Единый отгрузочный документ: ФНС дает ответы (А. Хавина, "Новая бухгалтерия", выпуск 6, июнь 2013 г.)

Единый отгрузочный документ: ФНС дает ответы

Недавно Федеральная налоговая служба на своем сайте представила для обсуждения проект формы единого отгрузочного (передаточного) документа, который объединит в себе как функции первичного документа, так и функции счета-фактуры. Инициатива налоговых органов вызвала бурное обсуждение в бухгалтерском сообществе. Мы собрали наиболее острые вопросы и обратились за ответами в ФНС России.

Какова цель введения новой объединенной формы документа?

Хотелось бы сразу определиться - новую форму документа никто не вводит. В данном случае ФНС России просто хочет показать, что в условиях, когда с 1 января 2013 г. новый Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете) предоставил организациям свободу в выборе форм первичной учетной документации, стало возможным объединить для достаточно большого количества случаев "НДСную" и "прибыльную" функции первичного учетного документа. И роль налоговой службы в данном случае - заявить об отсутствии налоговых рисков при применении такого типа документов.

Это ни в коем случае не значит, что организации и предприниматели не смогут использовать любые другие формы первичных учетных документов, если они соответствуют требованиям ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Об этом и написано в рекомендациях по применению предложенной формы. Кроме того, форму счета-фактуры, установленную постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, никто не отменяет. А если кратко сформулировать цель - это облегчение работы с одновременной экономией.

Внимание! При подготовке материала нам стало известно, что в конечном варианте форма может изменить свое название на "единый передаточный документ". Такую информацию нам сообщили в ФНС России.

Кому и как этот документ должен облегчить работу: налоговым органам или компаниям и предпринимателям?

В условиях отсутствия обязательных к применению унифицированных форм рано или поздно, но организации все равно неминуемо начнут сталкиваться с "творчеством" других компаний в части предлагаемых форм. И поверьте, настаивать на применении только "своих" форм во многих случаях окажется невыгодным. Вот и появятся со временем у организации по однотипным операциям разные формы. И вводить их в автоматизированную систему уже сможет только человек, уровень образования и практической работы которого позволит правильно идентифицировать и разнести в свою базу данных конкретные показатели. Это значительно дороже, чем труд простого "наборщика". Да и потом работать с однородной информацией, но представленной в разных визуальных формах, неудобно.

И с этой точки зрения я бы не стала противопоставлять интересы организаций интересам налоговых органов. И там и там работают люди, и речь пойдет о производительности и стоимости их труда и количестве совершаемых ошибок. Очевидно - чем больше будет обрабатываться одинаковых форм, тем эффективнее работа с ними. И если форма будет принята организациями к использованию, то от этого выиграют все.

Являясь крупным и активным потребителем информации, связанной с исчислением налогов, взаимодействуя с субъектами предпринимательства во всех сферах экономики, ФНС России просто предложила вариант эффективного и удобного использования уже знакомых и привычных форм документов.

Повлечет ли использование этого документа какие-то дополнительные затраты для бизнеса?

Мы все хорошо знаем, что есть затраты постоянные, а есть разовые. Так вот, постоянных дополнительных затрат я не вижу. Наоборот, сплошная экономия: бумаги, расходных материалов на печать, почтовых затрат и объемов архивов, а также времени на создание, анализ и поиск.

Но тот факт, что вместо двух листов бумаги будет один, не сможет не сказаться на документообороте. Понятно, что здесь придется что-то менять. Причем эта замена потребует не столько материальных затрат для бизнеса, сколько волевых - на перестройку делопроизводства и исключение из цепочки обработки данных ненужных звеньев. Предвижу, что это будет самое сложное в запуске единого отгрузочного (передаточного) документа.

А разовая перенастройка программного обеспечения - это не столь существенные затраты. Тем более что бизнес уже ориентируется на обмен электронными документами, а там все равно все делопроизводство и все цепочки движения документов придется менять. Именно на это указывают те организации, которые внедряют электронный документооборот. По их мнению, самая большая глупость при переходе на безбумажную технологию документооборота - это сохранять старые цепочки взаимодействия. Каждому качественному витку технологий должно соответствовать качественное изменение производственных отношений. Аналогичная ситуация и с единым отгрузочным (передаточным) документом. Ведь это тоже определенный качественно другой уровень оформления пакета документов, сопровождающих сделку.

