Предоставляем ежегодный отпуск (М. Смольянинова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 6, июнь 2013 г.)

Предоставляем ежегодный отпуск

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам за каждый рабочий год, который начинается не с 1 января (как календарный год), а с даты поступления на работу. Наступивший сезон отпусков принес множество вопросов о том, как правильно оформить отпуска работникам. Ведь только правильное оформление документов поможет организации избежать как споров с работниками, которые при неблагоприятном развитии событий могут окончиться и судебным разбирательством, так и претензий со стороны проверяющих органов.

Сколько дают?

Продолжительность отпуска зависит от категории работника, которому он предоставляется, и/или сферы профессиональной деятельности. В подавляющем большинстве случаев речь идет о 28 календарных днях отпуска, это так называемый ежегодный основной оплачиваемый отпуск минимальной продолжительности (ч. 1 ст. 115 ТК РФ).

Отдельным категориям работников полагается отпуск, превышающий 28 календарных дней. Такой вид отдыха принято называть ежегодным основным удлиненным оплачиваемым отпуском. Например, он полагается:

- несовершеннолетним - продолжительностью 31 календарный день*(1);

- работающим инвалидам - не менее 30 календарных дней*(2).

Также удлиненный отпуск предоставляется сотрудникам, занятым в определенных сферах деятельности, в том числе:

- педагогическим работникам - в зависимости от места работы и занимаемой должности отпуск может составлять 42 или 56 календарных дней*(3);

- лицам, работающим с химическим оружием, - в зависимости от условий труда предоставляется отпуск 49 или 56 календарных дней*(4);

- гражданским служащим - в зависимости от группы должности отпуск достигает 30 или 35 календарных дней*(5).

Случаи предоставления ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска устанавливаются только ТК РФ и иными федеральными законами (ч. 2 ст. 115 ТК РФ). По общему правилу работодатель не может произвольно установить удлиненный отпуск работнику. Но у него есть возможность поощрить работника более продолжительным отдыхом путем установления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска.

Обычно продолжительность отпуска конкретного работника фиксируется в его трудовом договоре в рамках условия о времени отдыха (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Как это условие традиционно прописывается в договоре с сотрудником, можно увидеть в Примере 1.

Пример 1. Условие трудового договора о продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника, которому полагается минимум - 28 календарных дней

3.2. Работнику ежегодно предоставляется основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Однако норма ч. 2 ст. 57 ТК РФ позволяет не фиксировать в каждом трудовом договоре с работниками, которым полагается лишь отпуск минимальной продолжительности, данную формулировку. Можно ограничиться ссылкой на локальный нормативный акт - Правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР), который в любом случае должен быть принят в организации. Образцы формулировок мы приводим в Примерах 2 и 3.

Пример 2. Условие трудового договора, содержащее ссылку на ПВТР как отдельный локальный нормативный акт

2.2. Режим времени отдыха Работника не отличается от общих правил, установленных Правилами внутреннего трудового распорядка (утв. приказом ООО "Строй-Дом" от 17.04.2009 N 038).

Пример 3. Пункт ПВТР, содержащий общие правила предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска работникам

6.1. Общий порядок установления времени отдыха в Обществе.

6.1.1. Видами времени отдыха являются:

- перерывы в течение рабочего дня;

- ежедневный отдых;

- выходные дни;

- нерабочие праздничные дни;

- отпуска <...>

6.1.4. Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней согласно графику отпусков. График отпусков утверждается в Обществе не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является обязательным для исполнения как для Работодателя, так и для работников.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы в Обществе.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена в течение текущего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Заметим, что в тех случаях, когда ПВТР в организации не является отдельным локальным нормативным актом, а действует в рамках заключенного коллективного договора (ч. 2 ст. 190 ТК РФ), ссылку в трудовом договоре можно делать как на сам коллективный договор, так и на ПВТР, но в последнем случае нужно указать, что ПВТР является приложением к коллективному договору:

Пример 4. Условие трудового договора, содержащее ссылку на ПВТР как приложение к коллективному договору

2.2. Работнику установлен режим времени отдыха согласно Правилам внутреннего трудового распорядка ЗАО "Капитал-ИСТ", являющимся Приложением 5 к Коллективному договору от 15.09.2010.

Если же имеет место ситуация, когда работнику в соответствии с ТК РФ и/или иным федеральным законом полагается удлиненный отпуск, то конкретную продолжительность отпуска надо указать в тексте трудового договора. Нелишним будет упомянуть и основание, в силу которого установлен этот отпуск, как это показано в Примере 5. Такая предосторожность позволит и выполнить требование закона (ч. 2 ст. 57 ТК РФ), и проинформировать сотрудников относительно того, почему у одних отпуск минимальный, а у других - более длительный.

