Комментарий к письму Министерства труда и социальной защиты РФ от 23 апреля 2013 г. N 17-4/689 (А.А. Дмитриев, "Нормативные акты для бухгалтера", N 15, август 2013 г.)

Комментарий к письму Министерства труда и социальной защиты РФ от 23 апреля 2013 г. N 17-4/689

В Минтруд России обратилась фирма, которая ликвидировала филиал, находившийся в другом субъекте РФ. Поводом обращения стала выездная проверка уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование, назначенная территориальным отделением ФСС России. Основанием для такого мероприятия послужило получение заявления о снятии с регистрационного учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения. Неясно, где фирма должна представить требуемые для проведения выездной проверки подлинники документов: на территории обособленного подразделения, органа контроля, организации либо иной территории?

Минтруд России учел, что на момент вынесения фондом решения о проведении выездной проверки фирма не была снята с учета в качестве страхователя по месту нахождения филиала, а филиал, не снятый с учета в отделении фонда, по адресу местонахождения отсутствовал. Кроме того, по информации самой фирмы:

- документы о финансово-хозяйственной деятельности филиала переданы для хранения по месту нахождения головной организации и частично в архив, находящийся в другом городе;

- рабочие места филиала ликвидированы.

Сообщение о закрытии филиала

Письменно сообщить в орган контроля за уплатой страховых взносов по месту своего нахождения о создании или закрытии филиала - обязанность организации, которая уплачивает страховые взносы. На исполнение отводится один месяц со дня создания (закрытия) обособленного подразделения (прекращения деятельности через него).

Территория проведения проверки

Выездная проверка плательщика страховых взносов может быть проведена:

- на его территории (в его помещении);

- по месту нахождения органа контроля за уплатой страховых взносов - если у плательщика страховых взносов нет возможности предоставить помещение для упомянутого мероприятия.

Выездная проверка обособленного подразделения, имеющего отдельный баланс, расчетный счет и начисляющего выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, проводится по месту нахождения обособленного подразделения.

Обеспечение возможности должностным лицам органа контроля, проводящих выездную проверку, ознакомиться с документами, которые связаны с исчислением и уплатой страховых взносов, является еще одной обязанностью плательщика.

Представление подлинников документов

При необходимости орган контроля за уплатой страховых взносов вправе ознакомиться с подлинниками документов (ч. 4 ст. 37 Закона N 212-ФЗ).

Кроме того, при проведении выездной проверки у плательщика могут быть истребованы необходимые для проверки документы.

Ознакомление проверяющих с подлинниками документов допускается только на территории (в помещении) плательщика страховых взносов. Исключение составляют случаи проведения выездной проверки по месту нахождения органа контроля (ч. 22 ст. 35 Закона N 212-ФЗ).

Как следствие

Допустим, на момент вынесения решения о проведении выездной проверки организация не была снята с учета в качестве страхователя по месту нахождения филиала. Тогда при проведении выездной проверки по месту нахождения органа контроля за уплатой страховых взносов организация представляет для ознакомления проверяющим подлинники документов. Делается это также по месту нахождения органа контроля.

Если документы утрачены

Плательщикам взносов также необходимо обратить внимание на то, что документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов, необходимо хранить в течение шести лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона N 212-ФЗ). ФСС России вправе требовать от плательщика:

- документы, служащие основаниями для исчисления и уплаты страховых взносов;

- документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов (п. 1 ч. 1 ст. 29 Закона N 212-ФЗ). За каждый непредставленный документ налагается штраф в размере 200 рублей.

Значит, плательщик страховых взносов может быть привлечен к ответственности за утрату документов, если они потеряны до истечения шести лет.

Срок давности привлечения к ответственности за совершение указанного правонарушения составляет три года.

Следовательно, фирма должна восстановить первичные документы, утраченные в результате затопления (пожара, кражи и т.п.).

А.А. Дмитриев,

налоговый консультант

"Нормативные акты для бухгалтера", N 15, август 2013 г.