Создаем сайт: вначале было ТЗ (А.В. Ефанов, "Руководитель бюджетной организации", N 8, август 2013 г.)

Создаем сайт: вначале было ТЗ

Если руководитель какого-либо бюджетного учреждения еще не задумывался о создании сайта, то в скором времени он обязательно это сделает. В медицине и образовании собственное интернет-представительство уже закреплено на законодательном уровне. Других бюджетников подталкивают к "прописке" в Интернете растущие требования к качеству обслуживания клиентов. Причем многие из руководителей понимают, что сайт - это не только веяние времени (не следует отставать от коллег), но и эффективный маркетинговый инструмент, с помощью которого можно получить дополнительную выгоду. Если у вашего учреждения до сих пор нет сайта или вы понимаете, что имеющийся сайт с трудом можно назвать официальным интернет-представительством, то вам эта статья будет полезна. Поговорим об особенностях первого этапа создания сайта - составлении технического задания.

Сайт "в законе"

Об обеспечении поддержки создания публичных электронных библиотек, сайтов музеев и театров говорится в Указе Президента РФ от 07.05.2012 N 597 "О мероприятиях по реализации государственной социальной политики". Если учреждениям культуры и спорта свои сайты иметь желательно, то медицинским и образовательным организациям - обязательно.

Статья 28 Закона об образовании*(1) относит обеспечение создания и ведения официального сайта образовательной организации к ее компетенции в установленной сфере деятельности. А статья 29 данного закона обязывает образовательные организации размещать информацию о своей деятельности на своем официальном сайте. Порядок размещения и обновления информации на официальном сайте образовательной организации утвержден Постановлением Правительства РФ от 18.04.2012 N 343.

"Интернет-прописка" для медицинских организаций обязательна по Закону об ОМС*(2). Статья 20 данного закона указывает на обязанность медицинской организации размещать на своем официальном сайте информацию о режиме работы, видах оказываемой медпомощи. А согласно Приказу ФФОМС от 01.12.2010 N 230*(3) отсутствие официального сайта медицинской организации входит в перечень оснований для отказа в оплате медпомощи или для уменьшения этой оплаты, поскольку квалифицируется как необеспечение информированности застрахованного населения (приложение 8).

Дворцы и трущобы Интернета

Проходят ли уже те времена, когда техническое задание на разработку сайта расценивалось как необязательный элемент, а само создание сайта воспринималось как формирование простенького интернет-буклета и поручалось какому-нибудь "племяннику Анны Петровны", который учится на программиста? Пожалуй, это можно утверждать, если судить по информации, размещенной на официальном сайте госзакупок http://zakupki.gov.ru. Практически все крупные бюджетные учреждения уже перешли от любительского сайтостроения к профессиональному - организуют тендеры, выбирают подрядчиков, тратя на создание интернет-представительств немалые деньги. Однако, если прогуляться по сайтам школ, поликлиник, домов культуры, библиотек, то придется изменить оптимистичное мнение. Не надо быть опытным дизайнером или копирайтером*(4) со стажем, чтобы заметить, что большинство этих бюджетников Интернет пока только осваивают. Их сайты, как правило, имеют примитивное графическое исполнение и бесплатный адрес, обычно на narod.ru. Почему же все организации бюджетные, но у одних в Интернете "дворцы", а у других - неказистые "дачные домики"? Ведь стремление к лучшему свойственно всем - и тем, кто побогаче, и тем, кто испытывает проблемы с финансированием, и клиентам учреждения, и его сотрудникам. Разумеется, многое упирается в деньги - многое, но не все. Можно сделать достойный сайт, не ворочая бюджетными миллионами. Важно грамотно подойти к его созданию, проработав каждый этап, умело обогнув все "подводные камни".

ТЗ - чего желаете-с?