Для чего в состав реквизитов формы введена печать? Она же убрана из обязательных реквизитов первичных документов и счета-фактуры.

Печать не введена, она просто оставлена со старых знакомых для бухгалтера форм. А в рекомендациях написано, что она совсем не обязательна. Требования наличия печати не было и нет в законодательстве о бухгалтерском учете. И вводить ее в качестве обязательного реквизита никто не собирается.

При этом по итогам форума и анкетирования могу сказать, что за наличие печати на документе высказалось подавляющее большинство респондентов. Лично мне это понятно: дань традиции российского делового оборота. Так уж у нас повелось, что с печатью документ выглядит надежнее.

Печать действительно кажется рудиментом, если вы имеете дело с документом, который подписан руководителем вашего постоянного контрагента и вы зрительно знакомы с его подписью. Но не все документы подписывает руководитель, и вы знаете "в лицо" подпись не всех руководителей ваших контрагентов. Что лучше - видеть печать и доверять документу сразу или идти искать договор, смотреть, кто подписывает оформляемые документы?

Еще раз повторюсь: отсутствие печати не означает, что автоматически документ не может быть принят для налогообложения. Нет таких правил. И только на этом основании налоговому органу никогда не выиграть спор, если в документе присутствуют все обязательные реквизиты, в том числе и наименование экономического субъекта, составившего документ.

Зачем в едином документе дублировать показатели транспортной накладной (в частности, "Груз передал", "Груз принял")? Ведь транспортная накладная все равно составляется. На наш взгляд, в документе достаточно только ссылки на нее.

Единый отгрузочный (передаточный) документ как раз и предназначен для оформления в том числе такого факта хозяйственной жизни организации, как передача и принятие груза. По новым правилам лицо, ответственное за оформление сделки (операции, события), может не совпадать с тем, кто реально осуществил операцию по отгрузке. Но в документе именно факт отгрузки должен быть отражен достоверно. Поэтому указание на должность, ФИО непосредственных исполнителей факта хозяйственной жизни не является лишним.

Вот от подписи лица, принимающего груз в рамках договора перевозки, можно и отказаться - он подпишется в транспортной накладной. И если связь между единым отгрузочным (пере даточным) документом и транспортной накладной будет однозначная, то этого с точки зрения гражданских отношений вполне может быть достаточно. Но отгрузка как факт хозяйственной жизни без указания в первичном учетном документе на то, кто конкретно и кому конкретно передал груз, может вызывать вопросы. Причем не только налогового, но и гражданского характера.

Зачем делить документ на два вида: для юридических лиц и для индивидуальных предпринимателей? Чем меньше форм, тем проще в них ориентироваться.

Этот вопрос бухгалтеры задают очень часто. Я не могу понять, почему два бланка с полностью совпадающими по составу и расположению показателями, но с разной подписью, ассоциируются с двумя различными формами. Предприниматель никогда в жизни не будет заполнять единый отгрузочный (передаточный) документ с подписями руководителя и бухгалтера юридического лица. У него не будет двух форм! Аналогично юридическое лицо будет заполнять бланк только со своим набором подписей.

Для чего в документе указывать должность подписавших его лиц? Лучше вместо должности добавить к подписи реквизит "Дата", поскольку от даты может многое зависеть в части ответственности за сохранность.

Если мы откроем ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, то увидим, что должности - непременный атрибут подписей физических лиц. Поэтому если физическое лицо оформляет или совершает сделку как должностное лицо, его должность должна быть указана. Форма просто лишь реализует это требование.

А что касается даты, то это не только и не столько ответственность за сохранность. Дата в части формы об отгрузке будет говорить о том, что дата составления единого отгрузочного (передаточного) документа и дата самой отгрузки могут различаться. На самом деле ничего страшного в этом нет, налоговых последствий это никак не изменяет. Только это настолько непривычно с точки зрения заполнения журналов и книг по НДС, что на первое обсуждение вынесен упрощенный вариант. Форум показал, что многие считают необходимым появление в документе третьей даты. Возможно, это и случится. Тогда немного изменятся и рекомендации по заполнению.

Единый отгрузочный (передаточный) документ заменяет счет-фактуру. Не приведет ли это к тому, что отказывать в возмещении НДС налоговые органы станут чаще, так как в таком документе становится больше показателей, и шанс заполнить что-то не так увеличивается?

