Особенности оформления командировочных документов (Ю.Н. Калмыкова, "Руководитель бюджетной организации", N 7, июль 2013 г.)

Особенности оформления командировочных документов

В прошлом номере *(1) мы писали, как организовать командировку - забронировать гостиницу, купить билеты, оформить визу. Сегодня рассмотрим проблемы, возникающие при оформлении командировочных документов.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы*(2).

Обратите внимание, что в служебную командировку могут быть направлены только работники (в том числе и совместители) организации, состоящие с ней в трудовых отношениях, то есть отношениях, регулируемых ТК РФ. Лица, работающие в учреждении по договорам гражданско-правового характера, трудовыми отношениями с организацией не связаны, так как эти отношения регулируются ГК РФ, соответственно, в командировку их отправить нельзя.

При оформлении служебной командировки руководителя бюджетной организаций возникают определенные трудности. Во-первых, в бюджетных организациях, занимающихся деятельностью, приносящей доход, необходимо определять источники финансирования оплаты командировочных расходов. Это могут быть как бюджетные, так и внебюджетные средства (средства различного рода грантов, средства, получаемые от предоставления платных услуг). Соответственно, в приказе о направлении в командировку необходимо указать конкретный источник поступления внебюджетных средств, за счет которых производится оплата командировочных расходов. Во-вторых, при направлении в командировку руководителя бюджетной организации необходимо документально оформить возложение обязанностей руководителя на другого работника на период командировки. Сделать это нужно, издав приказ о возложении обязанностей.

Кроме издания приказа о возложении обязанностей на время отсутствия руководителя необходимо оформить доверенность*(3) с указанием переданных лицу полномочий. В доверенности, как и в приказе, надо отразить только те полномочия, которые руководитель доверяет осуществлять своему временному заместителю. А для того чтобы у лица, замещающего руководителя, была возможность подписывать финансовые документы, в банке, в котором открыт расчетный счет бюджетной организации, необходимо оформить временную карточку с образцом подписи. Порядок оформления данной карточки содержится в Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)". При наличии же в организации системы "Клиент-банк" заместителю передается по приказу временно ключ ЭЦП руководителя для подписи электронных документов.

Отправлять запрещено

В соответствии с положениями ТК РФ в служебные командировки запрещено направлять:

- беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);

- несовершеннолетних работников, за исключением творческих (ст. 268 ТК РФ);

- инвалидов, если это противоречит их индивидуальной программе реабилитации (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в РФ");

- работников, с которыми заключен ученический договор (ч. 3 ст. 203 ТК РФ).

Некоторые категории работников можно направить в поездку для выполнения служебного задания только при соблюдении двух условий. Первым условием является наличие письменного согласия работника на служебную поездку. При этом он должен быть ознакомлен со своим правом отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ). А вторым условием будет то, что в соответствии с ТК РФ командировка данному работнику не запрещена в соответствии с медицинским заключением. К таким категориям в силу ст. 259 и 264 ТК РФ относятся:

- женщины, имеющие детей до трех лет;

- матери и отцы, воспитывающие детей до пяти лет без супруга (супруги);

- опекуны (попечители) несовершеннолетних;

- работники, имеющие детей-инвалидов;

- работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Срок командировки

Максимальный срок нахождения работника в командировке (в том числе заграничной) законодательством не установлен. Срок командировки организация определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Срок нужно указать в командировочных документах, которые подписывает руководитель (или уполномоченное им на это лицо). При этом действующее трудовое законодательство не предусматривает какой-либо дифференциации командировок на краткосрочные и длительные (п. 4 Постановления N 749, письма Минфина РФ от 28.04.2010 N 03-03-06/1/304, Минздравсоцразвития РФ от 16.04.2010 N 924-12).

Оформляем документы

В настоящее время требования оформления служебной командировки закреплены в Постановлении N 749. В соответствии с требованиями п. 6 и 7 Постановления N 749 до отъезда руководителя в командировку необходимо оформить:

- служебное задание, в котором указывается цель командировки. Для этого используется форма Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". При этом графу 12 "Краткий отчет о выполнении задания" командированный работник заполняет только после возвращения из командировки;

- командировочное удостоверение (форма Т-10), которое подтверждает срок пребывания в командировке. Именно в этом документе проставляются даты приезда в пункт (или в несколько пунктов) назначения и выбытия из них. Исключение составляют только случаи, когда работник направлен в командировку за пределы территории РФ (кроме стран СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы)*(4). В этом случае подтверждением факта пребывания работника в загранкомандировке будут отметки о пересечении государственной границы, поэтому достаточно будет ксерокопии соответствующих страниц загранпаспорта сотрудника.

