Куда уходит время? Фотографируем и анализируем (Т. Карпова, "Кадровик.ру", N 7, июль 2013 г.)

Куда уходит время? Фотографируем и анализируем

Пугающий работников термин "фотография рабочего времени" - эффективный метод, позволяющий работодателю изучить и проанализировать затраты рабочего времени на протяжении всего рабочего дня. Он может быть использован компаниями любых размеров для определения потенциальных проблем или препятствий, которые мешают выполнять задачи за разумное время. В этой статье мы расскажем, для чего проводится фотография рабочего времени (ФРВ), как преодолеть сопротивление работников и провести ФРВ без стрессов для обеих сторон и как правильно оформить полученный результат.

В первую очередь работодатель должен определить цели ФРВ, среди которых главная - улучшить организацию рабочего процесса и повысить его эффективность. Исходя из основной цели, работодатель может:

- выявить недостатки в организации рабочего процесса;

- выявить работников, неэффективно использующих рабочее время;

- определить основные причины потерь рабочего времени;

- выявить фактические обязанности работников;

- оценить эффективность труда каждого работника и изучить опыт лучших работников;

- снизить монотонность в работе.

Далее, чтобы достичь поставленных целей, работодатель должен определить, как он будет это делать. Существуют фирмы, которые специализируются на таких исследованиях, поэтому организации, готовые оплачивать подобную работу сторонним компаниям, могут доверить исследование им. Однако чаще всего предприятия занимаются исследованиями самостоятельно. Для проведения исследования необходимо определить:

1. Кто будет проводить ФРВ.

2. Когда ФРВ должна быть сделана (выбор дней или смен, которые будут включены в исследование).

3. Сколько всего фотографий необходимо.

4. Каким образом будет проводиться ФРВ.

За рубежом существуют и используются компьютерные программы и программы для КПК для удобства проведения ФРВ, например, umtPlus и workstudy+.

Эти программы оснащены встроенным таймером и позволяют составлять все необходимые отчеты, строить графики и диаграммы. Руководители компаний, использующих указанные программы, говорят, что работники относятся к ним гораздо лояльнее, чем к секундомерам. Если вам предстоит провести ФРВ на большом предприятии, то это программное обеспечение существенно облегчит задачу.

Если руководство компании не готово к покупке подобного ПО, то для проведения ФРВ понадобятся: лист наблюдений, ручка, секундомер и компьютер с программой Microsoft Excel для анализа данных и подготовки резюме для руководителя.

Существуют несколько видов ФРВ: самофотография, индивидуальная, групповая.

При самофотографии (пример 1) работник самостоятельно записывает время перерывов в своей работе, указывает их причины и виновников, а также выдвигает предложения, направленные на предупреждение потерь рабочего времени. Для работника этот метод самый комфортный, но для работодателя - наименее эффективный. Во-первых, сотрудник отвлекается от своей основной работы на записи, во-вторых, он попросту может что-то упустить, слукавить и т.д.

Пример 1

Самофотография

N п/п	Время перерыва в работе		Причины и виновники перерыва
	с	по
1	11:30	12:10	производственное совещание
2	16:20	16:45	устранение неисправностей ПО
Для устранения потерь рабочего времени предлагаю: оптимизировать и модернизировать имеющуюся офисную оргтехнику.

При индивидуальной ФРВ объектом исследования становится один конкретный работник. Есть два способа проведения индивидуальной ФРВ:

- к работнику прикрепляется наблюдатель, который в течение рабочего дня ведет "лист наблюдений" (пример 2);

- работника снимают на камеру с одновременным наложением времени в углу картинки.

