Трудовые книжки: бланки, покупка, учет, хранение (М. Косульникова, "Налоговый учет для бухгалтера", N 11, ноябрь 2013 г.)

Трудовые книжки: бланки, покупка, учет, хранение

Порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей*(1). Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках".

Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты - от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Порядок приобретения бланков

Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках" (далее - Порядок).

Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.

Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них*(2). 

Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).

К сведению. В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:

Дебет 91 "Прочие расходы" Кредит 60 - приобретены бланки трудовых книжек и вкладышей в них*(3);

Дебет 19 Кредит 60 - НДС по оприходованным бланкам;

Дебет 68 "НДС" Кредит 19 - принят к вычету НДС по оприходованным бланкам;

Дебет 60 Кредит 51 (50) - оплачены бланки;

Дебет 006 - оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 N 07-05-06/242).

Административная ответственность

Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ): - на должностных лиц - от 1000 до 5000 руб.;

- на предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Назначаем ответственное лицо

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

Пример 1. Приказ о назначении уполномоченного лица, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Общество с ограниченной ответственностью "Премьер"

Приказ

05.11.2013

N 110

О назначении уполномоченного лица,

отвечающего за покупку, ведение, хранение,

учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Приказываю:

1. Назначить с 11.11.2013 ответственным за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них главного бухгалтера Самохину А.А.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по управлению персоналом Артемина Д.А.

Генеральный директор

И.И. Тимошин

С приказом ознакомлены:

Заместитель генерального директора по управлению персоналом	Д.А. Артемин	05.11.2013
Главный бухгалтер	А.А. Самохина	05.11.2013

Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).

Пример 2. Фрагмент должностной инструкции и/или трудового договора

<...>

3.4. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. <...>

Учет трудовых книжек

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3. 

Пример 3. Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Главному бухгалтеру ООО "Галатея"

А.А. Григорьевой

инспектора по кадрам Маликовой Д.И.

Заявка

18.11.2013 N 21

на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Прошу выдать под отчет следующие бланки:

1) трудовые книжки - 8 (Восемь) шт.;

2) вкладыши в трудовые книжки - 2 (Две) шт.

Инспектор по кадрам

Д.И. Маликова

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).

К сведению. В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 "Бланки строгой отчетности":

Кредит 006 - списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Пример 4. Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Общество с ограниченной ответственностью "Азалия"

Утверждаю

Директор ООО "Азалия"

Д.И. Степанов

01.11.2013

Акт

01.11.2013

N 3/ок

Об уничтожении испорченных бланков

трудовых книжек и вкладышей в них

Место составления: г. Рязань, ул. Интернациональная, д. 22, склад N 1. Комиссия, назначенная приказом от 15.01.2013 N 12, в составе:

1) председатель комиссии - Ивашин Г.И., заместитель директора по управлению персоналом,

2) член комиссии - Крапинова А.Т., главный бухгалтер,

3) член комиссии - Васина У.О., начальник отдела кадров,

составила настоящий акт о том, что 01.11.2013 были уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки:

- трудовые книжки - 1 (Один) бланк - серия ТК-III N 457812;

- вкладыши в трудовые книжки - 1 (Один) бланк - серия ВТ N 782345.

Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.

Заместитель директора по управлению персоналом	Ивашин	Г.И. Ивашин	01.11.2013
Главный бухгалтер	Крапинова	А.Т. Крапинова	01.11.2013
Начальник отдела кадров	Васина	У.О. Васина	01.11.2013

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении N 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

Образец заполнения см. в Примере 5. 

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

Пример 5. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

N	Дата			От кого получено или кому отпущено	Основание (наименование документа, N и дата)	Приход			Расход
	число	месяц	год			Количество		Сумма (руб.)	Количество		Сумма (руб.)
						трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)		трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
12	02	09	2013	ООО "Бланш"	Договор от 02.08.2013 N 1015	50 шт.: серия - TK-IV, номера с 401215 по 401264		6 000,00
13	02	10	2013	ООО "Бланш"	Договор от 02.08.2013 N 1015		10 шт.: серия - ВТ, номера с 301201 по 301210	1 000,00
14	05	11	2013	Инспектор по кадрам Т.К. Гаврилова	Заявка от 04.09.2013 N 5				10 шт.: серия - TK-IV, номера с 401215 по 401224	2 шт.: серия - ВТ, номера с 301201 по 301202	1 400,00

Пример 6. Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Отчет
об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них
за сентябрь 2013 г.