Обратите внимание, что на основании подписанного и утвержденного служебного задания в кадровой службе бюджетной организации издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (по форме Т-9, форма Т-9а применяется при направлении в командировку двух и более работников одновременно).

К сведению. Формы служебного задания, командировочного удостоверения, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

В приказе обязательно указывают фамилию и инициалы командируемого работника, его должность, структурное подразделение, где он работает, цель, время и место командировки, а также источник оплаты командировочных расходов (за счет бюджетных или внебюджетных средств учреждения). Как известно, все эти документы подписываются руководителем организации. Поэтому получается, что при возникновении необходимости в командировке руководитель бюджетной организации сам себя туда направляет.

Право издания распорядительных документов в организации закрепляется в ее уставе. Таким правом изначально обладает ее руководитель. Кроме того, руководитель организации делегирует право подписи документов, в том числе приказов, своим заместителям и иным лицам. Однако это не лишает права подписи самого руководителя.

С 1 января 2013 года требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учетных документов в Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) отсутствует, но их использование привычно для многих организаций. Кроме того, самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки, а применение таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри организации, так и с контрагентами. Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

Документы по возращении

По возвращении из командировки руководителю необходимо завершить оформление некоторых документов, выписанных при направлении его в командировку, а также заполнить авансовый отчет.

Дооформить нужно следующие документы: командировочное удостоверение (если оно было оформлено), отчет о выполненной в командировке работе (оборотная сторона служебного задания).

Также необходимо заполнить авансовый отчет по унифицированной форме 0504049 *(5). Данный отчет вместе с документами, подтверждающими командировочные расходы, необходимо представить в течение трех рабочих дней*(6) по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом, если работник вернулся из командировки в выходной (или праздничный) день, трехдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения. К авансовому отчету в обязательном порядке прикладываются все документы, подтверждающие расходы (например, проездные документы, счета за проживание, документы, подтверждающие время нахождения в загранкомандировке и т.д.).

Компенсируем расходы

При направлении в служебную командировку работник имеет право на возмещение следующих видов расходов (ст. 168 ТК РФ):

- на проезд;

- на наем жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Однако организации, финансирующиеся за счет средств федерального бюджета, при возмещении командировочных расходов обязаны руководствоваться требованиями Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" (далее - Постановление N 729), а федеральные органы власти - еще и Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих" (далее - Указ N 813).

Расходы на проезд

К расходам на проезд сотрудников бюджетных организаций к месту командирования и обратно относятся:

- стоимость железнодорожных, автобусных и авиабилетов;

- оплата услуг по предварительной продаже (бронированию) и оформлению билетов;

- платежи по обязательному личному страхованию пассажиров на транспорте. Обратите внимание, что возмещается только стоимость платежей по обязательному личному страхованию пассажиров на транспорте, а стоимость добровольного страхования возмещению не подлежит (пп. "в", п. 1 Постановления N 729);

- плата за пользование в поезде постельными принадлежностями;

- стоимость проезда к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта. За счет бюджетных средств подлежат возмещению расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси).

В соответствии с п. 12 Постановления N 749 расходы на проезд к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы.

В бюджетных учреждениях сотрудники подразделяются на различные категории, в частности: работники, руководители, помощники (советники), специалисты.

В соответствии с п. 21 Указа N 813 расходы на проезд для категории "руководители" возмещаются согласно следующим нормам:

- воздушным транспортом - по билету первого класса;

- морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в каюте "люкс" с комплексным обслуживанием пассажиров;

- железнодорожным транспортом - в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес-класса с двухместными купе категории "СВ", или в вагоне категории "С" с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес-класса.

Однако по решению руководителя бюджетной организации в соответствии с п. 3 Постановления N 729 расходы, превышающие данные нормы, могут быть возмещены работнику бюджетного учреждения при наличии экономии денежных средств, выделенных из федерального бюджета, или при осуществлении бюджетным учреждением приносящей доход деятельности и только за счет данных средств. А в случае превышения вышеуказанных норм самим руководителем бюджетного учреждения решение о возмещении данных расходов должно приниматься работодателем.

Если оригиналы билетов утеряны, составляется служебная записка на имя главного бухгалтера с объяснением ситуации и просьбой принять отчет без билетов.