Совмещение двух функций в одной форме документа никак не может отрицательно сказаться на частоте отказов в возмещении. Ведь сейчас для возмещения нужны два документа: счет-фактура со своим набором показателей и первичный учетный документ. По совокупности в этих двух документах показателей никак не меньше, чем будет в одной совмещенной форме. Ошибка или отсутствие необходимых реквизитов в привычных передаточных документах так же может привести к невозможности идентификации операции. А это тоже не даст возможность организации подтвердить право на вычет НДС. Чем же ситуация с применением единого отгрузочного (передаточного) документа может стать хуже?

На мой взгляд, здесь самое главное - понять, что технически единый отгрузочный (передаточный) документ - это дополнение реквизитов счета-фактуры до объема, необходимого для признания помещенной на бумагу информации как соответствующей требованиям к первичным учетным документам. И все. Никаких дополнительных условий не возникает. Значит, нет и дополнительных требований для получения по такому документу вычета по НДС.

Не возникнет ли сложностей с применением единого отгрузочного (передаточного) документа у крупных компаний? В таких организациях учет ТМЦ ведет один человек, себестоимость - другой, НДС - третий, а налог на прибыль - четвертый. Как они этот один документ делить будут? С него придется делать ксерокопию, так что никакой экономии бумаги не получается.

Хорошее продолжение предыдущих вопросов. То, что все новое требует "перестройки", сомнений не вызывает. Ожидать, что вся страна "возьмет под козырек" и все сразу перейдут на использование единого отгрузочного (передаточного) документа, было бы наивно. Но ведь смыслом предпринимательской деятельности является получение прибыли. И одним из источников ее получения является сокращение затрат. Экономия бумаги, трудозатрат на обработку информации, сокращение ошибок и времени документооборота (ждать два разных документа всегда дольше, чем один) - на мой взгляд, это очень существенный стимул для топ-менеджмента пересмотреть документооборот в компании.

Даже из вашего вопроса уже видно, что всем (а выделено четыре группы пользователей документом) двух документов все равно не хватает. А вот что касается необходимости делать ксерокопию документа - это просто старые технологии и конкретный в каждой организации документооборот. Мы так привыкли. Но документ можно и сканировать. И в этом случае у всех будет к нему доступ. Достаточно иметь хорошую систему кодирования и поиска.

Кстати, если говорить о крупных организациях, то именно они первыми и переходят постепенно на работу со сканированными документами. У них уже такое количество документов в бумажном виде, что просмотреть их все вручную невозможно. И они уже заинтересованно смотрят в сторону электронного документооборота.

Кроме того, сложности возникнут при хранении документов. Поскольку документ является аналогом счета-фактуры, его нужно подшивать вместе со счетами-фактурами. А если налоговики затребуют документы по налогу на прибыль, сколько счетов-фактур нужно будет просмотреть, чтобы выбрать из них совмещенные с накладными?

За уже более чем 15-летний стаж работы в сфере налогов я не встречала случаев, когда в организации, являющейся плательщиком НДС, проверялся только один налог на прибыль (исключения крайне редки и очень специфичны). А вот чтобы подтвердить вычет по НДС, первичный документ все равно нужен. Именно их для проверки и "выуживают" к каждому счету-фактуре (а часто - копируют и подшивают).

При применении же предложенной формы все будет храниться "в одном флаконе", что облегчит подтверждение организациями своего права на снижение налоговых платежей в бюджет.

Если будет две формы счета-фактуры (обычная и совмещенная с накладной), не затруднит ли это работу бухгалтера с контрагентами? Ведь одни из них могут требовать выписки единого документа, другие - счет-фактуру по обычной форме.

Я не вижу здесь проблемы. Счет-фактуру выписывает продавец, а покупатель ее получает и этим подтверждает право на вычет. Выписав единый отгрузочный (передаточный) документ, он тем самым выполнит требования законодательства, и покупатель сможет без налоговых рисков принять к вычету "входной" НДС. Ведь право на вычет будет подтверждено сразу же по двум условиям (и счет-фактура есть, и основание для принятия ценности на учет есть).

Вопрос: зачем покупателю требовать отдельный счет-фактуру? Только затем, чтобы привычно сложить его в одну стопку, потом подобрать к нему первичный документ, лежащий в другой стопке, убедиться в наличии права на вычет и оставить их в разных стопках. А когда придет проверка, сделать это еще раз.

