Вопрос: Каков порядок оформления, выдачи и отражения в учете материальной помощи сотруднику? ("Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2013 г.)

Каков порядок оформления, выдачи и отражения в учете материальной помощи сотруднику?

Материальная помощь сотрудникам может выдаваться в соответствии с локальными нормативными актами учреждения (коллективным договором, положением по оплате труда), в которых указываются основания, размеры и порядок ее выплаты. Как правило, материальная помощь оказывается сотрудникам, находящимся в трудной жизненной ситуации, а также при рождении детей, уходе в отпуск, регистрации брака и в других случаях.

Сотрудник обращается к руководителю учреждения с письменным заявлением, в котором указываются причины обращения за материальной помощью. К заявлению могут быть приложены копии документов, подтверждающих причину обращения. Решение руководителя об оказании помощи оформляется соответствующим приказом. В данном приказе указывается, за счет каких средств учреждения производится данная выплата. Это могут быть средства субсидий или средства, полученные от приносящей доход деятельности. Копия приказа передается в бухгалтерскую службу и является основанием для предоставления данной выплаты.

При начислении и выдаче материальной помощи необходимо обратить внимание на особенности обложения ее НДФЛ и страховыми взносами.

НДФЛ. Согласно п. 28 ст. 217 НК РФ материальная помощь, оказываемая работодателями своим работникам, а также бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту, в сумме, не превышающей 4 000 руб. в течение налогового периода, не облагается НДФЛ.

В соответствии с п. 8 ст. 217 НК РФ единовременные выплаты (в том числе в виде материальной помощи) не облагаются НДФЛ в полном объеме, когда они выплачиваются:

- в связи со стихийным бедствием или с другим чрезвычайным обстоятельством;

- членам семьи умершего работника, бывшего работника;

- пострадавшим от террористических актов на территории РФ;

- при рождении (усыновлении) ребенка, но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.

Для того чтобы выяснить, что является чрезвычайным обстоятельством, обратимся к Письму Минфина РФ от 04.02.2013 N 03-04-06/0-34. В нем сказано, что в Федеральном законе от 21.12.1994 N 68-ФЗ "О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера" дано определение понятия чрезвычайной ситуации. Под ней понимается обстановка на определенной территории, сложившаяся в результате аварии, опасного природного явления, катастрофы, стихийного или иного бедствия, которая может повлечь или повлекла за собой человеческие жертвы, ущерб здоровью людей или окружающей среде, значительные материальные потери и нарушение условий жизнедеятельности людей. Этот факт должен быть задокументирован в установленном порядке.

Страховые взносы. Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ*(1) и ст. 20.2 Федерального закона N 125-ФЗ*(2) не подлежат обложению страховыми взносами по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, по ОМС в ФФОМС и страховыми взносами по ОПС, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний:

1) материальная помощь в размере, не превышающем 4 000 руб. на одного работника за расчетный период;

2) в полном объеме единовременная материальная помощь, выданная в целях возмещения материального ущерба или вреда здоровью, причиненного чрезвычайным обстоятельством, стихийным бедствием, а также пострадавшим от террористических актов на территории РФ;

- в связи со смертью члена семьи работника;

- работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении) ребенка, выплачиваемая в течение первого года жизни после рождения (усыновления), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.

Операции по принятию и исполнению автономным учреждением обязательств в сумме начисленной работникам материальной помощи отражаются в соответствии с п. 131, 157 Инструкции N 183н*(3) на основании расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), расчетной ведомости (ф. 0301010), расходного кассового ордера (ф. 0310002).

Пример

Сотруднику основного персонала учреждения по приказу руководителя и в соответствии с коллективным договором выделена материальная помощь в связи с утратой имущества при пожаре в размере 30 000 руб. за счет средств от приносящей доход деятельности. Данный факт не относится к чрезвычайным обстоятельствам, так как отсутствует соответствующий документ.

Операция отражается в учете следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислена материальная помощь сотруднику	2 109 60 211	2 302 11 000	30 000
Начислен НДФЛ (30 000 - 4 000) руб. х 13%	2 302 11 000	2 303 01 000	3 380
Начислены страховые взносы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (30 000 - 4 000) руб. х 2,9%	2 109 60 213	2 303 02 000	754
Начислены страховые взносы по обязательному медицинскому страхованию в ФФОМС (30 000 - 4 000) руб. х 5,1%	2 109 60 213	2 303 07 000	1 326
Начислены страховые взносы по ОПС на выплату страховой части трудовой пенсии (30 000 - 4000) руб. х 16%	2 109 60 213	2 303 10 000	4 160
Начислены страховые взносы по ОПС на выплату накопительной части трудовой пенсии (30 000 - 4 000) руб. х 6%	2 109 60 213	2 303 11 000	1 560
Начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (30 000 - 4000) руб. х 0,2%	2 109 60 213	2 303 06 000	52
Выдана материальная помощь через кассу учреждения (30 000 - 3 380) руб.	2 302 11 000	2 201 34 000	26 620

О. Лунина,

редактор журнала "Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 июля 2013 г.

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

*(2) Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

*(3) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.