Продолжим сравнение с архитектурой. Чтобы что-то построить, нужен проект. Теоретически можно строить и без проекта, но не факт, что получится хорошо. Если проект проработан, то и дачный домик будет функциональным, пригодным для жизни. Если проработан плохо, то даже дворец скорее рассмешит, чем вызовет восхищение.

Проект для сайта - это ТЗ. Что такое техзадание? Документ, в котором заказчик оговаривает набор требований к конечному продукту (в данном случае к сайту), описывает, ЧТО именно ему нужно. Техзадание нужно отличать от последующей проектной документации, в которой акценты меняются - уже излагается, КАК достичь того, чего хочет заказчик. Если заказчик четко знает, что ему нужно, и исполнитель понимает, что именно нужно заказчику, значит, техзадание составлено правильно.

Итак, отвечая на вопрос, зачем составлять ТЗ на сайт, можно сказать следующее.

Это необходимо, чтобы понять, что именно надо делать. На основании техзадания будут разработаны какие-то решения проекта, подобран материал и т.д. И на основании ТЗ в конечном итоге заказчик проконтролирует, получил ли он то, что хотел, а исполнитель покажет, что сделал требуемое. Это очень важно: при разработке сайта проблема зачастую заключается в том, что никто не видит конечной точки. Каждый участник проекта обращет внимание только на то, что ему нужно, - на функциональность, дизайн, удобство, текст... Можно предположить, что итоговое видение проекта должен быть у проектного менеджера. А что, если конечный продукт совпадет с видением менеджера, но не с ожиданиями клиента? Например, когда менеджер зациклен на формировании положительного образа организации в глазах учредителя, а клиенту нужна возможность оперативно получать информацию? А если за время реализации проекта один менеджер сменит другого и придет уже со своим "уставом" - "Я думал, что цвет костюма должен быть синим и талия завышенной, а вам нужно было белое платье"?

Не будет техзадания - в проекте начнется анархия, топтание на месте, и в результате заказчик на своем опыте почувствует действие знаменитого Закона Парето, 80/20 (20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата). И в этом случае не имеет значения, большой разрабатывается сайт или малый. Проблема рассогласования ожиданий может возникнуть независимо от объема затраченных средств.

Что может пригодиться в процессе написания ТЗ на разработку сайта? Что точно необходимо и чего будет достаточно? Мы не станем говорить о том, как создавать проектную документацию. В конечном итоге, главная задача проектировщика - не написать классный документ, а спроектировать классный сайт. Хороший документ - лишь отражение грамотного подхода и уважения ко всем участникам проекта.

Используем исполнителя

Для начала отметим, что необходимо разделять ТЗ для малых и больших сайтов. Причем различия заключаются не в объеме документа на выходе, а в процессе разработки.

Если сайт большой (состоит из нескольких разделов, включает форум, содержит элементы флэш-анимации), то и затраты на него соответствующие. В таком случае они однозначно превысят 100 тыс. руб. - установленный Банком России на сегодняшний день предельный размер расчета наличными деньгами в РФ юридическими лицами по одной сделке*(5). В этом случае необходимо проведение торгов в форме конкурса, аукциона (в том числе аукциона в электронной форме). Если на создание сайта организация планирует потратить в квартал меньше 100 тыс. руб., то согласно пп. 14 п. 2 ст. 55 Закона N 94-ФЗ*(6) возможно заключение контрактов без проведения торгов. То есть бюджетное учреждение вправе само выбрать исполнителя.

