Канцтовары и сувенирка в учете учреждения ("Актуальная бухгалтерия", N 8, август 2013 г.)

Канцтовары и сувенирка в учете учреждения

Канцелярские принадлежности и сувенирная продукция... Зачастую у бухгалтеров возникают сложности при учете таких ценностей. Например, если учреждение покупает дорогостоящую "канцелярку" с длительным сроком службы. Нужно ли включать ее в состав основных средств? А как правильно учитывать сувенирку, приобретаемую для ее последующего вручения? Давайте разберемся.

Порядок учета канцелярских товаров будет зависеть от стоимости данного имущества. Ведь среди дешевой канцелярии (обычных ручек, карандашей) могут встречаться и дорогостоящие товары. Например, представительские письменные наборы. Учет же сувенирной продукции различается в зависимости от планируемого направления ее использования. Так, купленные ценности могут быть предназначены для нужд самого учреждения или переданы сторонним лицам.

Канцелярские принадлежности

Как правило, канцтовары служат недолго (менее года) и их стоимость невелика. Поэтому такие предметы учитывают на счете 0 105 00 000 "Материальные запасы" (аналитический счет 0 105 36 000 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения")*(1). Если при покупке канцтоваров учреждение понесло дополнительные расходы (например по их доставке), то первоначальная стоимость данных ценностей предварительно накапливается на счете 0 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы" (по соответствующим аналитическим счетам). Соответственно, их стоимость оплачивают по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ*(2).

При передаче подобного имущества в эксплуатацию его фактическую стоимость списывают со счета 0 105 36 000 в дебет "затратных" счетов учреждения (счета 0 109 60 000, 0 109 70 000, 0 109 80 000, 0 109 90 000, 0 401 20 000).

Пример

За счет субсидии на выполнение госзадания учреждение приобретает канцелярские принадлежности. Принадлежности необходимы для нужд управленческого персонала. Они будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Их общая стоимость составляет 2714 руб. (в т.ч. НДС - 414 руб.). Расходы по курьерской доставке ценностей до учреждения составили 236 руб. (в т.ч. НДС - 36 руб.).

Операции по приобретению канцтоваров будут отражены в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):

Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 34 730

- 2714 руб. - учтены затраты на приобретение канцтоваров и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом "входного" НДС);

Дебет 4 302 34 830 Кредит 4 201 11 610

- 2714 руб. - перечислены денежные средства с лицевого счета в казначействе поставщику канцтоваров;

Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 22 730

- 236 руб. - затраты на курьерские услуги по доставке канцтоваров до учреждения списаны на увеличение их стоимости (с учетом "входного" НДС);

Дебет 4 302 22 830 Кредит 4 201 34 610

- 236 руб. - выданные наличные в оплату курьерских услуг из кассы учреждения;

Дебет 4 105 36 340 Кредит 4 106 34 340

- 2950 руб. (2714 + 236) - купленные канцтовары учтены в составе материалов;

Дебет 4 109 80 272 Кредит 4 105 36 440

- 2950 руб. - списана стоимость канцтоваров, переданных в эксплуатацию.

В то же время отдельные элитные виды канцелярских товаров могут служить достаточно долго и стоить значительных средств. Например дорогостоящие ручки Parker, представительские письменные наборы из натурального камня и т.д.

В такой ситуации к ним применяют общие правила отражения подобного имущества в учете. Так, если срок их службы превышает один год, то подобные ценности могут быть отражены в составе основных средств на счете 0 101 00 000 "Основные средства" (по соответствующим аналитическим счетам). Подобные ценности оплачивают по статье 310 "Увеличение стоимости основных средств" КОСГУ.

При стоимости имущества не более 3000 рублей за единицу затраты на его покупку единовременно включают в текущие расходы учреждения в момент передачи в эксплуатацию. Их отражают по дебету соответствующих аналитических счетов счета 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" или аналитического счета 0 401 20 271 "Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов" в корреспонденции со счетом 0 101 00 000 "Основные средства" (соответствующие аналитические счета). Одновременно их первоначальную стоимость отражают увеличением забалансового счета 21 "Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации" (с детализацией по аналитическим счетам 21.1 "Особо ценное движимое имущество" и 21.2 "Иное движимое имущество").

Списание принадлежностей с забалансового учета происходит по общим правилам, то есть после их полной утраты (например в результате хищения, продажи, передачи другим лицам, порчи или физического износа). Списание отражают простым методом - уменьшением забалансового счета 21 "Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации".

