Организация кадрового делопроизводства при создании юридического лица (В. Борисов, "Кадровик.ру", N 5, май 2014 г.)

Организация кадрового делопроизводства при создании юридического лица

На первоначальном этапе учредители юридического лица или приглашенные ими сторонние специалисты (не сотрудники) готовят документы для регистрации в регистрирующем органе - устав, решение учредителей Общества, приказ N 1 "О вступлении руководителя юридического лица в должность", гарантийное письмо и др.

Государственная регистрация в соответствии с Положением о Федеральной налоговой службе, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506, возложена на ФНС России. Например, единый регистрирующий орган в Москве - это Межрайонная ИФНС России N 46 по г. Москве, которая через пять рабочих дней после получения документов обязана выдать соответствующие свидетельства. Также необходимо поставить юридическое лицо на учет во внебюджетные фонды и орган статистики.

Согласно действующему законодательству организация считается созданной как юридическое лицо с момента государственной регистрации (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 5 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). На это также косвенно указывает ст. 57 ТК РФ, согласно которой обязательным реквизитом для работодателя - юридического лица выступает ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), а также Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", согласно которому обязательным элементом для заполнения унифицированных форм является код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), выдаваемый при регистрации в Федеральной службе государственной статистики.

Также отметим, что руководителя юридического лица необходимо рассматривать не только как сотрудника, но и как единоличный исполнительный орган (ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). Вопросы, связанные с его трудовой деятельностью, находятся в большей степени в плоскости гражданского, а не трудового законодательства. В частности, это касается приказа N 1 "О вступлении руководителя юридического лица в должность". Приказ в свободной форме следует издать до подачи документов в регистрирующий орган, т.к. он может быть необходим при проведении регистрационных мероприятий. Трудовой договор с руководителем юридического лица можно заключить только с даты регистрации юридического лица, приказ о приеме на работу на его основе также издается в эту дату.

Но чтобы принять кандидатов на работу, необходимо предварительно создать систему кадрового документооборота на предприятии и издать соответствующие приказы и локальные нормативные акты юридического лица.

Рассмотрим эту работу поэтапно.

1. Создание штатного расписания.

В соответствии с п. 2 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации сотрудник принимается на работу по должности в соответствии со штатным расписанием (см. образец 1). То есть оно должно быть утверждено до принятия сотрудников на работу.

Образец 1

                                                                                     /-----------\

                                                                                     |    Код    |

                                                                                     |-----------|

                                                                        Форма по ОКУД|  0301017  |

                                                                                     |-----------|

    Общество с ограниченной ответственностью "XXX" (ООО "XXX")                по ОКПО|  1234567  |

----------------------------------------------------------------------               \-----------/

                          наименование организации

                                  /-------------------------\ Утверждено

                                  |   Номер    |    Дата    | Приказом организации

                                  | документа  |составления | от "  "         2014 г. N       л/с

                                  |------------+------------|     --  --------  --     -------

               Штатное расписание |     1      |            | Штат в количестве 9,5 единиц

                                  \-------------------------/                   ---

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация	Количество штатных единиц	Тарифная ставка(оклад) и пр., руб.	Надбавки, руб.			Всего в месяц, руб. ((гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4)	Примечание
наименование	код
Администрация	01	Руководитель юридического лица	1	55 000				55 000
		Заместитель руководителя юридического лица	1	48 000				48 000
Бухгалтерия	02	Главный бухгалтер	1	38 000				38 000
		Бухгалтер	3	27470				82 410
Отдел кадров	03	Начальник отдела	1	36 500				36 500
		Главный специалист	2	22 300				44 600
		Специалист 1 разряда	0,5	12 750				6375
		Итого	9,5					310 885

 Руководитель кадровой службы   Руководитель юридического лица     Иванов          И.И. Иванов

                               ------------------------------- --------------  -------------------

                                           должность           личная подпись  расшифровка подписи

 Главный бухгалтер                                                 Иванов          И.И. Иванов

                               ------------------------------- --------------  -------------------

                                                               личная подпись  расшифровка подписи

2. Создание локальных нормативных актов юридического лица.

В соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Обязательными локально-нормативными актами юридического лица являются:

- правила внутреннего трудового распорядка, регламентирующие порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ);

- положение о персональных данных работников (гл. 14 ТК РФ);

- положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

- график отпусков (ст. 123 ТК РФ).

В ходе деятельности юридического лица может появиться необходимость издания других локальных нормативных актов, например, локального нормативного акта, содержащего перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, положения об аттестации или положения об охране коммерческой тайны. Однако при создании организации и после ее регистрации достаточно четырех, перечисленных выше. Образцы данных документов в большом количестве представлены в интернете и справочно-правовых системах, поэтому создание локальных нормативных актов для конкретного юридического лица не составит труда.

