Штатное расписание как обязательный документ в организации (Л.В. Куревина, "Отдел кадров коммерческой организации", N 7, июль 2013 г.)

Штатное расписание как обязательный документ в организации

В том, что штатное расписание является обязательным документом для бюджетных организаций, сомнений нет. По-другому дело обстоит с коммерческими организациями, ведь трудовым законодательством такого требования не установлено. Некоторые работодатели игнорируют необходимость составления этого документа. Но, как говорится, все обходится до разу. Штатное расписание не только является предметом проверки контролирующих органов, оно может понадобиться при судебных разбирательствах в случае спора с работниками при сокращении численности или штата организации и т.д. О штатном расписании мы и поговорим в нашей статье.

В "Современном экономическом словаре"*(1) под штатным расписанием понимается утвержденный, принятый перечень численного состава работников предприятия, учреждения с указанием их количества, должностей, должностных окладов, особенностей оплаты.

В Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1) дается более широкое определение. Под штатным расписанием понимается документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением), содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Обязательно ли штатное расписание? В Трудовом кодексе о штатном расписании упоминается в ст. 15, 57 ТК РФ, согласно которым трудовая функция сотрудника определена как работа "по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы". Тем самым, пусть и косвенно, но трудовым законодательством дается указание на ведение в организациях такого документа.

Кроме этого, штатное расписание запрашивается органами ФСС при проверке правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование*(2). А органы ПФР требуют штатное расписание при проверке достоверности представленных организациями сведений о трудовом стаже работника и его заработке, для подтверждения факта работы в той или иной должности и т.д.*(3) Довольно часто при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание и налоговые органы. Да и самому работодателю штатное расписание позволяет более наглядно представить структуру, состав и численность сотрудников организации, а также расходы на зарплату.

Если в организации проводилось сокращение штата или численности работников, штатное расписание, изданное до сокращения, новое штатное расписание и соответствующие приказы будут одними из основных доказательств в суде в случае спора с работником. Также штатное расписание подтверждает, что в организации отсутствуют вакантные должности, в случаях, установленных Трудовым кодексом, когда работнику должен был предложен перевод, в том числе при сокращении штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

То есть, несмотря на отсутствие у работодателя обязанности вести штатное расписание, он может быть даже привлечен к административной ответственности за нарушение законодательства о труде и охране труда, если указанный документ отсутствует.

Так, индивидуальный предприниматель С.А. был привлечен ГИТ в Краснодарском крае к административной ответственности в виде штрафа (Постановление от 23.01.2012 N 7-11753-11-ОБ\0110\6), согласно которому ИП С.А. нарушены нормы трудового права: не составлялось и не утверждалось штатное расписание; не велся учет рабочего времени, фактического отработанного каждым сотрудником; при переводе работника на другую должность не было составлено письменное соглашение об изменении основных условий трудового договора (Апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 17.07.2012 по делу N 33-12665/2012).

Форма штатного расписания

Для некоторых бюджетных учреждений форма штатного расписания утверждена ведомственными нормативными правовыми актами. Например, форма штатного расписания и порядок его утверждения для бюджетных и казенных учреждений МЧС установлены Приказом МЧС РФ от 24.09.2008 N 563*(4). Штатное расписание для уголовно-исполнительной инспекции утверждено Приказом ФСИН РФ от 23.01.2012 N 24*(5), а примерная форма штатного расписания амбулаторно-поликлинического учреждения здравоохранения - Приказом Минздравмедпрома РФ от 18.01.1996 N 16*(6).

Коммерческие организации за основу, как правило, применяют унифицированную форму Т-3, утвержденную Постановлением N 1, дополняя ее или, наоборот, исключая определенные графы. Несмотря на то, что применение этой формы не обязательно, а носит лишь рекомендательный характер, она удобна в использовании, поскольку содержит все необходимые реквизиты. Рассмотрим, как эта форма заполняется.

В первую очередь в нее вносятся следующие сведения:

- наименование организации - указывается в точном соответствии с учредительными документами. Если есть сокращенное наименование, оно указывается в скобках;

- код по ОКПО - указывается согласно информационному письму органа государственной статистики;

- "Номер документа". При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

- дата составления указывается текущая;

- в строке "На период" указываются период действия штатного расписания и дата его ввода в действие;

К сведению. Если вы не собираетесь составлять штатное расписание на определенный период, нужно указать только дату ввода в действие.

- в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Затем заполняются десять граф формы.

Графа 1 - "Наименование структурного подразделения". В ней перечисляются обособленные структурные подразделения (филиалы и представительства) и административные подразделения (отделы, цеха и т.д.). Если в организации есть филиалы или представительства, начать лучше со структурных подразделений головной организации - "Администрация", "Бухгалтерия", "Отдел кадров" и т.д. в порядке подчинения, а затем уже указывать филиалы и их структурные подразделения, если таковые имеются.