Пример

За счет субсидии на выполнение госзадания учреждение приобретает фирменную ручку Parker для управленческого персонала. Согласно гарантии производителя срок ее полезного использования - 5 лет. Ручка будет использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Ее стоимость составляет 2242 руб. (в т.ч. НДС - 342 руб.). Она не относится к особо ценному имуществу учреждения. Расходы по курьерской доставке ценностей до учреждения составили 236 руб. (в т.ч. НДС - 36 руб.).

Операции по приобретению канцтовара будут отражены в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):

Дебет 4 106 31 310 Кредит 4 302 31 730

- 2242 руб. - отражены затраты на приобретение дорогостоящей ручки Parker и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом "входного" НДС);

Дебет 4 302 31 830 Кредит 4 201 11 610

- 2242 руб. - оплачена ручка Parker с лицевого счета учреждения в казначействе;

Дебет 4 106 31 310 Кредит 4 302 22 730

- 236 руб. - отражены расходы на доставку имущества до учреждения и кредиторская задолженность перед курьерской организацией (с учетом "входного" НДС);

Дебет 4 302 22 830 Кредит 4 201 34 610

- 236 руб. - оплачены расходы на доставку имущества из кассы учреждения.

Первоначальная стоимость купленного имущества составит:

2242 + 236 = 2478 руб.

При включении купленного имущества в состав основных средств в учете учреждения делают запись:

Дебет 4 101 38 310 Кредит 4 106 31 310

- 2478 руб. - купленное имущество учтено в составе основных средств учреждения.

При выдаче ручки в эксплуатацию в учете учреждения делают запись:

Дебет 4 109 80 271 Кредит 4 101 38 410

- 2478 руб. - стоимость ручки Parker, переданной в эксплуатацию, включена в состав расходов учреждения;

Дебет 21.2

- 2478 руб. - отражено увеличение забалансового счета 21 на стоимость ручки, переданной в эксплуатацию.

При соответствии имущества критериям отнесения к объектам основных средств и их первоначальной стоимости до 40 000 рублей включительно, при их передаче в эксплуатацию по ним начисляют амортизацию в размере 100 процентов первоначальной стоимости*(3).

Пример

За счет приносящей доход деятельности учреждение приобрело представительский письменный набор. Он относится к особо ценному движимому имуществу. Набор предназначен для управленческих нужд учреждения и будет использоваться в деятельности, не облагаемой НДС. Покупная стоимость набора 37 760 руб. (в т.ч. НДС - 5760 руб.). Затраты на доставку набора до учреждения курьерской организацией составили 472 руб. (в т.ч. НДС - 72 руб.). Для упрощения примера порядок забалансового учета денежных средств учреждения не приводится.

Операции по приобретению набора отражают в учете учреждения записями:

Дебет 2 106 21 310 Кредит 2 302 31 730

- 37 760 руб. - отражены затраты на приобретение письменного набора и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом "входного" НДС);

Дебет 2 302 31 830 Кредит 2 201 11 610

- 37 760 руб. - оплачен письменный набор с лицевого счета учреждения в казначействе;

Дебет 2 106 21 310 Кредит 2 302 22 730

- 472 руб. - учтены затраты по доставке набора до учреждения силами курьерской организации (с учетом "входного" НДС);

Дебет 2 302 22 830 Кредит 2 201 34 610

- 472 руб. - оплачены расходы на доставку набора курьером из кассы учреждения.

Первоначальная стоимость представительского письменного набора составит:

37 760 + 472 = 38 232 руб.

При отражении имущества в составе основных средств в учете учреждения будет сделана запись:

Дебет 2 101 28 310 Кредит 2 106 21 310

- 38 232 руб. - письменный набор учтен в составе основных средств учреждения.

После передачи набора в эксплуатацию в учете учреждения делают запись:

Дебет 2 109 80 271 Кредит 2 104 28 420

- 38 232 руб. - начислена амортизация по письменному набору в размере 100% его первоначальной стоимости.

Сувенирная продукция, фотоальбомы, грамоты

Порядок учета подобных ценностей зависит от планируемого направления их использования. В данном случае возможны два варианта. Первый - купленные ценности будут использоваться в самом учреждении. В таком случае их отражают в составе нефинансовых активов учреждения по соответствующим аналитическим счетам счетов 0 101 00 000 "Основные средства" или 0 105 00 000 "Материальные запасы". Оплату расходов отражают по статьям 310 "Увеличение стоимости основных средств" или 340 "Увеличение стоимости материальных запасов".