Пример 5. Условие трудового договора об удлиненном отпуске

4.4. Работнику ежегодно предоставляется основной удлиненный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней (как работающему инвалиду согласно ч. 5 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации").

Порядок предоставления и оформления отпуска за первый год работы

Порядок оформления отпуска во многом зависит от того, за какой именно год он предоставляется: за первый или последующие рабочие годы. В этом номере журнала разберем первую ситуацию.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). То есть отработав только 6 месяцев, работник уже может потребовать от работодателя предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска (минимальной продолжительности или удлиненного) в полном размере. По этой причине не следует фиксировать во внутренних документах организации, что отпуск предоставляется исключительно пропорционально отработанному времени.

Реализовать право на отпуск за первый год работы сотрудник может, подав личное заявление. Оно составляется в письменной форме, устного волеизъявления будет не достаточно. Унифицированной формы такого заявления, как известно, не существует. На практике в заявлении принято указывать:

- наименование работодателя (здесь можно указывать как полное, так и сокращенное наименование организации, главное, чтобы оно соответствовало официальному, которое можно уточнить по учредительным документам (в том числе уставу)), и/или должность руководителя организации, который подписывает документы о предоставлении отпуска, его фамилия и инициалы. Встречаются случаи, когда заявление адресуется руководителю кадровой службы (бухгалтерии или иного подразделения, которое документирует работу с персоналом). Такой подход представляется возможным только в ситуации, если на обозначенного сотрудника возложены права и обязанности работодателя-организации учредительными документами (например, уставом) или локальными нормативными актами (скажем, ПВТР). При отсутствии специальной оговорки в этих документах адресовать заявление иному, чем руководитель организации, лицу будет неправильно;

- должность (профессия) работника, намеревающегося уйти в отпуск, структурное подразделение, где он работает, его фамилия, имя и отчество (эти данные лучше указывать полностью);

- в тексте заявления: просьбу предоставить ежегодный основной оплачиваемый отпуск, его продолжительность и дату, с которой работник хочет отдыхать. В некоторых компаниях также принято писать дату окончания отпуска и рабочий год, за который отпуск предоставляется. Однако сам работник может допустить ошибки в расчетах дня окончания отпуска и не сориентироваться в отношении периода рабочего года. Тогда придется переписывать заявление или изначально его составлять "под контролем" сотрудника кадровой службы (бухгалтерии или иного подразделения);

- дату составления заявления;

- подпись работника. Важный момент: на заявлении ставится только личная подпись работника, никто другой (даже по доверенности) не может подписать такое заявление.

Пример 6. Заявление о предоставлении отпуска до истечения 6 месяцев работы

Начальнику кадровой службы                 Генеральному директору

Дорониной Л.С.                             ООО "Стальпрокат"

в представлении отпуска                    Б.Ю. Лопатину

Клокову А.С. отказать                      старшего специалиста

Лопатин                                    административно-хозяйственного

04.07.2013                                 управления

                                           Клокова Александра Семеновича

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 11.07.2013.

01.07.2013                         Клоков                     А.С. Клоков

В связи с предстоящим текущим ремонтом

двух офисных помещений предложить

Клокову А.С. отпуск с 08.08.2013

Начальник административно-хозяйственного

управления

Коршунов              П.Н. Коршунов

01.07.2013

Не согласен с предоставлением Клокову А.С.

отпуска до истечения шести месяцев работы.

Административный директор

Суриков                  Т.Я. Суриков

04.07.2013

Дальнейшее движение заявления зависит от порядка, принятого в конкретной организации. Обычно оформлению организационно-распорядительного документа - приказа о предоставлении отпуска - предшествует получение визы непосредственного руководителя работника (в некоторых случаях - также по цепочке всех вышестоящих руководителей). В данном случае согласование служит больше цели информирования руководства о периоде отпуска работника, для сбора мнений. После получения необходимых виз согласования заявление следует передать адресату (представителю работодателя) для резолюции. Отказать своей резолюцией работнику в отпуске за первый год работы (если 6 месяцев отработаны полностью*(6)) руководитель не может.

Примечание. См. статью "Считаем стаж, необходимый для получения отпуска" на стр. 42.

К сведению. При возникновении сложностей с предоставлением отпуска именно в запрашиваемый работником период лучше попытаться решить этот вопрос путем переговоров и предложить сотруднику отозвать свое заявление (добровольно), обосновав причины, по которым для работодателя в данный момент это крайне нежелательно. На практике редко какой работник, недавно приступивший к своим обязанностям, пойдет на конфликт и откажется отсрочить время отпуска, понимая трудности, которые причинит этим работодателю.

