Ежегодный отпуск: перенос, продление и отзыв (Л.В. Куревина, "Отдел кадров коммерческой организации", N 8, август 2013 г.)

Ежегодный отпуск: перенос, продление и отзыв

Ежегодно каждому работнику предоставляется оплачиваемый отпуск. Очередность отпусков устанавливается согласно графику. Однако иногда в связи с непредвиденными обстоятельствами работник не может уйти в отпуск в установленное время. Такие обстоятельства могут возникнуть и в период нахождения работника в отпуске. Для подобных случаев законодательством предусмотрена возможность переноса отпуска на другое время или продления его. Кроме этого, у работодателя может возникнуть необходимость вызвать работника из отпуска. В каких случаях отпуск может переноситься или продлеваться, когда можно отозвать работника из отпуска и как оформляются такие процедуры, рассмотрим в статье.

Прежде всего напомним, что право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ).

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 123 ТК РФ).

Общие случаи продления и переноса отпуска

Обстоятельства, которые становятся причиной переноса или продления отпуска, разнообразны, однако в ст. 124 ТК РФ перечислены лишь несколько случаев, когда работодатель должен продлить или перенести ежегодный оплачиваемый отпуск работника на другой срок. Эти случаи условно можно разделить на общие и специальные.

Обратите внимание! При установлении срока продления или переноса отпуска работодатель должен учитывать пожелания работника.

Первый и наиболее распространенный из общих случаев продления и переноса отпуска - временная нетрудоспособность работника. Основанием для переноса или продления является представленный работником листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством"). Если работник решил перенести неиспользованные дни отпуска на другой срок, он должен поставить в известность об этом работодателя. По выходу на работу работник представляет листок нетрудоспособности. В этом случае делается перерасчет выплаченных отпускных, причем удерживать выплаченные отпускные из заработной платы работодатель в силу ст. 137 ТК РФ не вправе. Переплату отпускных сотрудник может добровольно внести в кассу организации либо сумма долга удерживается или переносится на другой месяц на основании заявления работника. (Приведем образец на стр. 49.)

Директору ООО "Агроснаб"

В.М. Зернову

от агротехника

Гречкина С.М.

Заявление о переносе отпуска

Мне был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 3 по 16 июня 2013 года, однако 5 (пять) дней данного отпуска, с 5 по 9 июня 2013 года, я болел, что подтверждается листком временной нетрудоспособности, выданным городской поликлиникой N 1.

Учитывая вышеизложенное, на основании абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ прошу перенести оставшиеся 5 (пять) дней отпуска на другой срок, а именно с 1 по 5 июля 2013 года.

Приложение: листок временной нетрудоспособности от 05.06.2013.

16.06.2013              Гречкин          /Гречкин С.М./

Когда сотрудник решает взять отпуск, он пишет заявление на предоставление отпуска, в котором указывает его начало и количество дней нетрудоспособности, наступившей во время очередного отпуска (сделать это он может и до выхода на работу, находясь на больничном). На основании заявления руководитель издает приказ, делается расчет отпускных, выплачиваемых не позднее чем за три дня до наступления отпуска (ст. 136 ТК РФ), и вносятся изменения в график отпусков и личную карточку работника. При этом для внесения изменения в график можно внести запись в графу 10 "Примечание", указав в ней реквизиты приказа и то, на сколько дней и на какие даты переносится (продлевается) отпуск.

Если работник заболел, находясь в очередном отпуске, и отпуск переносить не хочет, последний автоматически продлевается на количество дней нетрудоспособности сотрудника. При этом работник должен незамедлительно сообщить о болезни работодателю. В этом случае никаких документов (заявление работника, приказ руководителя) оформлять не нужно, как и делать перерасчет.

В табеле учета рабочего времени по унифицированной форме Т-13 дни нетрудоспособности отражаются буквенным кодом "Б" или цифровым "19", а дни переноса (продления) отпуска "ОТ" - "09".

Обратите внимание! Если в период нахождения работника в очередном отпуске заболели его дети, очередной ежегодный отпуск не продлевается и не переносится, а листок нетрудоспособности по уходу за ребенком (в случае, когда он продолжает нуждаться в уходе) выдается со дня, когда мать (иной член семьи, фактически осуществляющий уход за ребенком) должна приступить к работе (п. 41 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 N 624н "Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности").

Следующим случаем переноса и продления отпуска является исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы. Здесь надо отметить, что помимо государственных обязанностей Трудовым кодексом установлены обязанности общественные - например, участие в коллективных переговорах, в работе выборных коллегиальных органов профессиональных союзов, в коллективных трудовых спорах. Однако согласно ст. 124 ТК РФ отпуск переносится или продлевается лишь в случае исполнения государственных обязанностей. Что касается общественных обязанностей, для их исполнения работодатель обязан освободить работников от работы и сохранить за ними средний заработок.

