мы специально показали разные возможные варианты оформления:

- письмо и справку в Примерах 6 и 7;

- продольный (в Примере 8) и угловой бланки (Примеры 7 и 9), на которых отличается расположение наименования организации, справочных данных о ней, регистрационного номера и даты справки, а также места издания документа;

- возможность указания реквизитов прилагаемого документа в тексте справки или только в специальной отметке о наличии приложений (отмечено цифрой 2 в Примерах 6 и 8).

Е. Кожанова,

специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 11, ноябрь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Кстати, по этой причине некоторые справки имеют силу только определенный срок с даты их выдачи. Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения (т.е. получающая справку). http://www.psychologos.ru/articles/view/pedagogicheskaya_sistema_a.s.maka renko.