Графа 2 - "Код". В ней указываются номера подразделений, которые присваиваются в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Графа 3 - "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". Если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ). Если же работа в организации не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот и гарантий, то наименование должности, профессии присваивает сам работодатель.

Графа 4 - "Количество штатных единиц". В ней указывается количество штатных единиц (в том числе неполных - "0,5", "0,25" и т.д.).

Графа 5 - "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.". В данной графе указывается фиксированный размер оплаты труда по должности за выполнение нормы труда за единицу времени или исполнение трудовых обязанностей за месяц. Это может быть как фиксированный размер оплаты труда работников в рублевом исчислении, так и проценты (от выручки, прибыли) или коэффициент трудового участия (КТУ), коэффициент распределения и пр. в соответствии с законодательством РФ, коллективным и трудовым договорами, соглашениями и иными нормативными актами организации (абз. 3 разд. 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1).

Обратите внимание! Нельзя указывать "вилку" окладов в штатном расписании, поскольку согласно ст. 22 ТК РФ оплата должна быть равной за равный труд. Возможность выплачивать заработную плату (а не должностной оклад) в большем размере одному из работников, имеющих одноименные должности, может быть реализована путем установления ему надбавок или иных доплат (Письмо Роструда от 27.04.2011 N 1111-6-1). Но лучше, чтобы одинаковых должностей с разными окладами в штатном расписании вообще не было.

Графы 6, 7 и 8 - "Надбавки, руб.". Это доплаты и надбавки компенсационного характера и стимулирующие выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ ("северные" надбавки, надбавки за особые условия труда и др.), а также установленные работодателем (за сложность, связанные с режимом работы и т.д.).

Графа 9 - "Всего в месяц". В ней указывается сумма должностного оклада и надбавок. Сумма указывается либо в рублях, либо в соответствующих измерениях (проценты, коэффициенты и пр.). Если оклад установлен в рублях, а надбавки - в процентах или коэффициентах, в данной графе делается прочерк, а в графе 10 дается ссылка на документы, их устанавливающие.

Графа 10 - "Примечание". В нее вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок, и т.д.

Обращаем внимание, что в штатном расписании указываются не фамилии сотрудников, а только должности, в том числе вакантные.

Часто возникает вопрос, может ли филиал или представительство иметь свое штатное расписание. Считаем, что все зависит от того, насколько наделен полномочиями руководитель такого филиала. Если ему предоставлено право разрабатывать структуру и штатную численность филиала, составлять штатное расписание и вносить в него изменения, то имеет смысл оформлять отдельное штатное расписание, но при этом следует разработать четкую процедуру согласования оформления и внесения изменений с руководителем организации. Если же все кадровые и структурные перестановки осуществляются руководителем организации, составляется одно штатное расписание организации, а в филиале достаточно иметь копию или выписку из него.

Итак, работодатель может использовать унифицированную форму, может видоизменить ее, дополнив какой-либо информацией, а может вообще разработать новую. В любом случае применение конкретной формы штатного расписания должно быть отражено в учетной политике организации.

Порядок утверждения штатного расписания

Заполнением штатного расписания, как правило, занимается начальник отдела кадров или главный бухгалтер. Но если даже этот документ составляет кадровик, главный бухгалтер должен принимать в этом участие. А согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, обязанность по составлению штатных расписаний в соответствии с утвержденной структурой управления, схемами должностных окладов, фондами заработной платы и действующими нормативами, внесению в них изменений осуществляет экономист по труду. Конечно, такая должность предусмотрена далеко не в каждой организации, поэтому разработку штатного расписания целесообразно поручить сотрудникам нескольких подразделений приказом руководителя.

Штатное расписание составляется по унифицированной форме, подписывается начальником отдела кадров и главным бухгалтером и утверждается приказом руководителя или уполномоченным им на это лицом. Печать на нем проставлять не обязательно. Если штатное расписание составлено на нескольких листах, нужно или прошить его и пронумеровать, или на каждом листе предусмотреть строчки для подписей.

Согласовывать штатное расписание с представительным органом работников или нет, зависит от того, относится ли данный документ к локальным нормативным актам. С одной стороны, штатное расписание является таким актом, а с другой - организационно-распорядительным документом.

Что такое локальный нормативный акт? Это акт, которым регулируются трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения.

К сведению. В соответствии с Письмом Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1 (далее - Письмо N 428-6-1) штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда.

В силу ст. 8 ТК РФ работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. В случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такового).

К локальным актам, при составлении которых необходимо учитывать мнение представительного органа, Трудовым кодексом отнесены графики сменности (ст. 103), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190) и др.

