Комментарий к письму Минфина России от 11.04.2013 N 03-04-06/11996 ("Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 12, июнь 2013 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 11.04.2013 N 03-04-06/11996

Компенсационные выплаты, возмещающие расходы в связи с использованием личного имущества персонала в интересах работодателя, освобождаются от обложения НДФЛ. К тому же эти суммы выведены из-под обложения страховыми взносами, если эта потребность связана с исполнением трудовых обязанностей.

Многие работники с согласия или ведома нанимателя и в его интересах используют свое личное имущество: инструменты, личный транспорт, оборудование, другие технические средства и материалы. В свою очередь работодатель выплачивает им компенсацию за использование, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещает расходы, связанные с его использованием. Причем размер возмещения расходов договорившиеся стороны определяют соглашением, составленным в письменной форме. Это предусмотрено статьей 188 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ).

Опубликованное письмо Минфина России посвящено порядку учета в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, сумм компенсации за использование личного имущества работников в производственных целях организации и обложению НДФЛ указанных компенсационных выплат.

Учет в расходах

Так, согласно разъяснениям специалистов финансового министерства, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях:

- определяется соглашением между организацией и таким сотрудником;

- должен соответствовать положениям статьи 252 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.

Статья 188 Трудового кодекса РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, если он владеет им на праве собственности.

По расходам на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов необходимо иметь в виду следующее. Они включаются в базу по налогу на прибыль организаций в пределах норм, установленных Правительством РФ в соответствии с положениями подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Напомним, нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль такие затраты относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Согласно ему, для целей налогообложения прибыли компенсация учитывается:

- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 кубических сантиметров включительно - в сумме 1200 рублей в месяц;

- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя более 2000 кубических сантиметров - 1500 рублей в месяц.

Размер компенсации работнику за использование личного мотоцикла для служебных поездок составляет 600 рублей в месяц.

Превышение суммы компенсации над установленными нормами организация в состав прочих расходов не включает и налогооблагаемую прибыль при этом не уменьшает.

Отметим, что в бухгалтерском учете суммы компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности.

Пример

В мае менеджеру ООО "Удача" Иванову А.А. назначена ежемесячная компенсация за использование личного автомобиля "УАЗ патриот" в служебных целях.

Сумма компенсации - 2800 рублей. Объем двигателя автомобиля - 2693 куб. см.

В бухгалтерском учете за май сумму компенсации (2800 руб.) ООО "Удача" отразила в составе расходов по обычным видам деятельности.

В налоговом учете сумму компенсации фирма включила в составе прочих расходов только в пределах норм (1500 руб.).

Превышение суммы компенсации над законодательно установленной нормой в размере 1300 рублей (2800 руб. - 1500 руб.) в составе прочих расходов ООО "Удача" не учла. Эта сумма налогооблагаемую прибыль организации не уменьшает.

Следует иметь в виду, что расходы на компенсацию за использование личного грузового транспорта работника главой 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ не предусмотрены.

Однако перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, исчерпывающим не является. Поэтому суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного грузового транспорта, поименованного в статье 188 ТК РФ, для выполнения служебного задания, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов при условии, что они отвечают требованиям статьи 252 НК РФ.

Причем ввиду того, что статья 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование принадлежащего работнику имущества, в целях главы 25 НК РФ такое грузовое транспортное средство также должно принадлежать работнику на праве собственности. Об этом сообщается в письме Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150.

Обложение НДФЛ

В опубликованном письме Минфин России, учитывая положения статьи 188 ТК РФ, заключил следующее. Освобождению от обложения НДФЛ в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей, в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом фирма должна иметь в наличии расчеты компенсаций и документы, которые подтверждают:

- принадлежность используемого имущества налогоплательщику (например, технический паспорт на автомобиль и свидетельство о регистрации транспортного средства);

- фактическое использование имущества в интересах работодателя (в частности, соглашение между сотрудником и фирмой, заключенное к трудовому договору, должностная инструкция работника, подтверждающая разъездной характер работы и его производственную необходимость);

- суммы произведенных в этой связи расходов (приказ руководителя о выплате компенсации, расходный кассовый ордер).

Аналогичные разъяснения можно найти в письмах Министерства финансов РФ от 27.02.2013 N 03-04-06/5600, от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305, от 01.12.2011 N 03-04-06/6-328, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, а также в письме ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/15.

Отметим, в письме от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 финансовое министерство указало, что вносить изменения в статью 217 НК РФ в части установления норм компенсаций в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя нет необходимости. Наличие таких норм может привести к освобождению от налогообложения сумм компенсации в более высоких объемах, чем это должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства в настоящее время.

Начисление страховых взносов

Выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, признаются объектом обложения страховыми взносами:

- в Пенсионный фонд РФ на обязательное пенсионное страхование;

- в ФСС России на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

- в ФФОМС на обязательное медицинское страхование.

Это определено пунктом 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее - Закон N 212-ФЗ).

Аналогичные нормы действуют в отношении страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ (далее - Закон N 125-ФЗ)).

Не начисляются страховые взносы на все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах установленных законом норм), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Основание - подпункт 2 пункта 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ и подпункт 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона N 125-ФЗ.

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая работнику за использование личного имущества, не подлежит обложению названными выше страховыми взносами, если это связано с исполнением им трудовых обязанностей (разъездной характер работы, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и этим сотрудником. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.

Аналогичные разъяснения также приведены в письмах ФСС России от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, от 05.08.2010 N 2538-19.

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 12, июнь 2013 г.