На ошибках учатся ("Кадровик.ру", N 12, декабрь 2013 г.)

На ошибках учатся

Внимание! Ошибка

В рубрике "На ошибках учатся" "Кадровик.ру" показывает и подробно разъясняет наиболее распространенные ошибки в оформлении документов. Образцы правильно оформленных кадровых документов и разъяснения допущенных ошибок - на стр. 78-81. Проверьте себя!

Задание 1. Заявление о предоставлении сотруднику отпуска с последующим увольнением

Экономист Захаров А.С. написал заявление о предоставлении отпуска продолжительностью 30 календарных дней с 18.11.2013 с последующим увольнением по собственному желанию. 15.11.2013 Захаров получил на руки трудовую книжку. Найдите ошибки, допущенные при внесении в трудовую книжку записи об увольнении.

Сведения о работе

							AT-VII N 1234567
N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)				Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3				4
12	18	11	2013	Уволен по собственному желанию,				Приказ N 89/к
				п. 3 ст. 77 ТК РФ				от 15.11.2013 г.
				Инспектор по кадрам	Байкова	А.Н. Байкова
				Печать
				С записями ознакомлен Захаров
				15 ноября 2013 года

Задание 2. Приказ о поощрении работников

Найдите ошибки, допущенные при издании приказа о поощрении работников.

Унифицированная форма N Т-11а

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301027  |

   Общество с ограниченной ответственностью                 |-----------|

            "Реклама-Н"                              по ОКПО|  18276345 |

----------------------------------------------              \-----------/

                  наименование организации

                                 /--------------------------------------\

                                 |  Номер документа  | Дата составления |

                                 |-------------------+------------------|

                                 |      72           |    29.11.13      |

                         Приказ  \--------------------------------------/

                     (распоряжение)

                 о поощрении работников

          за активное участие в организации выставки "PR-PRO 2013"

-------------------------------------------------------------------------

                                 мотив поощрения

               вручить ценный подарок (планшетный компьютер)

-------------------------------------------------------------------------

  вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. - указать)

Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия)	Сумма, руб.	С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника
1	2	3	4	5	6
Хренову С.В.	23	Отдел рекламы и маркетинга	Маркетолог	7000-00	Хренов
Куляевой О.Н.	45	Отдел рекламы и маркетинга	Дизайнер	7000-00	Куляева

Основание: представление начальника финансового отдела Холодовой Н.Ю.

           --------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------

Руководитель организации  Генеральный директор               А.М. Зубарев

                         ---------------------- ----------  -------------

                               должность          личная     расшифровка

                                                  подпись      подписи

Проверьте себя

Задание 1. Заявление о предоставлении сотруднику отпуска с последующим увольнением

При внесении записи об увольнении в трудовую книжку допущены следующие ошибки:

1. Неверно указана дата увольнения. На основании п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция), при внесении сведений об увольнении в графе 2 трудовой книжки указывается дата увольнения, которой считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. В соответствии с ч. 2 ст. 127 ТК РФ по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением. При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Однако, согласно определению Конституционного суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О, работодатель, чтобы надлежаще исполнить закрепленную Трудовым кодексом РФ обязанность по оформлению увольнения и расчету с увольняемым работником, должен исходить из того, что последним днем работы сотрудника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска. Поэтому трудовая книжка в этом случае выдается в последний день работы, но дата увольнения должна соответствовать последнему дню отпуска, обозначенному в приказе. Аналогичная позиция представлена и в Письме Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1. Таким образом, в графе 2 трудовой книжки должна быть указана дата увольнения - 17.12.2013, последний день отпуска.

2. В соответствии с ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, а также п. 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, часть или пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

3. Записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции).

4. На основании п. 3.1 Инструкции в графу 4 трудовой книжки заносятся дата и номер приказа-основания.

5. Записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений, поэтому дата издания приказа-основания должна быть представлена только цифровым способом, в виде 8 арабских цифр (п. 1.1 Инструкции).