Важно. Существует Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). С 1 января 2013 г. в связи с вступлением Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) данные формы не являются обязательными к применению. Но оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих органов, поскольку в новой форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу, поэтому целесообразнее использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1.

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением предприятий государственного сектора), должен определять руководитель компании. То есть до издания приказа "Об утверждении штатного расписания" (см. образец 2) необходимо издать приказ "Об утверждении форм первичных учетных документов, применяемых организацией" (см. образец 3).

Образец 2

Общество с ограниченной ответственностью "ХХХ"
ООО "ХХХ"

Приказ

"__" ____________ 2014 г.                                         N 3 л/с

Москва

Об утверждении штатного расписания на 2014 год

Приказываю:

1. Утвердить штатное расписание от "__" _______ 2014 г. N 1 в количестве 9,5 единиц с общим фондом заработной платы 310 885 (триста десять тысяч восемьсот восемьдесят пять) рублей.

2. Ввести штатное расписание от "__" _______ 2014 г. N 1 в действие с "__" _______ 2014 г.

Приложение: штатное расписание N 1 от "__" _______ 2014 г. - на л. ______

Руководитель юридического лица            Иванов              И.И. Иванов

Образец 3

Общество с ограниченной ответственностью "ХХХ"
ООО "ХХХ"

Приказ

"__" _______ 2014 г.                                              N 2 л/с

Москва

Об утверждении форм первичных учетных документов, применяемых ООО "ХХХ"

В соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

Приказываю:

1. Применять формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

2. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Руководитель юридического лица            Иванов              И.И. Иванов

Кстати. Рекомендуется издавать приказ на календарный год, т.к. в унифицированной форме N Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, необходимо указывать период действия штатного расписания.

Также рекомендуется, вместо подписи должностных лиц, отвечающих за штатное расписание (по унифицированной форме N Т-3), указать руководителя юридического лица в качестве руководителя кадровой службы и главного бухгалтера.

Приказ об утверждении штатного расписания должен датироваться днем, когда создано юридическое лицо.

3. Оформление журналов, назначение ответственных.

Согласно действующему законодательству, обязательно ведение следующих журналов:

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69);

- журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Приказом Министерства здравоохранения и социального развития России от 11.09.2009 N 739н).

Также считается целесообразным ведение следующих журналов, являющихся необязательными в соответствии с действующим законодательством:

- журнал учета приказов по личному составу (тем более что на описываемый момент уже издано как минимум два приказа - приказ о назначении руководителя организации и приказ об утверждении штатного расписания);

- журнал учета трудовых договоров;

- журнал учета личных дел (законодатель не обязывает вести личные дела, но для удобства хранения информации о каждом конкретном работнике, в том числе копий документов, предъявляемых при заключении трудового договора, желательно их вести) и др.

Все журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены печатью, причем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должны быть скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Также необходимо назначить ответственных за ведение данных журналов, издав соответствующий приказ. Поскольку на предприятии в рассматриваемый период работает только руководитель, то он сам себя назначает ответственным.

На основании вышеизложенного целесообразно издать три приказа:

- о назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним;

- о назначении лица, ответственного за ведение журналов выбытия работников в командировки, прибытия и осуществления отметок в командировочных удостоверениях;

- о назначении лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства (см. образец 4).

Образец 4

Общество с ограниченной ответственностью "ХХХ"
ООО "ХХХ"

Приказ

"__" _______ 2014 г.                                              N 4 л/с

Москва

О назначении лиц, ответственных за ведение кадрового делопроизводства

В целях оперативного и качественного ведения кадрового делопроизводства

Приказываю:

1. Назначить ответственным за ведение кадрового делопроизводства (далее - ответственный) руководителя юридического лица И.И. Иванова.

2. Ответственный несет персональную ответственность за ведение и учет кадрового документооборота в соответствии с действующим законодательством.

3. Ответственный за делопроизводство ведет следующие журналы, согласно приложению к настоящему приказу:

журнал учета приказов по личному составу;

журнал учета трудовых договоров;

журнал учета личных дел.

Данные журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя юридического лица и скреплены печатью.

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Руководитель юридического лица            Иванов              И.И. Иванов

На этом подготовительный этап заканчивается, и можно приступать к текущей кадровой работе и приему сотрудников.

В. Борисов,

Москва

"Кадровик.ру", N 5, май 2014 г.