К государственным обязанностям относятся, например, такие:

- участие в судебном заседании в качестве присяжного заседателя (ст. 10, 11 Федерального закона от 20.08.2004 N 113-ФЗ "О присяжных заседателях федеральных судов общей юрисдикции в Российской Федерации" (далее - Закон N 113-ФЗ));

- участие в судебном заседании в качестве свидетеля, эксперта, переводчика (ст. 113 ГПК РФ);

- вызов на допрос в органы дознания или следствия, прокуратуру в качестве свидетеля, потерпевшего, их законного представителя или понятого (ч. 4 ст. 60, ст. 188 УПК РФ);

- направление на военные сборы, прохождение медицинского освидетельствования для решения вопросов о постановке на воинский учет и другие обязанности, связанные с воинским учетом, обязательной подготовкой к военной службе, призывом или добровольным поступлением на военную службу, поступлением в мобилизационный людской резерв и призывом на военные сборы (ст. 6 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" (далее - Закон N 53-ФЗ)).

Основанием для переноса или продления отпуска в таких случаях будет повестка, справка, извещение или другой документ, выданный государственным органом. Причем если участие в качестве свидетеля, эксперта или переводчика может занимать один или несколько дней, то присяжные заседатели призываются один раз в год на десять рабочих дней, а если рассмотрение уголовного дела, начатое с участием присяжных заседателей, не окончилось к моменту истечения указанного срока - на все время рассмотрения этого дела (ст. 10 Закона N 113-ФЗ).

К сведению. Если работник был вызван в суд или другой государственный орган в нерабочий для него день (например, при сменном графике работы), компенсировать ему такой выход или предоставлять день отдыха работодатель не обязан (ч. 1 ст. 170 ТК РФ).

О переносе или продлении отпуска в связи с исполнением государственных обязанностей работник должен написать заявление и приложить копию повестки, извещения или справки, на основании чего работодатель издает приказ.

Что касается сохранения за работником среднего заработка, делать это работодателю не нужно, поскольку в силу ч. 2 ст. 170 ТК РФ денежную компенсацию за время исполнения государственных обязанностей (процессуальные издержки) выплачивает государственный орган или участники судопроизводства (ст. 131 УПК РФ, ст. 95, 96 ГПК РФ). Порядок осуществления таких выплат установлен Положением о возмещении процессуальных издержек, связанных с производством по уголовному делу, издержек в связи с рассмотрением гражданского дела, а также расходов в связи с выполнением требований Конституционного Суда Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 01.12.2012 N 1240 (далее - Положение).

Чтобы получить компенсацию, работнику нужно представить в соответствующий орган справку о среднем дневном заработке и выданную работодателем копию трудовой книжки, заверенную в установленном законодательством порядке (п. 32, 34 Положения).

Что касается среднего заработка и расходов в связи с исполнением военных обязанностей, они оплачиваются работодателем, а затем возмещаются из средств федерального бюджета, выделенного Минобороны и ФСБ (п. 2 ст. 5 Закона N 53-ФЗ, пп. 2 п. 2 Правил компенсации расходов, понесенных организациями и гражданами РФ в связи с реализацией Федерального закона "О воинской обязанности и военной службе", утвержденных Постановлением Правительства РФ от 01.12.2004 N 704). Для возмещения компенсации работодатель оформляет письмо на фирменном бланке организации и прикладывает копии документов, подтверждающих расходы.

При переносе или продлении отпуска изменения также вносятся в график отпусков.

В табеле учета рабочего времени унифицированной формы Т-13 исполнение государственных обязанностей отражается буквенным кодом "Г" или цифровым "23".

Помимо двух случаев продления и переноса ежегодного отпуска, описанных выше, законодатель установил другие случаи, предусмотренные законодательством или локальными нормативными актами. К таковым можно отнести ситуацию, когда ежегодный отпуск совпал по времени с учебным отпуском, который предоставляется работнику в связи с его успешным обучением в образовательном учреждении. Процедура оформления аналогичная: работник пишет заявление, где просит предоставить ему учебный отпуск и перенести или продлить его ежегодный отпуск, и к заявлению прикладывает справку-вызов из учебного образовательного учреждения.

К другим случаям переноса отпуска можно отнести желание самого работника.

Специальные случаи переноса и продления отпуска

Помимо общих случаев, когда отпуск переносится или продлевается, ч. 2 ст. 124 ТК РФ установлены специальные случаи, которые связаны с нарушениями, допущенными работодателем при предоставлении отпуска, или инициативой работодателя. Рассмотрим по порядку.

1. Несвоевременная оплата отпуска. Напомним, что работодатель обязан предоставить работнику отпуск в соответствии с графиком, поскольку в силу ч. 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. Согласно ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Если ежегодный отпуск не был оплачен своевременно, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником. Кроме этого, при задержке выплаты отпускных у работника возникает право на компенсацию за каждый день задержки. Но если отпуск будет перенесен, указанное право работник утратит. При переносе отпуска он не сможет потребовать денежную компенсацию, поскольку в таком случае отпуск оплачивается за три дня до новой даты и срок его оплаты не нарушается.

