Вопрос: Можно ли принимать к учету авансовый отчет с приложенными оправдательными документами (чеками, товарными чеками, квитанциями), дата выдачи которых совпадает с выходным днем? ("Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2014 г.)

Можно ли принимать к учету авансовый отчет с приложенными оправдательными документами (чеками, товарными чеками, квитанциями), дата выдачи которых совпадает с выходным днем?

При ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в государственных (муниципальных) учреждениях следует руководствоваться Инструкцией N 157н*(1) и инструкциями, разработанными для каждого типа учреждений: для казенных - N 162н *(2), для бюджетных - N 174н *(3) и для автономных - N 183н *(4).

Согласно п. 212 Инструкции N 157н для отражения расчетов с подотчетными лицами применяется счет 208 00. Денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, в котором должны содержаться назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции N 157н).

Выдача денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по суммам, полученным ранее под отчет (п. 214 Инструкции N 157н). Аналогичные требования к выдаче под отчет денежных средств содержатся в п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П).

Произведенные подотчетным лицом расходы принимаются к учету на основании утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансового отчета (ф. 0504049) подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции N 157н). Оправдательными документами о произведенных расходах могут быть чеки ККТ, товарные чеки, квитанции, билеты и иные документы, подтверждающие обоснованность произведенных расходов. Указанные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". К порядку их заполнения также предъявляются особые требования: например, в товарном чеке необходимо построчно расшифровать наименование и количество приобретенных ценностей. Требования к кассовому чеку установлены ст. 5 Федерального закона от 03.06.2009 N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами". Бланки строгой отчетности (квитанции, билеты и др.) тоже должны содержать обязательные реквизиты, которые поименованы в п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.

Требования к составлению и представлению авансового отчета (ф. 0504049) установлены Приказом N 173н*(5). В соответствии с ними подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Названные документы нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные авансовые отчеты утверждает руководитель учреждения.

Ни один из поименованных выше нормативных документов не содержит требований о том, что в приложенных к авансовому отчету документах дата их выдачи не должна совпадать с выходным днем. Таким образом, если подтверждающие документы заполнены соответствующим образом и содержат все необходимые реквизиты, а дата их выдачи укладывается в срок сдачи авансового отчета, обозначенные документы должны быть приняты к бухгалтерскому учету в учреждении.

Т. Кочнова,

к.э.н., заместитель главного бухгалтера Минобрнауки РФ

1 мая 2014 г.

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2014 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(3) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.

*(4) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.

*(5) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".