Организация документооборота в бухгалтерской службе учреждения (И. Зернова, "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2013 г.)

Организация документооборота в бухгалтерской службе учреждения

Как следует из п. 6 Инструкции N 157н*(1), учреждения должны внутренним актом утвердить правила документооборота и технологию обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с принятым графиком документооборота. Своевременное поступление первичных учетных документов в бухгалтерию позволит оперативно отражать в бухгалтерском учете содержащуюся в них информацию. В статье ознакомимся с основными правилами организации документооборота и рассмотрим отдельные моменты составления графика.

Общие положения

Под документооборотом понимается движение документа от момента его составления или получения от других организаций до сдачи в архив.

В настоящее время основным документом, регулирующим организацию документооборота в учреждении, является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее - Положение N 105).

Однако его следует применять в части, не противоречащей следующим правовым актам:

- Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ);

- Инструкции N 157н;

- Приказу Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ Минфина РФ N 173н).

Основным моментом в организации документооборота является составление графика.

Составление графика документооборота

Движение первичных учетных документов регламентируется графиком, работа по составлению которого организуется главным бухгалтером. График документооборота может быть оформлен как приложение к учетной политике учреждения или в виде отдельного внутреннего акта и утвержден приказом руководителя учреждения (п. 5.1, 5.2 Положения N 105).

Поскольку форма графика документооборота на законодательном уровне не утверждена, учреждение вправе разработать его самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Как указано в п. 5.4 Положения N 105, график документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

При разработке графика важно предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей при прохождении каждого первичного документа, определить минимальный срок его нахождения в подразделении.

Работники учреждения обязаны составлять и представлять документы, относящиеся к сфере их деятельности, согласно графику документооборота.

На лиц, создавших и подписавших документы, возложена ответственность за соблюдение этого графика, своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных (п. 5.6 Положения N 105).

Контроль за соблюдением исполнителями графика по учреждению осуществляет главный бухгалтер (п. 5.7 Положения N 105).

Перед составлением графика документооборота необходимо обратить внимание на следующие моменты.

1. Нужно определиться с перечнем документов, используемых для организации и отражения операций финансово-хозяйственной деятельности учреждения, то есть установить все факты хозяйственной деятельности учреждения, которые должны оформляться соответствующими первичными учетными документами.

При поступлении таких документов в бухгалтерию следует учитывать требования, предъявляемые к ним п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

а) в первичном учетном документе обязательно должны присутствовать:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц;

б) первичные учетные документы должны формироваться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции;

в) первичные и сводные учетные документы должны быть составлены на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей учреждения, на машинных носителях в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи (далее - электронный документ).

При формировании электронного документа по письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры учреждение должно создать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях.

Для осуществления внутреннего (предварительного, последующего) финансового контроля и упорядочения обработки данных о фактах хозяйственной жизни, отражаемых на счетах бухгалтерского учета, на основании первичных учетных документов, составленных с целью подтверждения указанных операций, составляются сводные учетные документы по формам, утвержденным Минфином в установленном порядке. При отсутствии такой формы сводного учетного документа учреждение вправе в рамках формирования своей учетной политики утвердить формы сводных учетных документов на основании требований к составу обязательных реквизитов, предусмотренных п. 7 Инструкции N 157н.

В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и хозяйственных операциях, их изменяющих, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации, учреждение вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы, дополнительные реквизиты (данные) (п. 7 Инструкции N 157н).

Учреждения государственного сектора должны использовать формы первичных учетных документов, утвержденные Приказом Минфина РФ N 173н.

Документы, формы которых не унифицированы, разрабатываются учреждением самостоятельно и являются приложением к его учетной политике, утверждаемой приказом руководителя (п. 7 Инструкции N 157н).

Следует обратить внимание на то, что в соответствии с п. 8 Инструкции N 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к бухгалтерскому учету при наличии на них подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

2. Установить и утвердить ответственных за оформление документов лиц, схему движения документов между ними, а также сроки представления этих документов.

Для обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни (результатов операций) первичный учетный документ формируется в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции (п. 9 Инструкции N 157н).

3. Определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов. Эти лица систематизируют и накапливают информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Информация должна указываться учреждением в регистрах бухгалтерского учета, составляемых по формам, утвержденным Приказом Минфина РФ N 173н.

Записи в регистры бухгалтерского учета (журналы операций) должны вноситься по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичных (сводных) учетных документов (но не позднее следующего дня после получения первичных (сводных) учетных документов) на основании отдельных документов или группы однородных документов.

Согласно п. 11 Инструкции N 157н регистры бухгалтерского учета могут формироваться в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях, а при наличии технической возможности - на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную цифровую подпись.

Данные проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов нужно систематизировать в хронологическом порядке (по датам совершения операций) и (или) сгруппировать по соответствующим счетам бухгалтерского учета накопительным способом и отразить в соответствующих регистрах-журналах, информацию из которых затем следует перенести в главную книгу.

По окончании каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть хронологически подобраны и сброшюрованы. На обложке указывается: название и порядковый номер папки (дела); период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал операций) с указанием года и месяца (числа); наименование регистра бухгалтерского учета (журнала операций) с указанием номера (при наличии); количество листов в папке (деле).

На бумажном носителе по первичным (сводным) электронным документам, принятым к учету, формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов) в соответствии с установленной графиком документооборота периодичностью. Он подшивается в отдельную папку (дело) (п. 11 Инструкции N 157н).

4. Определить сроки хранения первичных документов и учетных регистров. Учреждение должно обеспечить их хранение в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Сроки хранения указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

До передачи в архив первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Например, согласно Перечню первичные учетные документы и приложения к ним, в которых зафиксирован факт совершения хозяйственной операции и которые являются основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, ордера, табели, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) хранятся в течение пяти лет (при условии проведения проверки, ревизии), как и регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.).

Приведем пример графика документооборота, составленного в форме таблицы.

Наименование документа, количество экземпляров	Составление документа		Обработка документа		Срок хранения документов
	Ответственное лицо	Срок исполнения	Ответственное лицо	Срок обработки
Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (1 экземпляр)	Ответственные лица подразделений	1-е число месяца, следующего за отчетным	Бухгалтер-расчетчик	В течение 3 рабочих дней	5 лет после проведения проверки, ревизии
Кассовые документы (1 экземпляр)	Кассир	Ежедневно	Бухгалтер	Ежедневно	5 лет после проведения проверки, ревизии
Путевой лист (1 экземпляр)	Диспетчер	Ежедневно	Бухгалтер	Ежедневно	5 лет после проведения проверки, ревизии
Приказ о направлении работника в служебную командировку (2 экземпляра)	Отдел кадров	Не менее чем за 5 дней до отъезда в командировку	Бухгалтер	В течение 1 рабочего дня	75 лет
Авансовый отчет (1 экземпляр)	Подотчетные лица	В течение 3 рабочих дней по прибытии из командировки	Бухгалтер	В течение 3 рабочих дней	5 лет после проведения проверки, ревизии
Требование-накладная (2 экземпляра)	Материально ответственное лицо	1-ое число месяца, следующего за отчетным	Бухгалтер	В течение 3 рабочих дней	5 лет после проведения проверки, ревизии
Акт о списании бланков строгой отчетности (2 экземпляра)	Материально ответственное лицо	1-ое число месяца, следующего за отчетным	Бухгалтер	В течение 3 рабочих дней	3 года

Если график документооборота составлен правильно и соблюдается ответственными лицами, это способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри учреждения.

И. Зернова,

эксперт журнала "Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.