Вопрос: На основании какого документа выплачивается компенсация за использование личного автомобиля сотрудника в интересах работодателя? ("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2013 г.)

На основании какого документа выплачивается компенсация за использование личного автомобиля сотрудника в интересах работодателя?

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, которым устанавливаются размеры такой компенсации.

Обоснование. В силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Также отметим, что выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно предусмотреть в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении. При этом необходимо установить, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда работник находился в отпуске, командировке или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.

Обратите внимание, что выплата работнику компенсации за использование им личного транспорта производится в тех случаях, когда его работа по своему характеру связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями работника.

Для получения компенсации за использование личного транспорта работник представляет в бухгалтерию организации следующие документы:

- копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;

- путевые листы с отметками о служебных поездках.

Помимо компенсации за использование автомобиля, организация возмещает затраты, связанные с использованием личного автомобиля (например, на приобретение горюче-смазочных материалов). В этом случае сотруднику необходимо представить авансовый отчет с документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.

Что касается обложения НДФЛ, то освобождению от налогообложения в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны быть в наличии документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также суммы произведенных в этой связи расходов.

Такие разъяснения представлены в письмах Минфина РФ от 11.04.2013 N 03-04-06/11996, от 27.02.2013 N 03-04-06/5600, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 (направлено ФНС для сведения нижестоящим налоговым органам Письмом от 27.01.2010 N МН-17-3/15@).

Е.Л. Джабазян,

главный редактор журнала

1 августа 2013 г.

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2013 г.