Вопрос: Сотрудник бюджетного учреждения направлен в командировку в Финляндию. Продолжительность командировки 6 дней с учетом проезда. Проездные документы приобретены учреждением по безналичному расчету. Аванс на командировочные расходы выдан в рублях. Сотрудник приобрел иностранную валюту самостоятельно и представил справку банка, подтверждающую покупку валюты. С авансовым отчетом сотрудник представил счет из гостиницы и справку банка. По какому курсу и как отразить расходы по командировке в бухгалтерском учете учреждения (на условном примере)? Как отразить возмещение расходов по проживанию, если часть валюты сотрудник приобрел на собственные средства? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2014 г.)

Сотрудник бюджетного учреждения направлен в командировку в Финляндию. Командировка связана с приносящей доход деятельностью учреждения. Продолжительность командировки 6 дней с учетом проезда. Проездные документы (железнодорожные билеты) приобретены учреждением по безналичному расчету. Аванс на командировочные расходы выдан в рублях. Сотрудник приобрел иностранную валюту (евро) самостоятельно и представил справку банка, подтверждающую покупку валюты, в которой указан курс обмена. С авансовым отчетом сотрудник представил счет из гостиницы и справку банка.

По какому курсу и как отразить расходы по командировке в бухгалтерском учете учреждения (на условном примере)?

Как отразить возмещение расходов по проживанию, если часть валюты сотрудник приобрел на собственные средства?

Порядок отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов в случае, если средства на командировочные расходы выдаются работнику через кассу в рублях, не урегулирован положениями Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), и Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н). Поэтому мы рекомендуем утвердить в рамках учетной политики учреждения и (или) положения о командировках вариант учета командировочных расходов в иностранной валюте с учетом общих требований по учету обязательств, выраженных в иностранной валюте, определенных Инструкцией N 157н, а также норм трудового законодательства.

С учетом положений п.п. 213, 215 Инструкции N 157н мы полагаем, что при выплате работнику аванса на загранкомандировку в рублях у учреждения нет оснований для пересчета этой суммы в иностранную валюту на дату выдачи денежных средств. Следовательно, курсовые разницы в этом случае не образуются.

В данной ситуации сотрудник представил документ, подтверждающий покупку валюты и курс, по которому он приобрел евро. Принимая во внимание разъяснения специалистов Минфина России в письме от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 в отношении признания командировочных расходов при налогообложении прибыли мы считаем, что расходы на загранкомандировку могут быть определены исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированном лицом иностранной валюты.

Пример:

Рассмотрим на условном примере операции по отражению командировочных расходов в бухгалтерском учете бюджетного учреждения исходя из следующих условий:

- суточные в сумме 8804 руб. при нахождении на территории Финляндии рассчитываются исходя из 4 дней по норме 62 доллара США*(1) и курса доллара США, установленного Банком России на дату выдачи денежных средств, 35,50 рублей за доллар;

- суточные на территории России при нахождения в пути составят 1200 рублей (2 дня х 600 рублей);

- сумма в размере 18 000 рублей на наем жилого помещения определяется из расчета 360 евро (120 евро х 3 суток) по курсу 50 руб./евро.

После возвращения из командировки сотрудник представил счет из гостиницы на сумму 390 евро и справку из банка, подтверждающую приобретение валюты в сумме 600 евро по курсу 50,10 руб./евро. Расходы сотрудника на оплату проживания в рублях, таким образом, составили 19 539 рублей. Учреждению необходимо возместить сотруднику 1539 рублей.

Бухгалтерские проводки для отражения в учете командировочных расходов в ситуации, когда денежные средства под отчет выдаются сотруднику через кассу в рублях, могут быть следующие:

Дебет 2 208 12 560 Кредит 2 201 34 610

- 10 004 руб. (8804 + 1200) - выданы суточные из кассы учреждения;

Дебет 2 208 26 560 Кредит 2 201 34 610

- 18 000 - выданы денежные средства на оплату гостиницы из кассы учреждения;

Дебет 2 109 80 212 (2 401 20 212) Кредит 2 208 12 660

- 10 004 руб. (8804 + 1200) - приняты к учету расходы на оплату суточных;

Дебет 2 109 80 226 (2 401 20 226) Кредит 2 208 26 660

- 19 539 рублей (390 евро х 50,10) - приняты к учету расходы по оплате проживания в гостинице;

Дебет 2 208 26 560 Кредит 2 201 34 610

- 1539 рублей - возмещены сотруднику расходы по оплате гостиницы.

Если расходы работника на приобретение валюты подтверждены только в части денежных средств, мы полагаем, что использования документально подтвержденного курса обмена в расчетах для всей полученной в рублях сумме некорректно. Этот документально подтвержденный курс можно применить только для соответствующей части расходов, оставшуюся часть расходов, по нашему мнению, следует пересчитать в рубли на дату утверждения авансового отчета (с учетом срока, установленного для сдачи авансового отчета) (п. 216 Инструкции N 157н, п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор Монако Ольга

Ответ прошел контроль качества

25 апреля 2014 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Нормы суточных применены с учетом постановления Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".