Пример 2

Индивидуальная фотография (фрагмент)

Ф.И.О. работника:      Петрушко Мария Олеговна        дата: 23.04.2013

                  ---------------------------------

Должность работника                  дизайнер

                    -----------------------------------------------------

Подразделение                допечатной подготовки

              -----------------------------------------------------------

N п/п	Наименование элементов работы	Начало, ч., мин.	Окончание, ч., мин.	Общее время, мин.
1	Подготовка к рабочему дню	12:27	12:30	3
2	Верстка 7 полосы	12:30	12:46	16
3	Ожидание работы	12:46	12:50	4
4	Работа с корректором	12:50	12:51	1

     Подпись ответственного

за проведение / Ф.И.О. /должность/:      Иванова        Иванова М.В.

                                                    менеджер по персоналу

Оба способа хороши по-своему. Во время "живой" ФРВ наблюдатель может уточнять у работника, что именно он делает в данное время. Отрицательный момент в том, что оба участника процесса могут чувствовать себя некомфортно. Во время съемки такого неудобства не будет, но и при расшифровке записи может возникнуть множество вопросов, за ответами на которые все равно придется идти к работнику.

При групповой ФРВ объектом исследования могут быть несколько работников, либо объединенных в бригаду, либо не связанных между собой производственным процессом. Наблюдения проводятся так же, как при индивидуальной фотографии, но записываются только индексы видов затрат рабочего времени (пример 3). Такой тип групповой ФРВ применяется в основном на производстве. Один наблюдатель может охватить от двух до пяти человек, свыше пяти отследить будет трудно. Важно заранее предусмотреть, чтобы все сотрудники в день ФРВ работали (не находились в отпусках, командировках и т.д.). В противном случае при отсутствии того или иного работника ФРВ будет недостоверной.

Пример 3

Групповая фотография

N п/п	Наименование элементов работы	Начало, ч., мин.	Окончание ч., мин.	Общее время, мин.
1	ПЗ	8:00	8:10	10
2	ОП	8:10	11:00	170
3	ОТ	11:00	11:10	10
4	ОП	11:10	13:00	110
Индексы категорий затрат времени: ПЗ - подготовительно-заключительное время; ОП - оперативное время; ОБ - время обслуживания рабочего места; ОТ - время на отдых и личные надобности; ПО - время перерывов, не зависящих от работника.

Для получения объективных данных рекомендуется проводить индивидуальную ФРВ в течение 3-5 дней с временным интервалом, который выбирается отдельно для каждой должности. Это связано с тем, что в разные дни работник может быть загружен по-разному. Например, загруженность бухгалтера при расчете заработной платы в обычные дни значительно отличается от дней начисления заработной платы или сдачи отчетностей.

Как только вы определили цели и вид проведения ФРВ, необходимо издать приказ, в котором указать цель и сроки проведения ФРВ, а также работников, ответственных за ее проведение (приложение). С приказом должны быть ознакомлены все сотрудники, в отношении которых будет проводиться ФРВ. Так как основная причина стрессов при ФВР - неопределенность, при ознакомлении с приказом необходимо провести разъяснительные беседы с каждым работником, учитывая индивидуальные свойства характера. Такие беседы позволят избежать паники и недовольства среди персонала. Нужно объяснить, что ФРВ проводится не для того, чтобы кого-то наказать или уволить, а для того, чтобы повысить эффективность труда. Например, оптимизировать работу оборудования. Известно, что часто сотрудники теряют много времени только потому, что их компьютер медленно работает, или же они совершают массу ненужных действий, не зная дополнительных функций какой-либо программы. Конечно, как бы работодатель ни убеждал, что все его действия во благо, всегда найдутся те, кто будет резко выражать недовольство и "накручивать" коллег. Стоит отметить, что именно работники, не готовые к переменам, чаще всего оказываются самыми неэффективными, поэтому на них желательно обратить особое внимание.

Планируя ФРВ, лучше не сообщать работникам точную дату и время ее проведения.

При анализе полученных данных в первую очередь рассчитывается время, затраченное на каждую операцию. Затем операции группируются следующим образом:

А - работа;

Б - перерывы (ожидание, перерывы для отдыха и питания, личных нужд, перекуры).