Если же просто отказать работнику и лишить его тем самым предусмотренного ч. 2 ст. 122 ТК РФ права на весь ежегодный основной оплачиваемый отпуск по истечении 6 месяцев работы, это может повлечь привлечение работодателя (или его должностных лиц, включая руководителя организации, принявших подобное решение) к административной ответственности в виде штрафа по ч. 1 ст. 15.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ):

- на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей;

- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 до 5000 рублей (а равно может быть применено и административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);

- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей (либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

В случае повторного нарушения трудового законодательства должностному лицу, ранее подвергнутому штрафу за аналогичное административное правонарушение, грозит дисквалификация*(7) на срок от 1 года до 3 лет.

Визы обычно проставляются ниже подписи автора заявления, а резолюция - в верхнем левом углу заявления (см. Пример 6). Обратите внимание: окончательное решение работодателя выражается именно в резолюции руководителя (визы согласования фиксируют лишь мнения должностных лиц, которые руководитель принимает к сведению).

Относительно резолюции отметим следующее. По общему правилу свое поручение руководитель строит по формуле: "Кому, что сделать и когда", далее ставит подпись и дату. Однако часто резолюции оформляются и более кратким способом, особенно если просьбу, изложенную в заявлении, решено полностью удовлетворить или отклонить:

Пример 7. Краткий вариант положительной резолюции

Тихоновой Л.С.

В приказ

Подпись

20.07.2013

Пример 8. Краткий вариант отрицательной резолюции

Тихоновой Л.С.

Отказать

Подпись

20.07.2013

В небольших компаниях заявление с резолюцией сразу передается лицу, ответственному за оформление кадрового приказа об отпуске.

В крупных и средних компаниях целесообразно унифицировать на локальном уровне процедуру оформления отпусков работникам. Вы можете разработать бланки или образцы документов. Имеет смысл включить соответствующие правила в локальные нормативные акты (либо в ПВТР, либо в другой акт, например, процедурным вопросам оформления кадровой документации можно уделить внимание в Положении о персонале). В этих документах целесообразно в том числе предусмотреть:

- кто и в какие сроки собирает визы руководителей на заявлении и в каком порядке заявление передается для резолюции (например, это может осуществляться как самим работником-заявителем, так и сотрудниками отдела ДОУ или кадровой службы);

- собственноручно ли работник пишет заявление о предоставлении отпуска по предлагаемому ему образцу либо должен заполнить бланк соответствующего заявления, выдаваемый определенным подразделением. И тот и другой варианты возможны;

- в каком порядке и сроки составляется и подписывается приказ об отпуске, кто знакомит работника с данным приказом под личную подпись и кем оформляются иные необходимые документы.

На последнем моменте остановимся несколько подробнее.

В соответствии с личным заявлением работника в организации издается приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска с которым работник должен быть ознакомлен под личную подпись. Такой приказ (распоряжение) может быть составлен по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.04.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", далее - постановление Госкомстата. Их всего две:

- N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" (см. образец оформления приказа по данной форме в Примере 9) и

- N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", которую можно использовать для оформления отпуска сразу нескольким работникам, вместо того, чтобы для каждого из них составлять отдельный приказ по форме N Т-6.

Пример 9. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301005  |

                                                            |-----------|

           ООО "Современный менеджмент"              по ОКПО| 76065657  |

---------------------------------------------------         \-----------/

             (наименование организации)

                                 /--------------------------------------\

                                 |  Номер документа  | Дата составления |

                                 |-------------------+------------------|

                 Приказ          |      042-лс       |    21.06.2013    |

             (распоряжение)      \--------------------------------------/

     о предоставлении отпуска работнику

                                                      /-----------------\

Предоставить отпуск                                   | Табельный номер |

                                                      |-----------------|

                  Насоновой Ольге Павловне            |        017      |

------------------------------------------------------------------------/

                    (фамилия, имя, отчество)

                           менеджер

-------------------------------------------------------------------------

                   (структурное подразделение)

                    отдел работы с клиентами

-------------------------------------------------------------------------

                (должность (специальность, профессия))

за период работы с "01"   ноября    20 12 г.  по "31"   октября  20 13 г.

                   ---- -----------    --        ---- ----------    --

                                             /-------\

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на |  28   | календарных ней

                                             \-------/

с "01"     июля     20 13 г.  по "28"    июля    20 13 г.

  ---- ------------    --        ---- ----------    --

и(или)

Б. ______________________________________________________________________

          (ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,

            без сохранения заработной платы и другие (указать))

                            /------------\

на                          |            | календарных     дней

                            \------------/

с "  "              20    г.  по "  "            20    г.

  ---- ------------    --        ---- ----------    --

                            /------------\

В.    Всего отпуск на       |     28     |  календарных     дней

                            \------------/

с "01"     июля     20 13 г.  по "28"    июля    20 13 г.

  ---- ------------    --        ---- ----------    --

              Генеральный

Руководитель    директор            Разин                П.С. Разин

организации --------------   ------------------   -----------------------

              (должность)      (личная подпись)    (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен          Насонова        "21"       июня     20 13 г.