Количество бланков на начало месяца:

Название бланка	Бланки (серия, номер)	Количество (шт.)
Трудовые книжки	ТК III N 525413, ТК IV N 401215	2
Вкладыши в трудовые книжки	ВТ N 101412	1

Количество полученных бланков в течение месяца:

Название бланка	Бланки (серия, номер)	Количество (шт.)
Трудовые книжки	ТК-IV номера с 301250 по 301252	3
Вкладыши в трудовые книжки	ВТ-I N 204564	1

Количество использованных бланков трудовых книжек в течение месяца: 2 (Два).

N п/п	Бланк (серия, номер)	Кому выдан (Ф.И.О.)	Удержанная стоимость бланка (руб.)	Приходно-кассовый ордер (дата, номер)
1	ТК-III N 525413	Испорчен (акт об уничтожении от 04.09.2013 N 1)	-	-
2	ТК-IV N 401215	Иванов Иван Иванович	120,00	20.09.2013 N 145

Количество использованных бланков вкладышей в трудовые книжки в течение месяца: 1 (Один).

N п/п	Бланк (серия, номер)	Кому выдан (Ф.И.О.)	Удержанная стоимость бланка (руб.)	Приходно-кассовый ордер (дата, номер)
1	ВТ N 101412	Старцева Г.Л.	100,00	18.09.2013 N 142

Количество бланков на конец месяца:

Название бланка	Бланки (серия, номер)	Количество (шт.)
Трудовые книжки	ТК-IV номера с 301250 по 301252	3
Вкладыши в трудовые книжки	-	-

Начальник отдела кадров

Борисова

В.В. Борисова

01.11.2013

К сведению. Обратите внимание: при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша работодатель взимает с него плату в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил).

Учет трудовых книжек и вкладышей

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Пример 7) регистрируются как новые трудовые книжки и вкладыши, так и принятые от сотрудников при поступлении на работу. В дальнейшем при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в данной книге (п. 41 Правил).

Пример 7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

N п/п	Дата приема на работу, заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее			Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки	Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее	Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее	Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник
	число	месяц	год
1	2	3	4	5	6	7	8
51	27	09	2013	Панин Игорь Олегович	серия - АТ-VIII, N 254678	каменщик 5-го разряда	бригада N 2
52	11	11	2013	Маркова Анастасия Петровна	серия - ТК-IV, N 142524	рабочий зеленого строительства 1-го разряда	бригада N 4
53	18	11	2013	Шестеркин Иван Иванович	серия - АТ-VII, N 124573	заместитель директора по капитальному строительству	администрация
54	25	11	2013	Вербов Сергей Дмитриевич	серия - ВТ-I, N 251125	производитель работ	бригада N 4

Дата и N приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника	Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку	Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)	Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)	Подпись работника в получении трудовой книжки
9	10	11	12	13
приказ от 28.08.2013 N 51-к			01.11.2013
приказ от 10.09.2013 N 55-к		150
приказ от 17.09.2013 N 73-к
приказ от 20.04.2011 N 25-к		100

К сведению. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Архивные сроки

Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):

- трудовые книжки, которые не были востребованы, - 75 лет;

- документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним - 3 года;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - 75 лет;

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее - 5 лет.

М. Косульникова,

главный бухгалтер ООО "Галан"

"Налоговый учет для бухгалтера", N 11, ноябрь 2013 г.

----------------------------------------------------------------------

*(1) Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в нее вшивается вкладыш, который оформляет работодатель в том же порядке, что и трудовую книжку (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

*(2) http://www.goznak.ru/about/press/news/2821/?sphrase_id=3067.

*(3) В письме Минфина России от 29.01.2008 N 07-05-06/18 прозвучало, что затраты организации по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к прочим расходам.