2. Несвоевременное предупреждение работника о времени начала отпуска. В соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ работодатель должен известить работника о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала. На практике работодатели не только не соблюдают сроки такого уведомления, но и вообще не выполняют обязанность по извещению работника. В этих случаях они должны быть готовы к тому, что придется перенести отпуск на другой срок по заявлению работника и по согласованию с ним.

3. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Обратите внимание! Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Отзыв из отпуска

Статьей 125 ТК РФ предусмотрены разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части и отзыв из отпуска. На практике, как правило, так и происходит, то есть работник уходит в отпуск два раза в год. Количество частей законодателем не ограничено, может быть и три, и четыре части. Важно, чтобы при этом одна часть отпуска составляла не меньше 14 календарных дней. Данный принцип по возможности соблюдают и при отзыве работника из отпуска.

Отзыв из отпуска - это, по сути, то же самое разделение отпуска на части, только осуществляется оно по инициативе работодателя.

Примечание. Выйти досрочно из ежегодного отпуска по собственной инициативе работник не вправе, поскольку это может нарушить утвержденный в организации график отпусков и производственный процесс.

Отозвать работника из отпуска можно только при наличии следующих условий:

- согласие работника;

- причина отзыва - исключительные обстоятельства;

- неиспользованная часть отпуска будет предоставлена в удобное для работника время в текущем рабочем году или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

О том, в какой форме должно быть дано согласие работника, не говорится, но поскольку оно является одним из обязательных условий, во избежание споров с работником получать согласие нужно в письменной форме.

Обратите внимание! В Постановлении Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2*(1) указано, что отказ работника (независимо от причины) выйти на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины.

Какие обстоятельства могут являться причиной отзыва, Трудовым кодексом не установлено. Они определяются производственной необходимостью - это может быть чрезвычайная ситуация, авария, внеплановая проверка контролирующих органов и т.п. Отметим, что отозвать из отпуска можно не каждого работника. Так, в силу ч. 3 ст. 125 ТК РФ не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями.

Какие документы должны быть оформлены при отзыве работника из отпуска?

Прежде всего, для отзыва нужны основания, то есть документ, в котором сообщается о возникших исключительных обстоятельствах и необходимости вызвать конкретного работника из отпуска. Это может быть докладная или служебная записка непосредственного руководителя (начальника отдела) или другого лица на имя руководителя. И только после того, как руководитель своей резолюцией выразит согласие на отзыв работника, последнему направляют уведомление. Поскольку сложившиеся обстоятельства, как правило, требуют оперативного решения, допускается уведомление по телефону, электронной почте или телеграммой. Если время позволяет можно направить уведомление заказным письмом по почте (см. образец на стр. 55).

Общество с ограниченной ответственностью "Металлстрой"

(ООО "Металлстрой")

Исх. N 32 от 16.07.2013

Начальнику службы охраны труда ООО "Металлстрой" Свинцову М.А.

Уважаемый Михаил Александрович!

В связи с несчастным случаем, в результате которого монтажник Гвоздев В.М. получил увечье, произошедшим 16.07.2013, просим Вас прервать очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 18.07.2013 для расследования данного несчастного случая.

На основании ч. 2 ст. 125 ТК РФ не использованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена Вам по выбору в удобное для Вас время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Согласно ч. 2 ст. 125 ТК РФ Вы имеете право не прерывать отпуск.

Генеральный директор         Сплавин              /Сплавин В.В./

По выходу работника из отпуска следует запросить письменное согласие, в котором работник может указать и желаемые даты использования оставшейся части отпуска (см. образец на стр. 55).

Генеральному директору

ООО "Металлстрой"

В.В. Сплавину

от начальника службы охраны труда

Свинцова М.А.

Настоящим сообщаю, что согласен на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска 18.07.2013.

В соответствии с ч. 2 ст. 125 ТК РФ неиспользованную часть отпуска в количестве 10 календарных дней прошу предоставить мне с 05.08.2013.

18.07.2013                   Свинцов              /Свинцов М.А./

Согласие может быть оформлено как отдельным документом, так и в виде отдельной строчки в уведомлении, в котором предлагался отзыв.

Прерывание отпуска работника оформляется приказом руководителя, в котором указываются причина отзыва, дата выхода на работу и, если работник определился, время предоставления неиспользованной части отпуска. С приказом работника следует ознакомить под подпись. Не забудьте, что при предоставлении оставшейся части отпуска нужно будет издать новый приказ о предоставлении работнику отпуска.

После издания приказа вносятся изменения в график отпусков, личную карточку работника и табель учета рабочего времени. При отзыве отпускные работника пересчитываются.

Л.В. Куревина,

эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации"

"Отдел кадров коммерческой организации", N 8, август 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".