                           ---------------    ----   -----------    --

                           (личная подпись)

Однако напомним, что с этого года применение унифицированных форм не обязательно.

Срок составления, подписания приказа (распоряжения) и ознакомления с ним работника под личную подпись должен быть рассчитан таким образом, чтобы бухгалтерия успела произвести оплату отпуска не позднее чем за 3 дня до его начала. В противном случае работодатель будет нести материальную ответственность за задержку выплаты (причем независимо от вины в такой задержке) в соответствии со ст. 142, 236 ТК РФ - в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным или трудовым договором.

Кроме приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска потребуется оформление и иной документации:

- составление и подписание записки-расчета о предоставлении отпуска работнику (например, по утвержденной постановлением Госкомстата унифицированной форме N Т-60);

- отражение сведений об отпуске в личной карточке работника (можно использовать форму N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), а также в лицевом счете (формы N Т-54 или N Т-54а);

- указание данных о фактическом нахождении работника в отпуске в табеле учета рабочего времени (формы N Т-12 или N Т-13).

Образцы оформления основных перечисленных документов мы приведем в следующей части статьи, в которой поговорим о предоставлении ежегодных основных оплачиваемых отпусков работникам за второй и последующий рабочие годы. Дело в том, что в части составления этих документов различий при оформлении предоставления отпуска за первый рабочий год или за второй и последующие нет.

Если в отпуск хочется пораньше

Работники нечасто пользуются правом получения отпуска в полном объеме за первый год, отработав только 6 месяцев. Ведь они рискуют прослыть "не лояльными" по отношению к работодателю.

Предоставляя весь отпуск сотруднику в этой ситуации, риску подвергнется работодатель, поскольку время отдыха дается по сути авансом: если работник после выхода из отпуска пожелает прекратить трудовые отношения по собственному желанию, то по закону он обязан будет отработать не более 2 недель с даты подачи заявления об увольнении. А это значит, что работодатель не сможет удержать из причитающихся ему выплат всю сумму в погашение его задолженности за неотработанные дни отпуска, образовавшуюся вследствие увольнения до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск.

На практике вопрос о предоставлении отпуска работнику за первый год работы после отработанных 6 месяцев часто решается путем соглашения между работником и работодателем о разделении отпуска на части. Действующее законодательство позволяет оформить работнику отпуск и до истечения 6 месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). То есть законом не предусмотрен какой-либо срок минимальной продолжительности работы в организации для предоставления отпуска по соглашению сторон. Это означает, что если работник хочет уйти в отпуск и работодатель на это согласен, то такой отпуск может быть оформлен.

Так, работник может подать заявление о предоставлении ему отпуска до истечения 6-месячного срока. Тогда работодатель вправе согласиться либо не согласиться (отрицательная резолюция как раз и показана в Примере 6). В случае отказа приказ о предоставлении отпуска не оформляется. Но факт отказа в предоставлении работнику отпуска должен быть доведен до его сведения, например, путем выдачи копии его заявления с резолюцией руководителя (с фиксацией даты вручения копии).

Кстати, если должностные лица хотят убедить руководителя в правильности своей позиции и у них много аргументов, то им не обязательно "комкать" их, чтобы уместить в визе согласования. ГОСТ 6.30-2003 рекомендует в подобных ситуациях оформлять замечания на отдельном листе, подписывая его и прилагая к согласованному документу. Тогда на самом заявлении виза будет выглядеть так:

Пример 9. Виза согласования при наличии замечаний на отдельном листе

Замечания прилагаются

Главный бухгалтер

Орлова         О.Н. Орлова

18.07.2013

Обратите внимание: предусмотрены ситуации, когда работодатель обязан предоставить работнику отпуск по его просьбе и до истечения 6 месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ):

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до 18 лет;

- работникам, усыновившим ребенка в возрасте до 3 месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

В следующих номерах мы расскажем о том, как оформить отпуск за второй и последующий годы работы, как поделить отпуск на части.

М. Смольянинова,

главный редактор издательства "Бизнес-Арсенал"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 6, июнь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) На основании ст. 267 ТК РФ.

*(2) На основании ч. 5 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации".

*(3) На основании ст. 334 ТК РФ и постановления Правительства РФ от 01.10.2002 N 724 "О продолжительности ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам".

*(4) См. ч. 2, 3 ст. 1, ст. 5 Федерального закона от 07.11.2000 N 136-ФЗ "О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием".

*(5) См. ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

*(6) Правила исчисления стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, см. в ст. 121 ТК РФ.

*(7) Дисквалификация заключается в лишении физического лица права замещать должности федеральной государственной гражданской службы, государственной гражданской службы субъекта РФ, муниципальной службы, занимать должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), а также осуществлять иное управление юридическим лицом. Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей (ч. 1 ст. 3.11 КоАП РФ).