С точки зрения привычки требование выставления отдельного счета-фактуры еще пока понятно. С точки зрения здравого смысла - уже не очень.

Если компания утвердила в своей учетной политике применение вместо счетов-фактур и накладных единого отгрузочного (передаточного) документа, как ей осуществлять корректировку отгруженных товаров? Ведь правила внесения корректировок в счета-фактуры и накладные различны?

Я бы не рекомендовала организациям утверждать применение единого отгрузочного (передаточного) документа вместо счетов-фактур и накладных в своей учетной политике. Применение или неприменение счетов-фактур - это вообще не элемент учетной политики, а исполнение или нарушение налогового законодательства. А вот что касается накладных, то стоит ли себя так ограничивать? Отношения с контрагентами настолько многообразны, что организации надо предусмотреть возможность использования любой формы первичного учетного документа, если она удовлетворяет требованиям ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Если и прописывать применение этого документа в своей учетной политике, то исключительно как одну из возможных альтернатив. Плюсом в этом случае будет отсутствие необходимости каждый раз утверждать такую форму руководителем организации. А ведь именно такое требование в отношении форм первичных учетных документов сегодня установлено п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Говорить о корректировке вообще очень сложно. Есть исправления ошибок в счетах-фактурах, есть корректировочные счета-фактуры. По исправлениям первичных документов, я думаю, будет проще: не факт, что порядок их исправления нужно читать только применительно к привычной процедуре (зачеркнул, написал новое, подписали). Уже очевидно, что для электронных документов это исполнить невозможно. Но ведь Закон о бухгалтерском учете рассчитан и на электронные документы. Значит, можно и нужно читать процедуру исправления шире. И если это так (а этот вопрос сейчас согласовывается с Минфином России), то исправлять первичный учетный документ мы сможем по типу исправления счета-фактуры. И проблем не будет.

Что касается ситуаций изменения цены или количества в тех случаях, когда предусмотрен корректировочный счет-фактура, то в этих ситуациях обязательно есть свой первичный документ, дающий основания продавцу его выставить. И сейчас по итогам обсуждения на форуме мы пытаемся попробовать совместить этот документ и корректировочный счет-фактуру. По крайней мере, это направление рассматривается. Будем надеяться, что усилия принесут плоды.

Как при применении единого отгрузочного (передаточного) документа составлять счета-фактуры на аванс? Не лучше ли для экономии бумаги сократить количество авансовых счетов-фактур внутри квартала и составлять авансовые счета-фактуры только в конце квартала на переходящие суммы авансов?

Проблема выставления счетов-фактур на авансы внутри квартала никак с единым отгрузочным документом не связана. Она есть вне зависимости от применения или неприменения формы единого отгрузочного (передаточного) документа. Здесь слово за законодателями. А налоговая служба только исполняет действующие законы. Будет новый закон - будет еще дополнительная экономия бумаги.

А пока его нет, на аванс как раз и можно было бы составлять обычные счета-фактуры, что сразу же выделит их визуально и поможет более четко отразить требуемые по законодательству налоговые последствия. По авансу можно применять и форму единого отгрузочного (передаточного) документа. Только все поля, относящиеся к первичному документу, тогда останутся пустыми.

При приобретении товаров агентами от своего имени в счете-фактуре, выставляемом принципалу, они указывают наименование продавца, но подписи ставят свои. Возможно, имеет смысл дополнить реквизиты единого отгрузочного (передаточного) документа дополнительным показателем "Агент/Посредник", с указанием его ИНН/КПП?

Проблема посредника ясна, и она будет решена. Пока не могу сказать как. Есть несколько возможностей. На одну из них вы указали. Но надо просмотреть все возможные варианты и выбрать оптимальный.

Надеюсь, что итоговый документ будет принят и поддержан бизнесом. Потому что цель была - помочь налогоплательщикам быть эффективными и чувствовать себя защищенными в условиях предоставленной самостоятельности в разработке применяемых форм первичной учетной документации. И не вижу, что бы могло этому глобально помешать.

Даже если бизнес как-то чуть по-своему изменит документ в своем практическом применении, оставляя его визуально узнаваемым и с реквизитами более или менее на своем месте, - эта цель все равно будет достигнута.

А. Хавина

"Новая бухгалтерия", выпуск 6, июнь 2013 г.