Изменения в учете библиотечного фонда (О. Марова, "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2013 г.)

Изменения в учете библиотечного фонда

В настоящее время учет документов, входящих в состав библиотечного фонда, необходимо вести в соответствии с Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 N 1077, которым утвержден Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда (далее - Порядок N 1077). До него основным инструментом в учете являлась Инструкция об учете библиотечного фонда, утвержденная Приказом Минкультуры РФ от 02.12.1998 N 590, утратившим силу с 03.06.2013.

Общий порядок учета библиотечного фонда

Документы библиотечного фонда согласно Порядку N 1077 разделены на следующие виды:

- печатные издания и неопубликованные документы (книги и брошюры, журналы и газеты, изоиздания, нотные, картографические издания, нормативно-технические и технические, а также неопубликованные документы);

- аудиовизуальные документы (фоно-, видео-, фото-, кинодокументы);

- документы на микроформах;

- электронные документы.

Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из него, независимо от вида носителя (п. 1.4 Порядка N 1077). Этот учет ведется в соответствии с п. 1.5 Порядка N 1077 в регистрах индивидуального (регистрационная книга и карточка регистрации) и суммарного (книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда и журнал) учета в традиционном и (или) электронном виде. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о его поступлении и выбытии.

В регистрах суммарного учета отражается поступление, выбытие документов из библиотечного фонда и итоги движения библиотечного фонда (итоговые данные на конец отчетного периода).

Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл.

Учет поступления документов в библиотечный фонд. Библиотечный фонд учреждения пополняется за счет поставки обязательного экземпляра, покупки, подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов. Поступившие экземпляры принимаются к учету по первичным учетным документам (накладная, акт).

Прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников), оформляется актом о приеме документов (п. 4.1.1 Порядка N 1077).

Прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии со ст. 574, 582 ГК РФ (п. 4.1.2 Порядка N 1077).

Прием документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным оформляется актом о приеме документов взамен утерянных, в котором указывается Ф.И.О. читателя, сведения об утерянных изданиях и о принятых изданиях, ставятся подписи читателем и принимающей стороной (п. 4.1.3 Порядка N 1077).

Суммарный учет поступления электронных сетевых документов ведется в электронном реестре.

При приеме в библиотечный фонд издания подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету в соответствии с п. 4.4 Порядка N 1077. Каждому экземпляру присваивается регистрационный номер, который закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Он проставляется непосредственно на документе и отражается в регистрационной книге и карточке регистрации. Эти номера в случае исключения документов из фонда библиотеки не могут быть присвоены вновь принятым изданиям.

Согласно п. 4.5 Порядка N 1077 документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. Требования, которые должны соблюдаться при маркировке, заключаются в обозначении принадлежности, эстетике, долговечности маркировочного знака, сохранности текста или другой знаковой информации. Для этого могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды и другие виды маркировки.

На приложениях к основному изданию проставляются те же реквизиты, что и на основном документе (п. 4.6 Порядка N 1077).

Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами (п. 4.7 Порядка N 1077).

В соответствии с п. 4.8 Порядка N 1077 на принятых первичных учетных документах делается запись, подтверждающая, что поступившие документы приняты в библиотечный фонд как объект особо ценного движимого имущества (ОЦДИ) или как объект иного движимого имущества. Эти документы передаются в бухгалтерию для включения в учет библиотечного фонда.

Если изменяется состав ОЦДИ библиотеки, сведения об общем количестве и стоимости этих документов ежеквартально передаются учредителю (п. 4.10 Порядка N 1077).

Выбытие документов из библиотечного фонда. В связи с физической утратой или частичной либо полной потерей потребительских свойств документы выбывают из библиотечного фонда. Они исключаются из него и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо иной реализации. Такое исключение допускается по причинам утраты, ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, непрофильности (п. 5.1 Порядка N 1077).

Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда по ф. 0504144, утвержденной Приказом Минфина РФ N 173н*(1) (далее - акт о списании) (п. 5.2 Порядка N 1077).

Согласно п. 5.4 Порядка N 1077, если списание происходит по причине утраты, то к акту о списании прилагаются документы, подтверждающие данный факт (пояснительная записка, в случае кражи или хищения - протокол, акт, заключение уполномоченных органов, при возмещении ущерба - финансовый документ о возмещении ущерба).

Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путем денежной компенсации. Сумма компенсации устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя. Прием денег от читателей взамен утерянных книг или других документов производится в кассу по приходному кассовому ордеру, а читателю выдается квитанция.

Объекты библиотечного фонда, исключенные по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья.

Согласно п. 5.7.2 Порядка N 1077 списанные по причине непрофильности объекты библиотечного фонда передаются по актам в обменный фонд для дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или для реализации физическим и юридическим лицам.

В соответствии с п. 5.11 Порядка N 1077 во всех исключаемых из фонда библиотеки документах (книгах, журналах, других видах документов) специальным штемпелем должны быть погашены штампы библиотеки.

Особенности оформления выбытия электронных сетевых документов рассмотрены в п. 5.12, 5.13 Порядка N 1077. Они удаляются из электронной библиотеки на основании акта о списании с указанием причины исключения. Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется особым образом, при этом подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие документа, оформленного на новый срок.

Акты о списании документов библиотечного фонда утверждаются руководителем учреждения. Один экземпляр акта о списании со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй - остается в подразделении библиотеки.

Согласно п. 5.14 Порядка N 1077 учредителю ежеквартально представляются общие сведения о количестве и стоимости документов, списанных из библиотечного фонда, относящихся к ОЦДИ, с указанием перечня актов о списании, причин и направлений выбытия документов. Количество выбывающих документов не должно превышать количества вновь поступающих в библиотечный фонд документов.

О. Марова,

эксперт журнала "Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний к ним".