Бланки строгой отчетности на предприятии общественного питания (О.А. Фролова, "Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2013 г.)

Бланки строгой отчетности на предприятии общественного питания

В прошлом номере мы писали о том, что у предприятий общепита - "вмененщиков", не применяющих ККТ, начались проблемы с контролирующим органом*(1). Подобная участь может постичь и индивидуальных предпринимателей, уплачивающих патент. Для тех, кто не желает применять ККТ в своей деятельности и хочет избежать ответственности на основании ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ, имеет смысл разработать бланк строгой отчетности (БСО). Ознакомимся подробнее с порядком его разработки, перечнем необходимых реквизитов, которые он должен содержать, а также с порядком учета и налогообложения операций, связанных с БСО.

Согласно п. 2 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ*(2) организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Как мы выяснили, услуги общественного питания поименованы в Общероссийском классификаторе услуг населению (ОК 002-93), утвержденном Постановлением Госстандарта РФ от 28.06.1993 N 163 (код 122000). Это позволяет сделать вывод, что предприятия общественного питания оказывают услуги населению, и значит, под действие данной нормы подпадают.

Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также их учета, хранения и уничтожения утвержден Постановлением Правительства РФ N 359*(3).

Форма БСО

В соответствии с п. 3 Постановления Правительства РФ N 359 бланк строгой отчетности должен содержать следующие реквизиты (за исключением п. 5, 6 данного документа):

а) наименование документа, шестизначный номер и серия;

б) наименование и организационно-правовая форма - для организации (фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя);

в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае его отсутствия - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

г) ИНН организации (индивидуального предпринимателя), выдавшей документ;

д) вид услуги;

е) стоимость услуги в денежном выражении;

ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

з) дата осуществления расчета и составления документа;

и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (предпринимателя). Причем нанесение печати типографским способом на документ, оформленный на БСО, не допускается (п. 5 Письма ФНС РФ от 10.09.2012 N АС-4-2/14961@);

к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (предприниматель).

Исключения, установленные п. 5, 6 этого документа (касающиеся федеральных органов, уполномоченных разрабатывать БСО и учреждений культуры), на предприятия общественного питания не распространяются. Соответственно, они вправе самостоятельно разработать БСО (содержащий необходимые реквизиты), и утверждать его форму в налоговом или каком-либо органе им не нужно (Информационное письмо Минфина РФ от 22.08.2008).

Согласно п. 4 Постановления Правительства РФ N 359 изготавливается БСО типографским способом или с использованием автоматизированных систем.

При изготовлении типографским способом бланк должен содержать сведения о его изготовителе (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж).

В силу п. 8 этого документа при заполнении БСО должно быть обеспечено одновременное оформление не менее одной копии либо бланк должен иметь отрывные части, за исключением случаев, когда:

- все реквизиты документа при изготовлении заполняются типографским способом;

- все или часть реквизитов документа указываются в электронном виде.

В типографии изготовителем должны быть проставлены также серия и номер БСО (п. 9 Постановления Правительства РФ N 359).

При изготовлении с использованием автоматизированной системы для одновременного заполнения бланка документа и его выпуска необходимо обеспечить выполнение следующих требований (п. 11 Постановления Правительства РФ N 359):

- система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;

- при заполнении бланка документа и его выпуске в данной системе должны сохраниться уникальный номер и серия бланка.

Что такое автоматизированная система?

Минфин считает, что по своим параметрам функционирования автоматизированные системы должны отвечать требованиям, предъявляемым к ККТ, то есть обеспечивать защиту, фиксацию, хранение сведений о бланке документа (письма от 27.01.2009 N 03-01-15/1-28, от 22.08.2008 N 03-01-15/10-303).

На том основании, что в Постановлении Правительства РФ N 359 речь идет не о печатающем устройстве, а о системе, обеспечивающей защиту, фиксацию, хранение сведений о бланке документа, что соответствует требованиям, предъявляемым к ККТ в этой части, чиновники делают вывод, что простой компьютер и принтер для формирования БСО использованы быть не могут (письма Минфина РФ от 03.02.2009 N 03-01-15/1-43, от 07.11.2008 N 03-01-15/11-353, п. 3 Письма ФНС РФ N АС-4-2/14961@, Письмо УФНС по г. Москве от 30.11.2009 N 17-15/126038).