Примечание. Пример формулировки докладной записки (утеря билетов)

Прошу принять отчет за командировку в г. Иркутск, состоявшуюся в период с 06.05.2013 по 10.05.2013 без оригиналов авиабилетов. Командировочное удостоверение прилагаю.

К служебной записке прилагаются посадочные талоны и отметки аэропорта о пересечении границы для заграничной командировки или командировочное удостоверение для командировок по территории РФ либо любые другие документы, подтверждающие, что поездка состоялась.

Аналогичную записку можно составить в случае утери одного или нескольких посадочных талонов на самолет. Ведь именно посадочные талоны являются подтверждением того, что перелет состоялся и пассажир использовал купленный за счет компании билет.

Примечание. Пример формулировки докладной записки (утеря посадочных талонов)

Прошу принять к учету авиабилеты по направлению Москва-София от 20.05.2013 без посадочных талонов. Копии авиабилетов и отметки аэропорта о пересечении границы прилагаю.

Расходы на наем жилого помещения

В соответствии с п. 14 Постановления N 749 расходы на бронирование и наем жилого помещения на территории РФ работникам возмещаются (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом. Бюджетным организациям при возмещении оплаты проживания необходимо руководствоваться Постановлением N 729, которое устанавливает, что возмещение расходов на наем жилого помещения осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки.

Иногда в счете руководителя есть строки за услуги, которые не должны компенсироваться бюджетной организацией. Тогда самым простым способом выхода из такой ситуации будет написать служебную записку на имя главного бухгалтера с просьбой вычесть эти суммы из зарплаты.

Примечание. Пример формулировки докладной записки

Прошу вычесть из моей заработной платы за май 2013 года сумму в размере 1 100 (одна тысяча сто) руб. 42 коп., потраченную на химчистку во время нахождения в командировке в Болгарии в период с 20.05.2013 по 25.05.2013.

Бывают ситуации, когда руководитель командируется в местность, где гостиницы отсутствуют и приходится снимать частное жилье. Как при таких обстоятельствах можно подтвердить расходы? Одним из вариантом подтверждения будет письменный договор найма с хозяином жилья (ст. 671, 674 ГК РФ). Второй вариант - составление в произвольной форме документа между нанимателем и наймодателем о произведенных расходах, который необходимо приложить к авансовому отчету (Постановление ФАС СЗО от 18.10.2007 N А56-8092/2007).

Расходы, связанные с проживанием

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в служебной командировке, в том числе за период нахождения в пути. В настоящее время размер суточных, выплачиваемых за счет средств федерального бюджета, составляет 100 руб. (пп. "б" п. 1 Постановления N 729).

Согласно ст. 168 ТК РФ учреждение может самостоятельно определить порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, закрепив их в коллективном договоре либо локальном нормативном акте. То есть в случае осуществления бюджетным учреждением приносящей доход деятельности оно может увеличить данную норму суточных на любую сумму, выплачивая ее за счет этих средств.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - следующие сутки (п. 4 Постановления N 749). При командировках в местность, откуда работник по условиям транспортного сообщения и характеру выполняемого служебного задания имеет возможность ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства, суточные ему не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха (п. 11 Постановления N 749).

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы на наем жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев (п. 25 Постановления N 749).

Иные расходы

К иным расходам, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, относится оплата багажа, услуг связи, залов официальных лиц и делегаций, автостоянок и др. Данные расходы возмещаются работнику на основании подтверждающих документов. Никакими нормами их размер не ограничен.

Кроме того, согласно п. 23 Постановления N 749 при направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно ему возмещаются расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта, расходы на оформление обязательной медицинской страховки, иные обязательные платежи и сборы.

Иные расходы, связанные с командировками, возмещаются при представлении подтверждающих документов. Случаи, порядок и размеры таких расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 24 Постановления N 749).

Ю.Н. Калмыкова,

эксперт журнала

"Руководитель бюджетной организации"

"Руководитель бюджетной организации", N 7, июль 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) См. статью Ю.Н. Калмыковой "Организуем командировку руководителя", N 6, 2013.

*(2) Поездка работника по распоряжению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Постановление N 749)).

*(3) Выдача доверенности регулируется ГК РФ (ст. 185-189).

*(4) Пункт 15 Постановления N 749.

*(5) Приложение 6 к Положению о порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Федерального агентства по управлению государственным имуществом, утв. Приказом Росимущества от 28.04.2009 N 118.

*(6) Пункт 26 Постановления N 749.