Данная особенность важна для разработки технического задания. Желательно, чтобы этим занимались специалисты, разбирающиеся в особенностях создания сайтов. Крупная организация, имеющая достаточное финансирование, привлекает такого специалиста (или группу специалистов) со стороны и платит соответствующее вознаграждение. (Но помните: если все пустить на самотек, полностью переложив миссию создания ТЗ на плечи подрядчиков, то существует вероятность, что на выходе получится продукт, задуманный исполнителем, но не заказчиком.) Обычное бюджетное учреждение, скорее всего, просто не может себе позволить подобную роскошь. Руководители такого учреждения либо просят чьих-то знакомых помочь "на общественных началах", либо тратят время и нервы, изучая аналогичную документацию, размещенную на сайте госзакупок, и составляют ТЗ "по образу и подобию". Третьи идут самым рациональным путем. Они выбирают подрядчиков - специалистов сайтостроения (Закон N 94-ФЗ это не запрещает) и составляют ТЗ совместными усилиями. Однако возникает вопрос: как неспециалистам в этой сфере контролировать специалистов? Ответ: не зарываясь в детали, но не упуская главного. Нужно знать главное. Поговорим об этом.

Ударим ТЗ по анархии!

Для начала следует решить организационные вопросы - то есть расставить всех по местам и обозначить функции каждого участника проекта. Если в нем задействовано, например, всего четыре человека, то данная задача носит скорее контролирующий характер - руководитель должен понять, кто за что отвечает, оговорить и документально закрепить эту ответственность. Если проектная группа больше, то нужны прописанные процедуры по выполнению функций для каждого участника. Руководителю необходимо знать обязанности сотрудников и степень их ответственности за результат как всего проекта, так и каждого его этапа. Поэтому желательно, чтобы функции сотрудников были обсуждены и утверждены. Тогда велика вероятность, что созданием сайта будет заниматься команда, а не замотанный руководитель и группа людей на подхвате.

Свет ТЗ, ты мне скажи...

Прежде чем приступить к разработке ТЗ, необходимо определить круг лиц, для которых оно создается. Для исполнителей ТЗ является как руководством к действию, документом, закрепляющим их обязанности, так и гарантией соблюдения их прав. Заказчик или руководитель проекта не может требовать от них больше того, что указано в ТЗ, но и они не должны отклоняться от поставленного задания. Для проект-менеджера (он же руководитель проекта) ТЗ - своего рода шаблон, с помощью которого можно отслеживать качество работы исполнителей и при необходимости вносить в их деятельность коррективы. Конечно же, ТЗ важно для самого заказчика, в данном случае руководителя бюджетного учреждения. Ему необходимо быть в курсе реализации проекта, ориентироваться в сроках выполнения заказа и четко представлять себе конечный продукт. Есть еще одна группа значимых лиц - учредитель бюджетного учреждения и различного рода проверяющие органы. Они не участвуют в проекте, но могут поинтересоваться процессом освоения выделенных средств, их возможный интерес нельзя не учитывать. Для них структурированное и понятное ТЗ - это подтверждение правильности финансирования проекта.

Грамотно составленная документация отвечает на главные вопросы представителей всех четырех групп. По сути, она создается так, чтобы максимально снять возможные затруднения заранее.

Чьи желания - закон?

В журналистском мире ходит такая байка. В кабинете главного редактора одного крупного международного издательства висит портрет человека. Это не известный политик, не основатель издательства, даже не президент. Более того, редактор не знает имени и фамилии этого человека - но знает, кто это. Это - Читатель, Тот Самый Человек, для кого работает издательство. Не безликий индивидуум, а конкретный представитель целевой аудитории, ради кого создаются новости и пишутся статьи - ориентированные на определенные запросы, привычки и пожелания. Каждый год социологи издательства проводят исследования и составляют собирательный портрет этого человека. И уже под его потребности редакция формирует содержание каждого номера - ищет темы, вырабатывает стилистику, размещает иллюстрации. Возможно, такие портреты читателей висят и в других издательствах. Люди на них могут быть совершенно разными - мужчины, женщины, молодые, пожилые, солидные и не очень. И каждый из читателей должен получить именно то, что он хочет, иначе издательство не выживет.