Второй - купленные ценности предназначены для последующего награждения (дарения). В таком случае их стоимость в составе нефинансовых активов учреждения не отражают. Ее единовременно включают в текущие расходы учреждения и учитывают по статье 290 "Прочие расходы" КОСГУ. Аналогичного мнения придерживаются и независимые специалисты.

Переходящие награды, призы и кубки учитываются на забалансовом счете 07 в условной оценке: один предмет, один рубль. Материальные ценности, приобретаемые для их последующего вручения (награждения), дарения, в том числе ценные подарки и сувениры, учитывают по стоимости приобретения*(4).

Пример

За счет приносящей доход деятельности учреждение приобретает подарочные папки, предназначенные для награждения партнеров организации. Учреждение ведет деятельность, не облагаемую НДС. Стоимость папок составляет 10 620 руб. (в т.ч. НДС - 1620 руб.).

Операции по приобретению и передаче папок будут отражены в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):

Дебет 2 109 80 290 Кредит 2 302 91 730

- 10 620 руб. - отражены затраты на приобретение папок и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом "входного" НДС);

Дебет 2 302 91 830 Кредит 4 201 11 610

- 10 620 руб. - перечислены денежные средства с лицевого счета в казначействе поставщику подарочных папок;

Дебет 07

- 10 620 руб. - отражена стоимость подарочных папок увеличением забалансового счета 07;

Кредит 07

- 10 620 руб. - отражена передача подарочных папок уменьшением забалансового счета 07.

Мнение

Валерий Афанасьев, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Антонина Суховерхова, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Одним из главных критериев отнесения тех или иных предметов к основным средствам является срок его полезного использования - он должен быть более 12 месяцев (п. 38 "Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета...", утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция)).

Подробный порядок определения срока полезного использования объекта приведен в пункте 44 Инструкции. При этом если с учетом содержания ОКОФ и Классификации (утв. пост. Правительства РФ от 01.01.2002 N 1) не представляется возможным определить срок полезного использования актива, то он может быть определен в установленном порядке на основании документов производителя или решения комиссии по поступлению и выбытию активов. При принятии такого решения необходимо учесть всю совокупность факторов, в частности:

- срока использования, заявленного производителем;

- характера и условий использования объекта нефинансовых активов (если объект используется в условиях (или в целях), существенно отличающихся от условий (направлений) использования, предусмотренных производителем, это может существенно снизить предполагаемые сроки полезного использования объекта);

- обоснований (расчетов) плановых показателей.

Таким образом, окончательное решение об отнесении имущества к основным средствам либо материальным запасам может быть принято только соответствующими должностными лицами учреждения исходя из конкретных характеристик приобретаемого актива.

Мнение

Александр Семенюк, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, государственный советник РФ 3 класса

Согласно "Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета...", утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 года N 157н (далее - Инструкция), учреждением ведется учет материальных ценностей:

- предназначенных для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций), либо для управленческих нужд учреждения на соответствующих счетах счета 10100 "Основные средства";

- приобретенных (созданных) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения (или) для изготовления иных нефинансовых активов, а также готовой продукции, произведенной учреждением, и приобретенных для продажи товаров, ведется на соответствующих счетах счета 10500 "Материальные запасы";

- приобретаемых в целях награждения (дарения), в том числе ценными подарками и сувенирами, осуществляется на забалансовом счете 07 "Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".

Как видим, определяющее значение для классификации материальных ценностей в целях организации бухгалтерского учета имеет не наименование актива, а его назначение и характер использования в учреждении.

Так, например, сувенирный фотоальбом, предназначенный:

- для награждения (дарения) - в составе ценностей наградного фонда, учитываемых на забалансовом счете 07 (п. 345 Инструкции);

- для использования в деятельности учреждения - в составе прочих материальных запасов (п. 118 Инструкции).

Таким образом, расходы на приобретение учреждением сувенирного фотоальбома, предназначенного для награждения (дарения), обоснованно могут быть отнесены на статью 290 "Прочие расходы" КОСГУ, а предназначенного для использования в деятельности учреждения - на статью 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ.

"Актуальная бухгалтерия", N 8, август 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) п. 118 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция)

*(2) утв. приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н

*(3) п. 92 Инструкции

*(4) п. 345 Инструкции