Если командировочный билет куплен за бонусы (Е. Шестакова, "Актуальная бухгалтерия", N 8, август 2013 г.)

Если командировочный билет куплен за бонусы

Когда командированный сотрудник покупает билеты за бонусы, фирма возмещает ему только фактически уплаченную сумму, то есть стоимость перевозки за минусом скидки.

Некоторые авиа- и железнодорожные компании предлагают своим клиентам программы лояльности. В рамках такой программы перевозчик начисляет пассажиру, оплачивающему проезд, баллы в зависимости от расстояния. Накопленные баллы являются скидкой (бонусом) на стоимость билетов, приобретаемых пассажиром при следующих поездках. Нередко сотрудники компаний, часто направляемые в командировки, используют такие программы. Работник может покупать билеты как за свой счет с последующим возмещением фирмой их стоимости, так и на выданный аванс или корпоративную карту. При этом Трудовой кодекс устанавливает обязанность фирмы возмещать командированному работнику расходы на проезд*(1). Бухгалтер сталкивается с проблемами при компенсации и учете расходов на проездные документы. Перевозчик может указывать в билетах (маршрут-квитанциях) как "полную стоимость минус скидку", так и окончательную сумму. А если баллы полностью покрывают стоимость билета, она будет равна нулю, и покупателю нужно уплатить только аэропортовый и топливный сбор. Рассмотрим порядок возмещения и учета затрат на билеты, купленные с использованием бонусов.

Что возмещаем и включаем в расчет налога на прибыль?

Командировочные расходы учитываются при расчете базы по налогу на прибыль*(2), если они удовлетворяют критериям статьи 252 Налогового кодекса. В частности, такие затраты должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Если в билете, купленном с использованием скидки, цена выделена, то расходы для целей налогообложения следует признавать в ее пределах.

Согласно гражданскому законодательству перемещение пассажиров производится на основании договора перевозки, заключение которого удостоверяет билет*(3). Для лиц, не являющихся взаимозависимыми, цена, указанная в проездном документе, выданном пассажиру, признается рыночной. Ведь цены, применяемые в сделках, сторонами которых являются лица, не признаваемые взаимозависимыми, а также доходы (прибыль, выручка), получаемые лицами, являющимися сторонами таких сделок, признаются рыночными*(4). Пассажиры и перевозчик не являются взаимозависимыми лицами в соответствии со статьей 105.1 Налогового кодекса. Таким образом, даже нулевую стоимость, указанную в выданном пассажиру билете, можно признать рыночной ценой. При этом стоимость билета, полученного от перевозчика за баллы, не является доходом физического лица. Ведь сотрудник должен нести расходы по оплате стоимости проезда для получения таких баллов. Следовательно, покупку работником билета на льготных условиях можно рассматривать как скидку с цены, предоставляемую физическим лицам, которые регулярно и за свой счет пользуются услугами перевозчика, в рамках его маркетинговой политики*(5). Поэтому возмещению подлежит только сумма, фактически уплаченная работником, то есть полная стоимость перевозки, уменьшенная на сумму скидки. Следовательно, не важно, указана ли в билете цена как "полная стоимость минус скидка" или окончательная сумма, в расчет базы по налогу на прибыль включают фактические расходы за минусом скидки.

Отметим важный момент в части НДС. Возможна ситуация, когда в билетах, купленных работником, перевозчик не выделил налог. В таком случае у фирмы возникает проблема его возмещения. По мнению автора, компания вправе самостоятельно выделить НДС расчетным путем и предъявить его к вычету в соответствии с пунктом 7 статьи 168 Налогового кодекса. Согласно данному пункту обязанность продавца билета по выделению НДС отдельной строкой при продаже билета физическому лицу считается выполненной в момент выдачи кассового чека или иного документа, подтверждающего покупку. Есть решение суда в пользу такой позиции*(6). Компания подтвердила правомерность применения налоговых вычетов, предоставив авиабилеты и авансовые отчеты (последние являются документом строгой отчетности). Судьи учли тот факт, что билеты были включены в отчет о командировке, и работодатель возместил сотрудникам их стоимость. Это означало, что данные билеты использовались именно фирмой и в деятельности, облагаемой НДС.

