Тайный учет (Д. Васильев, "Расчет", N 8, август 2013 г.)

Тайный учет

Для чего нужен управленческий учет на предприятии? Сегодня это единственный способ удержать компанию на плаву. Ведь тот, кто оперативно принимает решения, скорее всего, победит любой кризис. Дмитрий Васильев рассказал, из чего формируется "управленка".

Не для всех

Кто может быть пользователем "управленки", кроме учредителей и директора? Конечно, банкиры, которые кредитуют бизнес. Бухгалтерская отчетность с чистой прибылью в 1 процент от оборота не позволит получить деньги в долг даже на самый добрый бизнес. Не разрешают этого сделать, в первую очередь, предписания Центробанка, по которым 99 процентов выданного кредита придется резервировать. Кроме норм, есть еще и простой здравый смысл - при инфляции в 15-18 процентов годовых чистая прибыль никак не может быть меньше 10 процентов.

Банки давно уже принимают для оценки заемщика управленческую отчетность. В ней-то они и просят раскрыть основные показатели работы фирмы, такие как: стоимость закупки, выручку, основные активы, реальную структуру кредиторской и дебиторской задолженности, и прочие показатели. Это не значит, что в кредитную организацию нужно отнести те же бланки отчетных документов, которые отдаются для изучения собственникам. Управленческую отчетность в банк лучше представлять с минимальным раскрытием аналитики. Выкладывая поименный состав участников группы компаний и все их связи, вы получаете в нагрузку некоторые риски. Какие?

Во-первых, при проверке любого банка управленческая отчетность будет доступна ревизорам. Сейчас то и дело инспектируют кредитные организации, а вместе с такой контрольной проверкой "найдется" и ваша управленческая отчетность с полным раскрытием персонального состава участников.

Во-вторых, не все данные о себе захотят раскрыть сами учредители. Прежде всего, тайна номер один - это распределение прибыли, особенно при наличии большой кредиторской задолженности и долгов по полученным заимствованиям. Главный вопрос банкиров будет: почему не гасите? Ответить надо так: дивиденды откладываются на погашение задолженности, срок которой пока не пришел, деньги отложены. Только не забудьте показать их в активе управленческого баланса.

Кроме банка и учредителей управленческая отчетность больше не представляется никому и никогда. Даже сотрудники отдела не должны иметь доступа к конечному продукту, люди вообще много болтают, и ваша компания может стать однажды объектом шантажа по своей же вине.

Важные нормативы

Итак, теперь давайте рассмотрим, из чего состоит "управленка"? В этом материале я акцентирую внимание на расходах, поскольку это наиболее важные показатели. Какие же траты нужно выделять, и почему важно своевременно отражать их в управленческом учете и контролировать.

Все перечисленные нормативы нужно своевременно отражать и контролировать. Причем за некоторыми требуется следить в ежедневном режиме. Дабы оперативно корректировать работу компании. Все показатели берутся из данных бухгалтерского учета за исключением себестоимости, которую легко запросить в соответствующем отделе.

Постоянные расходы

Это такие траты, которые возникают из месяца в месяц и не зависят от оборота компании. Например, аренда торговых и складских площадей, коммунальные платежи, плата за интернет и охранную сигнализацию, стационарный телефон, обслуживание ККМ и другие. Все это оплачивается вне зависимости от прогнозируемого финансового результата, иначе придется платить пени, которые точно не относятся к плановым расходам предприятия. Превышение постоянных расходов должно быть обязательно рационально объяснено. И если такая ситуация возникает, например, из-за роста курса доллара при оплате аренды, то это приемлемое превышение, а вот если произошел перерасход интернет-трафика, то он должен быть компенсирован за счет дохода виновных лиц.

Важный момент тут состоит в том, что все постоянные расходы на конец периода должны быть полностью оплачены. Для этого целенаправленно выделяется определенный период времени, когда выручка направляется на покрытие таких трат, в сроки, прописанные в договорах.

Сырье

Расходы на приобретение сырья намеренно отделены от постоянных и переменных расходов. Хотя при желании их можно было бы вписать в обе статьи и обосновать это. Однако именно сырьевая составляющая в производственном бизнесе формирует выручку, поскольку наценка должна покрыть все траты и принести прибыль собственникам.

Расходы на сырье определяются как процент от выручки, если она к примеру составляет 10 млн. рублей в неделю при средней наценке в 400 процентов, то 2 млн. рублей из дохода обязательно должны быть потрачены на приобретение сырья, иначе не будет новой выручки.

Разумеется, на товарные остатки тоже должны существовать нормативы, для того чтобы не было перезатаривания и не случилась нехватки материала. Превышение сырьевых запасов - это потеря оборотных средств, которые можно выплатить в качестве дивидендов, недостаток сырья - потеря выручки.