В связи с этим для формирования БСО рекомендуется использовать автоматизированную систему, разработанную на базе ККТ (Письмо Минфина РФ от 26.11.2008 N 03-01-15/11-362). По вопросам разработки такого устройства финансовый орган советует обращаться в Министерство промышленности и торговли, поскольку оно является федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным осуществлять функции нормативно-правового регулирования в сфере производства и применения ККТ (Письмо от 06.03.2009 N 03-01-15/2-96).

Также отмечается, что соответствие автоматизированной системы, формирующей бланки документов, требованиям Постановления Правительства РФ N 359 должно подтверждаться технической документацией по формированию, заполнению и печати бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам (Письмо Минфина РФ от 03.06.2009 N 03-01-15/6-285). При этом, поскольку данные автоматизированные системы не являются ККТ, регистрировать их в налоговых органах не требуется.

Согласно п. 12 Постановления Правительства РФ N 359 организации и предприниматели по требованию налоговых органов обязаны представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах.

Порядок использования БСО в расчетах

Данный порядок установлен п. 20 Постановления Правительства РФ N 359. Так, при оплате услуг общественного питания наличными денежными средствами уполномоченное лицо организации (индивидуальный предприниматель):

- заполняет БСО, за исключением места для личной подписи (при наличии такого реквизита);

- получает от клиента денежные средства;

- называет сумму полученных денежных средств и помещает их отдельно на виду у клиента;

- подписывает документ (при наличии места для личной подписи);

- называет сумму сдачи и выдает ее клиенту вместе с документом, при этом бумажные купюры и разменные монеты выдаются одновременно.

При оплате услуг с использованием платежной карты:

- получает от клиента платежную карту;

- заполняет БСО, за исключением места для личной подписи (при наличии такого реквизита);

- вставляет платежную карту в устройство для считывания информации с платежных карт и получает подтверждение оплаты по платежной карте;

- подписывает документ (при наличии места для личной подписи);

- возвращает клиенту платежную карту вместе с документом и документом, подтверждающим совершение операции с использованием платежной карты.

При осуществлении смешанной оплаты (одна часть услуги оплачивается наличными денежными средствами, а другая - с использованием платежной карты) выдача документа и сдачи, а также возврат платежной карты производятся одновременно.

Бланк документа должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются (п. 10 Постановления Правительства РФ N 359). Испорченный или неправильно заполненный БСО перечеркивается, но не выбрасывается, а прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором они заполнялись.

Учет, хранение и уничтожение БСО

БСО, изготовленные типографским способом, в соответствии с п. 13 Постановления Правительства РФ N 359 учитываются в книге учета бланков документов (по их наименованиям, сериям и номерам). Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (предпринимателем) и скреплены печатью (штампом).

С работником, которому поручено получение, хранение, учет и выдача БСО, а также прием денег от клиентов, заключается договор о материальной ответственности в соответствии с гл. 39 ТК РФ (п. 14 Постановления Правительства РФ N 359). При этом руководитель организации (предприниматель) должен создать условия, обеспечивающие сохранность БСО.

Поступившие бланки принимаются работником в присутствии комиссии в день их поступления (п. 15 Постановления Правительства РФ N 359). При приемке проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров БСО данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и др.), и составляется акт их приемки, который после утверждения его руководителем (предпринимателем) является основанием для принятия БСО на учет ответственным работником.

Хранятся БСО в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, а по окончании рабочего дня место хранения опечатывается или опломбируется (п. 16 документа).

В сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств проверяются и БСО (п. 17). При этом смотрят на наличие (п. 18):

- печати организации (предпринимателя) и подписи главного бухгалтера (бухгалтера) или предпринимателя на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных книжек с квитанциями (сброшюрованных бланков);

- копий документов (корешков документов), отсутствие в них исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях (корешках документов), суммам, отраженным в кассовой книге.

Для фиксации результатов инвентаризации БСО можно использовать унифицированную форму ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности", утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88. Напомним, что с 01.01.2013 применение унифицированных форм первичных документов является необязательным, поскольку первичные документы предприятие теперь вправе разрабатывать самостоятельно. Вместе с тем обязательными к применению остаются формы документов, используемых в качестве первичных, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина РФ N ПЗ-10/2012).