Контролеры имеют другую точку зрения*(7). Если в командировочных билетах НДС не выделен, то данные расходы в полной сумме относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией*(8). Вероятность налогового спора очень велика. Если фирма решит предъявить к вычету НДС, самостоятельно выделенный из стоимости билета, она должна быть готова отстаивать свои действия.

Подтверждаем расходы и возмещение документально

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. В документе следует закрепить порядок возмещения сотруднику расходов при покупке им билета с использованием скидки (бонуса) (см. образец на с. 82).

Фрагмент положения о командировках (в части возмещения расходов)

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

5. Командировочные расходы

Работодатель на основании статьи 168 ТК РФ возмещает работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Расходы возмещаются в полном объеме за минусом скидок, бонусов, предоставляемых транспортными компаниями, гостиницами.

Расходы возмещаются на основании первичных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Если в компании предусмотрено, что работник получает денежные средства до направления в командировку, ему необходимо написать заявление. В нем руководитель указывает сумму наличных денег к выдаче и срок, на который они выдаются*(9).

Когда фирма предоставляет работнику для покрытия командировочных расходов корпоративную карту, это не считается выдачей под отчет суммы денежного остатка на ней. На такую карту могут переводиться денежные средства для оплаты командировочных и иных расходов в пределах установленного работодателем лимита. В учете при предоставлении авансового отчета будут отражены только те суммы, которые фактически потратил сотрудник.

Отметим, что при открытии на работника банковской карты, которая будет использоваться в хозяйственной деятельности, компании следует сообщить об этом в налоговую инспекцию*(10).

Суммы расходов на транспорт подтверждают проездные документы. Если работник приобретал железнодорожный билет через Интернет, то в подтверждение расходов он должен предоставить контрольный купон электронного проездного документа*(11). Российские ж/д-перевозчики направляют его пассажиру в электронном виде в обязательном порядке*(12).

При покупке через Интернет авиабилета произведенные расходы подтверждают распечатанная маршрут-квитанция и посадочный талон*(13). Если бонусы предоставляла иностранная авиакомпания и билет составлен на иностранном языке, его придется построчно переводить на русский язык*(14).

Бывает так, что работник возвращается из командировки без подтверждающих документов. В этом случае необходимо обратиться к перевозчику (его представителю) за справкой-подтверждением*(15).

Бухгалтерский учет "билетных" операций

При покупке командированным работником билета со скидкой могут возникнуть следующие ситуации:

- денежные средства выданы сотруднику в качестве аванса, на них он покупает билеты;

- работнику выдана корпоративная карта с положительным остатком, на эти средства он покупает билеты;

- сотрудник приобретает билеты за свой счет, а работодатель впоследствии возмещает расходы. Рассмотрим примеры отражения указанных выше случаев в бухгалтерском учете.

Пример

Деньги на билет выданы авансом

Торговая компания направила своего менеджера по продажам в командировку в Германию. Деньги на проездные документы выданы авансом в сумме 25 000 руб. Сотрудник купил билет с использованием скидки (за баллы) за 11 800 руб., в т.ч. НДС - 1800 руб. (выделен в билете отдельной строкой). Стоимость билета без учета баллов - 20 000 руб.

Бухгалтер сделал следующие проводки.

В день покупки билета:

Дебет 71 Кредит 50

- 25 000 руб. - выданы денежные средства на приобретение билета.

В день утверждения авансового отчета:

Дебет 44 Кредит 71

- 10 000 руб. - отражены расходы на покупку билета для командировки (без НДС);

Дебет 19 Кредит 71

- 1800 руб. - учтен НДС со стоимости билета;

Дебет 68 Кредит 19

- 1800 руб. - НДС, включенный в стоимость билета, принят к вычету;

Дебет 50 Кредит 71

- 13 200 руб. (25 000 - 11 800) - неиспользованный остаток выданного аванса возвращен в кассу.

Пример

Билет куплен при помощи корпоративной карты

Воспользуемся условиями предыдущего примера. Однако теперь перед командировкой сотруднику выдана оформленная на него корпоративная карта с перечисленной на нее суммой 100 000 руб.

Бухгалтер сделал следующие проводки.

Дебет 55 Кредит 51

- 100 000 руб. - перечислены денежные средства на корпоративную карту.