Создавая сайт организации, вы выступаете, по сути, мини-издателем. Вы должны дать информацию, необходимую именно вашим клиентам. Поэтому в ТЗ важно описать всех посетителей сайта, как внутренних, так и внешних. Это описание может включать в себя маркетинговые, демографические, социальные данные, цели и задачи потенциальных посетителей, их требования к будущему сайту. Посетить сайт школы, например, могут учащиеся, родители, представители органов власти, потенциальные спонсоры, коллеги из других образовательных заведений и т.д. Сайт поликлиники - жители микрорайона, сотрудники учреждения, контролирующие органы, потенциальные клиенты по платным услугам из других районов.

Сформировав список посетителей, выявите их потребности и проанализируйте, какие из этих потребностей можно удовлетворить, создав сайт. Разумеется, в первую очередь это будут потребности информационные. Да, но какие именно? Диалог с учителями? Сведения об успеваемости? Режим работы специалистов поликлиники? Возможность записи в электронную очередь?

Подробно расписав информационные потребности возможных посетителей сайта, расставьте приоритеты. Всем угодить невозможно. Выявите главных. Важно внимание СМИ для поликлиники? Важно. А что важнее - контакт с журналистом или качественное обслуживание посетителей? Затем нужно выстроить список того, что должно находиться на сайте в первую очередь, присутствие чего желательно, а что можно добавить потом - интерактивное общение, режим работы учреждения, переход на сайт вышестоящей организации, блоги отдельных сотрудников и т.д.

Внимательно проанализировав получившийся список, заказчик может лучше понять, что именно он хочет, что именно должно быть на сайте. Систематизированный "список желаний" и станет основой для составления ТЗ.

Общая информация - понемногу о важном

Первая часть ТЗ должна содержать общую информацию о проекте. Конечно же, все начинается с наименования проекта (например, "Создание официального веб-сайта N-ской центральной городской больницы"). В наименовании важно отразить главное: процесс ("создание"), результат ("официальный веб-сайт") и заказчика ("N-ская центральная городская больница"). Некоторые заказчики увлекаются подробностями - пытаются втиснуть в название побольше значимых фраз, полагая, что это придаст весомость проекту. Не придаст - скорее, запутает. Потенциальный исполнитель должен понять суть - что требуется сделать. Все остальное он узнает из техзадания.

Если ТЗ достаточно объемное, желательно, чтобы первая его часть включала в себя содержание с указанием разделов, подразделов и номеров страниц - это упростит работу с документом, поможет структурировать информацию. Иногда содержание пишется на первом этапе работы и служит своеобразным планом дальнейших действий по составлению ТЗ, а впоследствии корректируется и дополняется. Некоторые предпочитают работать над содержанием на завершающем этапе - для них это итоговый обзор проделанной работы.

В первой части ТЗ обязательно указывают назначение проекта - описывают, для чего будет использоваться итоговый продукт. С одной стороны, это довольно короткий раздел, но по важности проработки он занимает первое место. Ибо четко поставленные цели и задачи - руководство к действию.

Описание может быть общим. Например, сайт больницы предназначен для предоставления информации о деятельности учреждения, а также для организации записи на прием к специалистам. Описание может быть и более детализированным. Например, задачи сайта олимпиады, организованной образовательным учреждением, могут быть следующими:

- предоставление детализированной информации о мероприятии;

- ориентация на молодежную аудиторию - школьников и абитуриентов;

- обеспечение информационной поддержки участников мероприятия;

- предоставление формы предварительной регистрации участников олимпиады.

Сайт может способствовать достижению конкретных маркетинговых целей, например:

- увеличить размер аудитории (горожане в возрасте от 15 до 35 лет), знающей о существовании учреждения и его значимости;

- представить услуги, оказываемые учреждением, в привлекательной и доступной форме;

- создать инструмент для анонсирования, чтобы добиться повторных обращений к сайту и пользования услугами учреждения.