Да, действительно в штатном расписании указываются размеры должностных окладов, надбавок и особенности оплаты, но все же основным документом, устанавливающим систему оплаты труда, является такой локальный акт, как положение об оплате труда, который уже согласован с представительным органом работников. Поэтому в любом случае штатное расписание работодатель утверждает самостоятельно, если только обязанность согласования с представительным органом не предусмотрена коллективным договором или соглашением (ч. 3 ст. 8 ТК РФ).

Обратите внимание! Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, однако знакомить со штатным расписанием не нужно. Мало того, если работнику понадобится штатное расписание, работодатель в целях соблюдения требований о передаче персональных данных (ст. 88 ТК РФ) может выдать ему только выписку из данного документа, содержащую сведения только о его должности и выплатах.

Вносим изменения

В Письме N 428-6-1 к изменениям штатного расписания чиновники относят переименование структурных подразделений или должностей, изменение окладов, сокращение численности или штата работников. К этому перечню можно добавить исключение вакантных должностей или целых подразделений, а также ввод новых штатных единиц.

Изменения в штатном расписании предлагается оформлять либо изданием приказа о соответствующем изменении, либо утверждением нового штатного расписания. Считаем, что при любом изменении удобнее утверждать новое расписание, чтобы не заглядывать в другие документы, а сразу видеть новую структуру, должности и др. Приказ о внесении изменений издается в любом случае. Затем издается приказ об утверждении нового штатного расписания, причем следует указать дату, с которой новое расписание вступает в действие. Приведем образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью "Алмаз"
(ООО "Алмаз")

25 декабря 2012 г.

г. Пенза

Приказ N 36К
об утверждении штатного расписания

Приказываю:

1. Утвердить новое штатное расписание в количестве 55 штатных единиц и месячным фондом заработной платы в размере 1 852 300 (один миллион восемьсот пятьдесят две тысячи триста) рублей.

2. Ввести штатное расписание от 25.12.2012 N 3 в действие с 1 января 2013 г.

Приложение: штатное расписание от 25.12.2012 N 3.

Генеральный директор                  Алмазов                Б.В. Алмазов

Обратим внимание на некоторые моменты, связанные с внесением изменений в штатное расписание.

1. Если в организации планируется сокращение штата, то до проведения мероприятий по сокращению (уведомлению работников о предстоящем увольнении) необходимо исключить из штатного расписания вакантные должности. При исключении таких должностей уведомлять работников не нужно.

2. При определении даты введения в действие нового штатного расписания или внесения в него изменений в связи с сокращением штата следует руководствоваться ч. 2 ст. 180 ТК РФ, согласно которой работники должны быть уведомлены о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца. В связи с этим изменения или новое штатное расписание не могут вступить в силу ранее двух месяцев с момента уведомления.

3. При изменении размера окладов, наименований должностей, структурной перестановке (переводе работников из одного структурного подразделения в другое) также следует провести процедуру уведомления работников и внести изменения в трудовые договоры. При этом, если работники согласны на такие изменения, соблюдается порядок, установленный ст. 72 ТК РФ, то есть заключаются дополнительные соглашения к трудовым договорам. Если же работники не согласны, изменения вносятся в порядке ст. 74 ТК РФ. При отказе работника работать в новых условиях ему должна быть предложена другая имеющаяся работа. В случае отсутствия такой работы или отказе от предложенной работы трудовой договор прекращается по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

4. Если изменяется наименование структурного подразделения, указанного в трудовом договоре, порядок внесения изменений такой же, как описано выше. Если же структурное подразделение не указано в договоре, работодатель издает приказ о внесении соответствующих изменений в штатное расписание, личные карточки и (в случае необходимости) в трудовые книжки работников. С данным приказом работников следует ознакомить под роспись.

В заключение скажем несколько слов о таком документе, как штатная расстановка. По сути, это то же штатное расписание, только в нем указываются конкретные работники, занимающие должности в организации. Данный документ применяется для личного пользования кадровиков или других лиц, ведущих кадровую работу. Он составляется по форме штатного расписания, но добавляются графа с фамилиями и инициалами работников и (по желанию) графа, в которую вносятся различные сведения о работниках.

Л.В. Куревина,

эксперт журнала

"Отдел кадров коммерческой организации"

"Отдел кадров коммерческой организации", N 7, июль 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. (М.: ИНФРА-М, 2006).

*(2) Пункт 91 Постановления ФСС РФ от 07.04.2008 N 81 "Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам".

*(3) Постановление Правления ПФ РФ от 30.01.2002 N 11 "Об утверждении Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования".

*(4) "О порядке утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС России и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС России".

*(5) "Об утверждении типовых структур и штатного расписания уголовно-исполнительной инспекции".

*(6) "Порядок составления штатного расписания учреждениями здравоохранения".