В день покупки билета:

Дебет 71 Кредит 55

- 11 800 руб. - с карты взяты денежные средства на приобретение билета.

В день утверждения авансового отчета:

Дебет 44 Кредит 71

- 10 000 руб. - отражены расходы на покупку билета для командировки (без НДС);

Дебет 19 Кредит 71

- 1800 руб. - учтен НДС со стоимости билета (в билете налог указан отдельной строкой);

Дебет 68 Кредит 19

- 1800 руб. - НДС, включенный в стоимость билета, принят к вычету.

Пример

Билет куплен на средства работника с последующим возмещением

Компания направила заместителя генерального директора на выставку-продажу в США. Поскольку командировка срочная, сотрудник самостоятельно приобрел авиабилет, воспользовавшись собственными скидками и бонусными баллами. По возвращении работодатель компенсировал стоимость билета.

Стоимость билета без учета баллов составляет 40 000 руб. С учетом баллов - 23 600 руб.

Бухгалтер сделал следующие проводки.

В день утверждения авансового отчета:

Дебет 71 Кредит 50 (51)

- 23 600 руб. - произведена выплата работнику суммы возмещения стоимости авиабилета;

Дебет 26 Кредит 71

- 20 000 руб. - отражены расходы на покупку билета для командировки (без НДС);

Дебет 19 Кредит 71

- 3600 руб. - учтен НДС со стоимости билета (в билете налог указан отдельной строкой);

Дебет 68 Кредит 19

- 3600 руб. - НДС, включенный в стоимость билета, принят к вычету.

Таким образом, приобретение билетов со скидками выгодно фирме, поскольку это позволяет сэкономить и снизить расходы. Для работника же более выгодно использовать бонусы для личных целей, поскольку программы разработаны для физических, а не для юридических лиц. Сотрудник может потратить баллы, например, отправившись в отпуск.

Е. Шестакова,

генеральный директор компании "Актуальный менеджмент", к.ю.н.

Экспертиза статьи:

Е. Мельникова,

служба Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Мнение. Возмещаем и учитываем только фактически уплаченные суммы

Елена Рыбникова, внутренний аудитор компании Intercomp

Нередко при покупке авиа- или железнодорожных билетов продавец-перевозчик предоставляет на их стоимость скидку за накопленные баллы как физическим, так и юридическим лицам. При отражении в учете компания принимает расходы на такие билеты по их фактической стоимости (сумма, уплаченная за билет с учетом предоставленной скидки). Разница, возникающая между полной стоимостью билета и фактически уплаченной за него суммой, не будет являться дополнительным доходом ни физического лица (командированного работника), ни компании.

При оформлении авансового отчета и возмещении сотруднику сумм, израсходованных на проезд, учитываются только те денежные средства, которые были фактически за него уплачены. При этом не важно, по какой из программ лояльности была предоставлена скидка - из личных "заслуг" физического лица или же в рамках договора, заключенного между компанией и перевозчиком.

Важно при принятии к учету расходов на билет, приобретенный со скидкой, обратить внимание на правильность и полноту выставленных при его покупке первичных документов. Билет также должен содержать информацию, подтверждающую проезд именно командированного лица. Не допускается передача билетов от одного лица к другому.

"Актуальная бухгалтерия", N 8, август 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ст. 168 ТК РФ

*(2) подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(3) ст. 784, 786 ГК РФ

*(4) ст. 105.3 НК РФ

*(5) письма Минфина России от 02.04.2012 N 03-04-06/6-84, от 13.11.2007 N 03-04-05-01/357

*(6) пост. ФАС МО от 26.07.2011 N КА-А40/6657-11

*(7) письмо УФНС России по г. Москве от 10.01.2008 N 19-11/603

*(8) подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(9) п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П

*(10) пост. Президиума ВАС РФ от 21.09.2010 N 2942/10

*(11) письма Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 12.04.2013 N 03-03-07/12256

*(12) приказ Минтранса России от 21.08.2012 N 322

*(13) п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134; письма Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, ФНС России от 12.10.2012 N АС-4-2/17308

*(14) письма Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-07/6, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 22.03.2010 N 03-03-05/57

*(15) письма Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 06.06.2012 N 03-03-06/4/61