Описание целевой аудитории проекта - это критично важный элемент для разработки хороших и правильных сайтов. Информацию об аудитории следует не только правильно собирать, важно уметь этой информацией пользоваться. Описание аудитории должно содержать и сведения, которые так любят маркетологи (демография, потребности, сегментирование и т.п.), и данные, которые пригодятся дизайнерам и проектировщикам (какие задачи решает пользователь, каковы его цели в работе с сайтом, что его привлекает).

По сути, работа по сбору данных, характеризующих аудиторию, была проделана в период подготовки ТЗ - в процессе выявления потребностей посетителей. Информацию нужно лишь сформулировать, чтобы представить в печатном виде.

Однако следует разграничивать понятия "пользователи" и "целевая аудитория". Пользователями бывают не только посетители, которые заходят на сайт в качестве зарегистрированных или незарегистрированных. Пользователи - это ВСЕ лица, работающие с уже существующим сайтом. Интересы пользователей тоже необходимо учесть. Поэтому в ТЗ желательно указать роли всех пользователей сайта. Например:

Роль	Описание
Администратор	Имеет доступ ко всем сведениям, находящимся в информационной системе, и возможность изменять все объекты
Редактор сайта	Имеет доступ к редактированию контента
Регистратор	Осуществляет запись на прием. Формирует списки посетителей на текущий день
Гость	Посетитель портала. Имеет доступ к общедоступной информации (может просмотреть)
Зарегистрированный пользователь	Может просматривать общедоступную информацию, использовать функции записи на прием к врачу и управления своими визитами

Первая часть ТЗ содержит, кроме прочего, информацию о заказчике и исполнителе. Важно перечислить всех ответственных лиц с каждой стороны, а также документы, на основании которых производится разработка (как правило, подобным документом является договор), статус текущего документа и конфиденциальность.

Не следует забывать о таком важном разделе, как термины и определения. Создание сайта - процедура довольно специфическая. Разработчики употребляют много слов из профессионального арго, в большинстве своем не очень понятных заказчику. Расшифровка терминов и определений поможет сторонам быстрее найти общий язык, исключит двоякое толкование важных понятий.

Заключаем проект в рамки

Что такое дом? Удивительно, даже если речь идет об одном и том же здании, один и тот же человек может ответить на этот вопрос по-разному. Если он находится возле строения, то может рассказать, какого цвета занавески на окнах, или сообщить, не сломан ли кодовый замок на двери. Если этот же человек отойдет подальше, то его внимание переключится с деталей на более общие характеристики. Он скажет, сколько этажей в доме и сколько у него окон, возможно, определит стиль архитектуры.

Рамки проекта - это как раз "видение с расстояния". Прочитав данный раздел ТЗ, каждый участник проекта должен понять, что же получится в целом, не вдаваясь в детали. Например, он узнает, что на сайте предполагается регистрация пользователей, но подробности этой регистрации будут ему неизвестны: каков принцип ее построения, какие поля придется заполнять и т.д. Как правило, "рамочная" информация включает в себя перечень разрабатываемых разделов сайта, общие требования к интерфейсам*(7) системы управления содержанием, которые должны быть учтены при разработке проекта.

* * *

В следующей статье мы рассмотрим такие разделы ТЗ, как информационная архитектура и интерфейс, структура (карта) сайта, шаблоны страниц, описание контента, его функциональные возможности и различные требования к проекту или проекта к окружению.

А.В. Ефанов,

эксперт журнала

"Руководитель бюджетной организации"

"Руководитель бюджетной организации", N 8, август 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в РФ".

*(2) Федеральный закон от 29.11.2010 N 326-ФЗ "Об ОМС в РФ".

*(3) "Об утверждении Порядка организации и проведения контроля объемов, сроков, качества и условий предоставления медицинской помощи по ОМС".

*(4) Копирайтер - человек, который пишет тексты.

*(5) Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя".

*(6) Федеральный закон от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".

*(7) Интерфейс - совокупность средств и правил, обеспечивающих взаимодействие устройств вычислительной системы и программ, а также взаимодействие их с человеком.