Наблюдение за изменением норматива покупки сырья является одной из основных задач бухгалтерии, и оно должно быть ежедневным. Если, к примеру, из 10 млн. рублей выручки вы потратили на сырье не 2, а 3 миллиона, то необходимо найти объяснения этому факту. Допустим, возникла недостача, либо товарный отдел перестраховывается и закупил больше, чем нужно. Есть еще один вариант - просто выросла стоимость сырья. Тогда нужно довести до руководства информацию, что в оперативном учете наценка упала, и нужно повышать отпускные цены на продукцию, иначе не будут оплачены расходы периода, либо будут сокращены дивиденды. Важный момент в управленческом контроле сырья состоит в том что производственный материал не должен быть ни в избытке, ни в недостатке. Сырье должно быть в нормативе.

Кредиторская задолженность

Сырье и товары можно получить и с отсрочкой платежа. Тогда норматив оплаты, как процент от выручки, никак не поможет. Значит, нужно следить за нормативом по кредиторской задолженности. Иначе, получив прибыль и снижение себестоимости по данным управленческого учета, в следующем месяце вы получите "черный вторник" в платежном календаре организации. Одним из инструментов контроля "кредиторки" является периодическая сверка с отделом, занимающимся заказом товаров и сырья.

Заработная плата и ФСС

Зарплата выделяется из прочих расходов, поскольку привлечение того или иного количества сотрудников обусловлено производственной необходимостью. Другое дело, что изменения в ФОТ не так оперативны, и в каждодневном режиме нормативы меняться не могут. Невозможно же иметь в штате сегодня 10 токарей, завтра - 12, а через четыре дня - 17. А вот временное увеличение совместительства можно учесть на основании оперативного учета, но уже после отчетного месяца. Другая статья расходов ФОТ - это задекларированные зарплатные налоги и выплаты в ФСС. Вести сальдо расчетов с ФСС крайне важно, потому что трехгодичная переплата в фонде - это потеря оборотных средств. Разумеется, такие расходы необходимо оперативно возмещать.

Переменные расходы

Переменные расходы - это траты, которых можно было избежать, если бы не крайние обстоятельства. Эти расходы не следует путать с инвестициями. Обычно сюда относят затраты на срочный ремонт транспорта. Другими словами, такие издержки предвидеть и запланировать невозможно, поэтому и источник их покрытия определяется руководителем организации: за счет дивидендов, виновных лиц или иных средств финансирования.

Инвестиции

Финансовые вливания в бизнес возможны, прежде всего, за счет дивидендов учредителей. Поэтому учет вложений в новую деятельность или вновь создаваемую торговую точку ведется обособленно, поскольку инвестиции в текущем периоде не должны исказить финансовый результат как показатель текущей рентабельности работы компании.

Дивиденды

Дивиденды - это прибыль учредителей, которую они могут распределить на развитие фирмы, либо просто изъять из оборота. Обратите внимание: это вовсе не сумма денег, которая осталась по окончании отчетного месяца. Для определения правильного размера дивидендов необходимо проверить, выполнены ли следующие нормативы. Сырье должно быть в наличии. Чтобы в этом убедиться, нужно провести инвентаризацию суммового измерения остатков. Нет материалов для работы, не будет новой выручки. Кроме это, важный норматив - постоянные расходы и заработная плата, они должны быть оплачены либо задепонированы, иначе текущий финансовый результат будет искажен, так же как показатели работы следующего месяца. И последний норматив - кредиторская задолженность за сырье. Лучшего всего, если из месяца в месяц она не превышает 20 процентов оборота.

Таким образом, главный бухгалтер - это тот человек, который владеет всей финансовой информацией о компании, и он может даже раньше руководителей понять, что происходит в бизнесе. В его власти даже приостановить оплату некоторых расходов, например на сырье, до проведения анализа искажений. От него многое зависит и в плане оценки финансового результата, к которому идет фирма в текущем периоде.

Примечание. Объединить необходимые данные в единый отчет для небольших предприятий - все-таки гигантская проблема, заключающаяся в написании программного продукта. Сложность тут в том, что это ПО уникально, и взяв чью-то программу формирования управленческой отчетности, вы все равно придете к необходимости "вбивать" в нее свои данные. А это двойная работа - сначала бухгалтерская программа, а потом электронные таблицы. Особенно этот процесс трудоемкий, если у вас, к примеру, 8-10 юридических лиц. Тут и на бухгалтерский учет время не всегда найдется. Так что ищите собственные алгоритмы, как сделать эту работу быстрее.

Д. Васильев

"Расчет", N 8, август 2013 г.