Комментарий к письму Минфина России от 7 июня 2013 г. N 03-02-07/1/21191 (Ю.Г. Морозов, "Нормативные акты для бухгалтера", N 15, август 2013 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 7 июня 2013 г. N 03-02-07/1/21191

В опубликованном документе рассмотрена следующая ситуация. В сентябре-декабре 2012 года ИФНС провела в организации выездную налоговую проверку, в рамках которой проверены первичные документы за 2009, 2010 и 2011 годы. Доначисленные налоги и пени фирма уплатила в полном объеме.

В январе 2013 года в помещении, где хранилась архивная документация организации, произошел прорыв трубы радиатора и часть документов оказалась залитой кипятком. Авария обнаружилась не сразу, поэтому документы размокли, и пользоваться ими стало невозможно, что было зафиксировано надлежаще оформленным актом.

Возник вопрос: вправе ли организация не восстанавливать утраченные первичные документы за период, ранее проверенный во время выездной налоговой проверки? Согласно разъяснениям Минфина России в опубликованном письме, соответствующие документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены. Посмотрим, на чем основан такой вывод.

Обязанность налогоплательщика

Налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов. Срок хранения документов - четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

В течение сроков, которые установлены в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года экономический субъект должен хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность.

Причем экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Это указано в частях 1 и 3 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Право ИФНС

Налоговые органы вправе требовать в соответствии с законодательством от налогоплательщика документы, которые служат основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, подтверждают правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов. Об этом говорится в подпункте 1 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ).

Упомянутые документы налоговые инспекции могут истребовать, в частности, при проведении в отношении этого налогоплательщика:

- повторной выездной налоговой проверки (ст. 89 НК РФ);

- иных мероприятий налогового контроля. В том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемого лица, и информации относительно конкретной сделки (ст. 93.1 НК РФ).

О том, что налоговые службы проводят мероприятия налогового контроля на основе документального подтверждения налогоплательщиком финансово-хозяйственных операций, сообщает ФНС России в письме от 05.07.2013 N ЕД-3-3/2379.

Ограничение права ИФНС

Налоговые службы не вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика документы, ранее представленные в ИФНС при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица (п. 5 ст. 93 НК РФ).

Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы представлялись в налоговую инспекцию в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, или документы были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Налоговая ответственность

Непредставление в установленный срок в налоговый орган документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, установленную статьей 126 НК РФ. С налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) взимается штраф в размере 200 рублей за каждый документ, который должен был быть представлен в установленный срок в ИФНС. При условии, что такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных:

- статьей 119 "Непредставление налоговой декларации (расчета финансового результата инвестиционного товарищества)" кодекса;

- статьей 129.4 "Неправомерное непредставление уведомления о контролируемых сделках, представление недостоверных сведений в уведомлении о контролируемых сделках" кодекса.

Организация может быть привлечена к штрафу в размере 10 000 рублей:

- за непредставление по запросу налогового органа имеющихся у нее сведений о налогоплательщике;

- за иное уклонение от предоставления таких документов либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями.

Такое деяние не должно содержать признаков нарушения законодательства о налогах и сборах, предусмотренного статьей 135.1 "Непредставление банком справок (выписок) по операциям и счетам в налоговый орган" кодекса.

Таким образом, факт проведения выездной налоговой проверки не освобождает налогоплательщика от обязанности восстановить первичные документы в случае их утраты. Иными словами, фирма должна восстановить первичные документы, утраченные в результате затопления (пожара, кражи и т.п.), даже если эти первичные документы ранее уже были проверены ИФНС в рамках выездной налоговой проверки.

Аналогичные разъяснения приводят специалисты Минфина России в письме от 11.08.2011 N 03-02-07/1-288.

Ю.Г. Морозов,

налоговый консультант

"Нормативные акты для бухгалтера", N 15, август 2013 г.