Копии БСО (корешки), упакованные в опечатанные мешки, хранятся в систематизированном виде не менее пяти лет (п. 19). По окончании этого срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации они уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного образованной комиссией. В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные БСО. Унифицированных форм актов принятия или уничтожения нет, соответственно, их необходимо разработать самостоятельно, как и форму книги учета бланков документов (за образец можно взять форму, утвержденную Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н).

Ответственность

Невыдача документа строгой отчетности, который приравнивается к кассовому чеку, является основанием для привлечения организации (предпринимателя) к административной ответственности за осуществление денежных расчетов без применения в установленных законом случаях ККТ в соответствии с ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ (Письмо УФНС по г. Москве от 16.04.2012 N 17-15/033183). Нарушение норм данной статьи влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц (предприниматели в силу примечания к ст. 2.4 КоАП РФ привлекаются как должностные лица) от 3 000 до 4 000 руб., на юридических лиц - от 30 000 до 40 000 руб.

Бухгалтерский учет и налогообложение

Изготовленные в типографии БСО при их приемке отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 10 "Материалы" в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" по фактической цене их приобретения. Для этих целей на счете 10 можно открыть отдельный субсчет, например 10-12.

Также для этих документов Планом счетов *(4) предусмотрен забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности", который предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет БСО (например, бланки удостоверений, дипломов, билеты), учитываемых на счете в условной оценке: 1 руб. за 1 бланк (за нее можно также принять фактическую цену их изготовления). Аналитический учет по счету 006 ведется по каждому виду БСО и местам их хранения (на основании данных книги учета БСО).

На дату отпуска БСО под отчет для использования их стоимость отражается в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 22 Указаний по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности*(5), п. 5, 8, 16 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

В налоговом учете расходы на приобретение БСО в типографии можно учесть в составе прочих расходов в соответствии с пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. "Входной" НДС также можно принять к учету, если имеется счет-фактура (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Пример

Предприятие общественного питания заказало в июне в типографии БСО в количестве 1 000 шт. для расчетов с клиентами. Стоимость услуги составила 2 360 руб., в том числе НДС - 360 руб. Согласно учетной политике БСО учитываются на счете 006 в условной оценке: 1 руб. за 1 бланк. В день получения бланков 200 шт. из них были переданы кассиру. В июле он получил еще 200 шт.

В бухгалтерском учете предприятия будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Июнь
Оплачена типографии стоимость изготовления БСО	60	51	2 360
Приняты на учет БСО	10-12	60	2 000
Отражена сумма "входного" НДС	19	60	360
Сумма "входного" НДС принята к вычету	68	19	360
Полученные БСО отражены за балансом в условной оценке (1 000 шт. х 1 руб.)	006		1 000
Стоимость БСО, переданных со склада кассиру, включена в состав расходов (2 руб. х 200 шт.)	44 (20)	10-12	400
Отражены БСО, переданные со склада кассиру для использования в расчетах с посетителями (1 руб. х 200 шт.)		006	200
Июль
Стоимость БСО, переданных со склада кассиру, включена в состав расходов (2 руб. х 200 шт.)	44 (20)	10-12	400
Отражены БСО, переданные со склада кассиру для использования в расчетах с посетителями (2 руб. х 200 шт.)		006	200

* * *

Итак, как мы видим, изготовление и использование БСО в расчетах с посетителями заведения питания не так трудоемко, как принято считать. Главное - наладить процесс, обеспечивающий сохранность БСО (их копий). При этом предприятие общественного питания, исходя из объемов бизнеса, может принять решение о целесообразности использования в расчетах с посетителями БСО либо ККТ. Неиспользование ни того, ни другого плательщиками ЕНВД и патента, как мы выяснили, грозит им большими финансовыми потерями.

О.А. Фролова,

эксперт журнала

"Предприятия общественного питания:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Подробнее об этом читайте в статье "ККТ на предприятии общепита при режиме налогообложения в виде ЕНВД", N 6, 2013.

*(2) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

*(3) Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ".

*(4) Утвержден Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н.

*(5) Утверждены Протоколом заседания ГМЭК от 29.06.2001 N 4/63-2001.