Что за зверь такой - подпись электронная? (И.Д. Шилов, "Расчет", N 8, август 2013 г.)

Что за зверь такой - подпись электронная?

Обмениваясь документами в цифровом формате, не стоит забывать, что они должны быть подписаны. Для этого необходимо использовать электронную подпись. Но все ли так просто?

Использование электронных документов в некоторых случаях является не только правом, но и обязанностью. Так, в пункте 3 статьи 80 Налогового кодекса содержится требование к плательщикам (в том числе вновь созданным), у которых среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек, представлять декларации по установленным форматам в электронной форме. А в Федеральном законе от 24 июля 2009 года N 212-ФЗ указывается, что организации (вновь созданные), чья среднесписочная численность физлиц, в пользу которых производятся выплаты, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек, представляют расчеты в форме электронных документов. Не обошло стороной требование об обмене электронными документами и участников виртуальных торгов, где весь документооборот производится в цифровом виде. При этом на всех документах должна стоять электронная подпись (ст. 41.2 Федерального закона от 21.07.2005 г. N 94-ФЗ).

Но нас интересует больше иное применение виртуальной подписи. О нем собственно и пойдет речь в статье. Итак, теперь контрагенты при наличии соглашения имеют право работать по "электронке", в том числе использовать цифровую "первичку". Правда, при отсутствии подобного договора лицо, представляющее виртуальные документы, по требованию контрагента обязано представить их на бумажном носителе. В Законе N 402-ФЗ установлено, что организации имеют право сами утверждать формы первичных документов. Следовательно, и электронные форматы могут быть разработаны только для обмена с партнерами. Главное, чтобы у них были совместимые технические средства и существовала возможность для приема и обработки "первички" в соответствии с разработанными форматами.

Для того чтобы получать такие "бумаги", нужно подключиться к тому же оператору электронного документооборота, к которому подключена организация, отправляющая их. Если партнеров много и они работают через разных операторов, необходимо заключить договор с каждым из них. Перечень компаний, предоставляющих услуги электронного документооборота, включенных в Сеть доверия ФНС, можно найти на сайте www.nalog.ru. Для этого необходимо перейти во вкладку "Налоговая отчетность", далее - в раздел "Представление в электронном виде", потом - в подраздел "Электронные счета-фактуры", в котором из списка выбрать "Реестр операторов ЭДО".

Вопрос ребром

В письме Минфина России от 11 января 2012 года N 03-02-07/1-1 указано, что не запрещается подавать первичные документы в электронном виде. Но они должны представляться только по установленным ФНС форматам, и на них должна стоять только квалифицированная электронная подпись. Такие форматы утверждены для счета-фактуры (приказ ФНС России от 5.03.2012 г. N ММВ-7-6/138), для накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ ФНС России от 21.03.2012 г. N ММВ-7-6/172). Если же электронные документы будут представляться в иных форматах, то необходимо предъявить их заверенные копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью на бумажном носителе.

Простая...

Сразу предупредим: самостоятельно цифровую подпись не сделать, так как необходимы специальные ключи для ее генерации и проверки, а также сертификат. Для получения подписи нужно обратиться в удостоверяющий центр (юрлицо или предприниматель, получивший лицензию на выдачу электронных подписей), в котором вам ее создадут.

ЭЦП является информацией в электронной форме, которая присоединена к другой информации в такой же форме и используется для определения лица, подписывающего бумаги. Виртуальный автограф может быть поставлен как на одном документе, так и на целом пакете. При проставлении одной подписи на пакете электронных "бумаг" каждый из них считается подписанным.

В соответствии со статьей 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ используется как простая, так и усиленная (неквалифицированная и квалифицированная) подписи.

Простой является подпись, которая посредством использования кодов, паролей, логинов или иных средств подтверждает факт ее формирования определенным лицом. Эта подпись не дает возможности контролировать внесение изменений в файл. Таким образом, она только удостоверяет лицо, подписавшее документ. Формируется простая подпись в той же информационной системе, что и заверяемая ею "бумага".

Также документ, подписанный простой подписью, признается равнозначным бумаге, подписанной собственноручно, только если это установлено федеральными законами либо соглашением между участниками электронного документооборота. При этом такой файл не признается равнозначным документу на бумажном носителе, который подписан собственноручно и заверен печатью.

...и сложная

Усиленная неквалифицированная подпись создается посредством криптографического преобразования информации с использованием ключа подписи (уникальная последовательность символов, предназначенная для ее создания). Также у нее существует ключ проверки - уникальная последовательность символов, с помощью которой проверяют подлинность. Неквалифицированная подпись позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и выявить факт внесения в него изменений после визирования. Чаще всего такой "автограф" используется, когда наличие на документе печати необязательно. Соответственно, бумага, заверенная таким оттиском, признается равнозначной документу, подписанному собственноручно. Однако в соглашении, заключенном между участниками электронного документооборота, должен быть прописан порядок проверки неквалифицированной подписи. Что же касается равенства с документом, где присутствует и подпись настоящая, и печать, то только в случаях, установленных законодательством или соглашением сторон. Для применения этой подписи необходимы особенные программные средства, поэтому ее можно получить только через специализированные удостоверяющие центры. При этом центр, не получивший лицензию, в отдельных случаях вправе выдавать неквалифицированные подписи.

Усиленная квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной, но ее ключ должен быть указан в соответствующем сертификате. Он же подтверждает принадлежность ключа проверки подписи тому или иному лицу. Его выдает удостоверяющий центр в виде электронного или бумажного документа.

Перечень удостоверяющих центров приведен на сайте www.rosreestr.ru. Для того чтобы найти нужный или близлежащий центр, необходимо выбрать вкладку "Государственные услуги", далее раздел "Государственный учет кадастрового недвижимого имущества", далее перейти в подраздел "Программное обеспечение", в котором из списка выбрать "Перечень удостоверяющих центров".

Содержание сертификата

Обратите внимание, сертификат должен содержать несколько обязательных пунктов, к ним относятся: дата начала и окончания срока его действия, наименование и место нахождения организации, ключ проверки электронной подписи. Также должны быть указание на средства электронной подписи (шифровальные средства, используемые для создания подписи и ключей) или стандарты, требованиям которых соответствуют ключ электронной подписи и ключ проверки ЭП. Кроме этого, в сертификате должны быть указаны название удостоверяющего центра и уникальный номер квалифицированного сертификата, даты начала и окончания его действия и др.

Удостоверяющий центр обычно выдает сертификат на год. Если его вовремя не продлить, то ключ проверки будет аннулирован. Это происходит в течение дня, который следует после окончания срока действия сертификата. Для получения сертификата в удостоверяющий центр необходимо представить: заявление, свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции, учредительные документы и выписку из ЕГРЮЛ. Не запрещается иметь несколько образцов квалифицированной подписи от разных удостоверяющих центров.

Электронные документы, подписанные такой подписью, признаются равнозначными бумажным документам как подписанным собственноручно, так и заверенным печатью, если иное не предусмотрено законом.

И.Д. Шилов,

налоговый консультант

"Расчет", N 8, август 2013 г.