Для удобства и наглядности рекомендуется составить таблицу (пример 4). Из таблицы видно, что работник 11% рабочего времени находится в ожидании работы, 10,2% рабочего времени тратит на личные дела, не включая перерыв для отдыха и питания. Итого на перерывы у работника уходит 28,2% времени. Соответственно, можно сделать вывод, что рабочее время используется неэффективно. Чтобы избежать ожиданий в работе, можно возложить на сотрудника дополнительные функции или сократить его рабочий день. Анализируя полученные данные, необходимо помнить о целях проведения ФРВ. В зависимости от конечного результата и следует анализировать полученные данные. Существует множество формул, по которым вычисляют нормы времени, необходимые для выполнения тех или иных функций. Не рекомендуется для нормирования опираться только на результаты ФРВ: существуют и другие методы, которые необходимо использовать в совокупности с "фотографией". Если вы проводили ФРВ не в целях нормирования, то формулы могут не понадобиться, и достаточно только подробной таблицы. Анализируя данные, необходимо ответить на следующие вопросы:

- Выполнена ли работа?

- Что сделано из того, что должно быть сделано, а что - нет?

- Что бы произошло, если бы это не было сделано?

- Это могло быть объединено с другими операциями в процессе?

- Почему это сделано так? Можно ли сделать иначе?

- Кто еще может это сделать?

- Какой уровень квалификации нужен для выполнения этой задачи?

- Где это сделано? Может ли это быть сделано в другом месте, на другом оборудовании?

- Почему работник простаивает?

Пример 4

Сводная таблица по результатам проведения индивидуальной ФРВ

N п/п	Наименование операции	Длительность, мин.	%
	А - работа
1	Подготовительно-заключительная	10	2
2	Оперативная
	Верстка полос	245	49
	Работа с редактором	28	5,6
	Работа с корректором	4	0,8
	Переход в корректорскую	21	4,2
	Правки	14	2,8
	И т.п.
	Итого:	349	69,8
	Б - перерывы
	Независящие от исполнителя (ожидание)	55	11
	Прием пищи	35	7
	Отдых и личные нужды	51	10,2
	И т.п.
	Итого перерывов:	141	28,2

По результатам проведения ФРВ и в зависимости от целей проверки, а также на основании анализа полученных данных готовится отчет для руководителя с рекомендациями, например, о повышении квалификации работника, покупке программного обеспечения, распределении функций между сотрудниками.

Планируя проводить ФРВ, вы должны четко сформулировать ее цели и понять, что вы хотите получить в результате. Перед проведением необходимо провести грамотную подготовительную работу, чтобы избежать беспокойства и недовольства работников. Если в будущем вы планируете обращаться к ФРВ, не применяйте по итогам проверки к работникам явных карательных мер. Потому что в следующий раз вам может никто не поверить.

Приложение

Приказ о проведении фотографии рабочего времени

Приказ

8 апреля 2013 года

N 5

Санкт-Петербург

О проведении фотографии рабочего времени

С целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работников подразделения "Секретариат", улучшения организации рабочего процесса и повышения производительности труда,

приказываю:

1. Менеджеру по персоналу Ивановой М.В. в срок до 31 мая 2013 года провести фотографии рабочего времени работников подразделения "Секретариат" и представить генеральному директору отчет о результатах их проведения.

2. Руководителю подразделения "Секретариат" Петровой А.П. ознакомить письменно с настоящим приказом всех работников подразделения, обеспечить проведение фотографии рабочего времени с целью нормирования рабочих операций, выполняемых работниками подразделения, оказывать содействие менеджеру по персоналу Ивановой М.В. в формировании поэлементной фрагментации работ.

Генеральный директор           Сидоров                       Сидоров И.Д.

Т. Карпова,

Санкт-Петербург

"Кадровик.ру", N 7, июль 2013 г.