Работник меняет фамилию (Е. Петрова, "Московский бухгалтер", N 8, август 2013 г.)

Работник меняет фамилию

Причин для смены фамилии множество - начиная от жгучего желания превратиться из Ивановой в Голицыну и заканчивая банальной ошибкой паспортистки в ЗАГСе. Однако прежде чем новые инициалы начнут фигурировать во всех ваших документах, придется изрядно потрудиться: собрать множество справок, написать немало заявлений...

Человек, сменивший фамилию, имя, отчество, о внесении изменений в документы, оформленные на прежнее имя, обязан позаботиться самостоятельно (п. 2 ст. 19 ГК РФ). Таким образом, сотрудник компании, придя на работу, о случившихся событиях в своей жизни в первую очередь должен уведомить кадровика или бухгалтера, который нередко занимается внесением новых сведений в учетные документы. Пошаговую инструкцию в случае смены работником Ф.И.О. читайте в статье.

Обмен данными

При смене фамилии, имени, отчества гражданин обязан обратиться за выдачей нового паспорта в течение 30 дней с момента выдачи соответствующего свидетельства (о браке, его расторжении, перемене имени).

Следующий шаг - посещение отдела кадров: работнику следует предоставить подлинник документа, подтверждающего изменение инициалов (к примеру, свидетельство о браке), новый паспорт и копии некоторых его страниц.

Придется ли сотруднику написать заявление об изменении учетных данных, а кадровикам издавать соответствующий приказ - личное дело каждой компании. В законе такого требования нет, но многие эксперты на всякий случай рекомендуют оформить данные документы.

Единой формы приказа не существует, поэтому его следует составить на бланке организации с указанием реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"). Приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу и под роспись ознакомить с ним сотрудника.

Следующий шаг - внесение изменений в личную карточку работника (форма N Т-2). Зачеркните старые сведения и впишите новые. Исправленные данные должны быть датированы и завизированы подписью сотрудника кадровой службы. Точно также нужно исправить сведения о работнике в:

- книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- лицевом счете (формы N Т-54 и N Т-54А);

- графике отпусков (форма N Т-7);

- табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы N Т-12 и N Т-13).

Трудовые поправки

После сделанных исправлений можно взяться и за трудовую книжку работника.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Такие правила оговорены п. 26 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г N 225 "О трудовых книжках", а также п. 2.3 и п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69).

На заметку. Если фамилию, имя, отчество решает сменить руководитель компании и он также является учредителем, то работник отдела кадров обязан совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.

Итак, на первой странице (титульном листе) трудовой книжки работник кадровой службы должен зачеркнуть прежнюю фамилию (провести одну ровную черту шариковой ручкой или чернилами) и разборчивым почерком внести новые данные.

На внутренней стороне обложки делается запись: "Фамилия Иванова изменена на фамилию Голицына на основании свидетельства о браке N ХХХХХХ от 10 марта 2013 г., выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы 15 апреля 2013 г." Ниже ставится подпись ответственного лица, например, кадровика и печать организации (см. таблицу).

 Фамилия "Иванова"   | Герб России   Трудовая книжка

 изменена на фамилию |                ТК N ХХХХХХХ

 "Голицына"          |

 на основании        | Фамилия        Голицына (Иванова)

 свидетельства       |         -------------------------------

 о заключении брака  | Имя                 Елена

 N XXXXXX, выданного |     -----------------------------------

 Кутузовским отделом | Отчество          Викторовна

 ЗАГС г. Москвы      |          ------------------------------

 15.04.2013 г.       | Дата рождения        13.07.1973 г.

                     |               -------------------------

           Инспектор |                  (число, месяц, год)

       отдела кадров | Образование          высшее

                     |             ---------------------------

        Зябликова    | Профессия, специальность      юрист

     --------------- |                          --------------

      А.Н. Зябликова |

                     | Дата заполнения "16"  июля 2013 г.

  Печать ООО "ГАЛЛА" |                  -- -------  --

                     |

                     | Подпись владельца книжки    Иванова

                     |                         ---------------

                     |

                     |                            Подпись лица

                     |ответственного за ведение трудовых книжек

                     |

                     |                               Харина

                     |                            ------------

                     |                            (разборчиво)

                     |  М.П.

                     |

                     |   Печать

                     | ООО "ГАЛЛА"

Случается, что человек меняет свою фамилию бесчисленное количество раз и на первом листе трудовой книжки просто не хватает места для новой записи. Бывает, что и на внутренней стороне обложки трудовой книжки нет свободного пространства. Из такой, на первый взгляд, форс-мажорной ситуации, есть простой выход. Пункт п. 38 Правил (утв. Правительством РФ от 16 апреля 2003 г. N 225) гласит: если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в документ вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. При этом сам по себе вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются его серия и номер (п. 39 Правил).

Внимание! Доверенности, ранее выписанные на работника, сменившего фамилию, имя, отчество, подлежат переоформлению.

По старой дружбе

Эксперты едины во мнении: если при смене сотрудником фамилии, имени, отчества условия трудового договора остаются прежними, то заключать дополнительное соглашение не требуется (основание ст. 57 ТК РФ).

Подтверждает эту позицию кассационное определение судебной коллегии ЕАО от 13 февраля 2009 г. по делу N 33-52/2009. По мнению арбитров, смена фамилии работника не требует заключения дополнительного соглашения, т.к. существенные условия трудового договора при этом не меняются.

Специалисты дают простой совет: при необходимости недостающие сведения можно внести непосредственно в текст трудового договора и заверить их подписями работника и работодателя.

Заявляем о себе

При изменении работником фамилии, имени, отчества сотрудник кадровой службы компании обязан подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства (п. 26 и п. 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. N 987н).

Образец заявления представлен в формах N АДВ-2 и N АДВ-6 (утв. Постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. N 192п).

Важно! В случае перечисления сотрудникам заработной платы на банковские карты, работнику, сменившему фамилию, имя, отчество, следует переоформить зарплатную карту.

Работодатель обязан выдать новое страховое свидетельство сотруднику в течение недели (п. 14 Инструкции). Получив документ, работник должен расписаться в сопроводительной ведомости. В течение месяца после получения свидетельства страхователь обязан возвратить сопроводительную ведомость в территориальный орган ПФР (п. 17 Инструкции).

При приближении очередного срока сдачи персонифицированной отчетности опытные кадровики советуют подавать на сотрудника, сменившего фамилию, имя, отчество, сведения со старыми данными. Когда же отчетность будет сдана, можно спокойно заняться обменом старого страхового свидетельства на новое.

Расширяем географию

Не стоит забывать и о замене полиса обязательного медицинского страхования. Для этого обладателю новой фамилии в течение одного месяца необходимо самостоятельно обратиться в страховую медицинскую организацию (п. 2 ст. 16 Федерального закона от 29 ноября 2010 г. N 326-ФЗ "Об обязательном медицинском страховании в РФ", п. 52 Правил обязательного медицинского страхования, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 28 февраля 2011 г. N 158н).

И еще одним документом, подлежащим замене, является свидетельство ИНН. Для этого работнику следует обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства. При этом сам ИНН останется неизменным (п. 16 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утв. Приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. N ММВ-7-6/435, зарегистрировано в Минюсте России 14 августа 2012 г. N 25183).

Извещать остальные фонды о смене работником фамилии, имени, отчества не нужно.

Е. Петрова

"Московский бухгалтер", N 8, август 2013 г.