6. Согласно п. 35 Правил, при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого сотрудника. В Правилах и Инструкции нет положений, обязывающих работников вносить в трудовую еще какие-либо сведения, например, расшифровку подписи работника, дату ознакомления, указание, что с записями ознакомлен, и т.п., таким образом, одной подписи в трудовой - достаточно.

Правильный вариант записи об увольнении в трудовую книжку

Сведения о работе

							AT-VII N 1234567
N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)				Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3				4
12	17	12	2013	Уволен по собственному желанию, пункт 3				Приказ от 15.11.2013 г.
				части первой статьи 77 Трудового кодекса				N 89/к
				Российской Федерации
				Инспектор по кадрам	Байкова	А.Н. Байкова
				Печать
				Захаров

Задание 2. Приказ о поощрении работников

Важно! Несмотря на то что 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", в соответствии с ним формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, теперь не являются обязательными к применению; согласно ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, применение привычных унифицированных форм данный закон не отменяет. Поэтому если организации удобнее заполнять унифицированные формы, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, то их можно применять, предварительно утвердив данные образцы приказом руководителя организации.

При оформлении приказа о поощрении работников были допущены следующие ошибки:

1. Реквизит "наименование организации" должен соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Если в них закреплено сокращенное наименование организации, то оно в обязательном порядке также указывается в документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним (п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003).

2. Кадровые документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям, каждая из которых регистрируется отдельно и имеет свой срок хранения (сроки по каждой группе документов перечислены в Перечне типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Согласно ст. 19 указанного Перечня, приказ о поощрении работников относится к приказам по личному составу, который хранится отдельно от приказов по основной деятельности. Как правило, в пределах каждой регистрируемой группы приказов к порядковому номеру добавляются другие составные части. В приказах по личному составу обычно такой дополнительной составляющей является буквенный код "к" или "лс", который необходимо указывать при регистрации приказа.

3. Даты в приказе могут быть представлены двумя способами - цифровым или словесно-цифровым (см. п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003), причем в цифровом варианте дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц указываются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

4. Фамилии, имена, отчества представляемых к поощрению работников в приказе должны быть написаны полностью, без сокращений.

5. Основанием к приказу о поощрении должно являться представление руководителя подразделения, в котором работают поощряемые сотрудники (управленческая практика).

6. Отсутствует обязательный для данного приказа реквизит "личная подпись руководителя организации".

7. В приведенном примере отсутствует отметка с подписью ответственного лица о дате направления документа в дело (п. 3.28 ГОСТ Р 6.30-2003).

Правильный вариант приказа о поощрении работников

Унифицированная форма N Т-11а

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301027  |

   Общество с ограниченной ответственностью                 |-----------|

            "Реклама-Н" (ООО "Реклама-Н")            по ОКПО|  18276345 |

----------------------------------------------              \-----------/

                  наименование организации

                                 /--------------------------------------\

                                 |  Номер документа  | Дата составления |

                                 |-------------------+------------------|

                                 |      72/к         |    29.11.2013    |

                         Приказ  \--------------------------------------/

                     (распоряжение)

                 о поощрении работников

          за активное участие в организации выставки "PR-PRO 2013"

-------------------------------------------------------------------------

                                 мотив поощрения

               вручить ценный подарок (планшетный компьютер)

-------------------------------------------------------------------------

    вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. - указать)

Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия)	Сумма, руб.	С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника
1	2	3	4	5	6
Хренову Сергею Витальевичу	23	Отдел рекламы и маркетинга	Маркетолог	7000-00	Хренов
Куляевой Олесе Николаевне	45	Отдел рекламы и маркетинга	Дизайнер	7000-00	Куляева

Основание:  представление   начальника  отдела   рекламы   и   маркетинга

           Золотаревой О.В. от 28.11.2013 N 34

-------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------

Руководитель организации  Генеральный директор     Зубарев   А.М. Зубарев

                         ----------------------  ---------- -------------

                               должность           личная    расшифровка

                                                   подпись    подписи

"Кадровик.ру", N 12, декабрь 2013 г.