Комментарий к письму Минфина России от 18 июля 2013 г. N 03-03-06/1/28117 (Е.М. Юдахина, "Нормативные акты для бухгалтера", N 16, август 2013 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 18 июля 2013 г. N 03-03-06/1/28117

При направлении в командировку работодатель оплачивает сотруднику расходы, связанные со служебными поездками. В частности, он обязан возмещать расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, сопряженные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Обязанность оплаты командировочных затрат нанимателем установлена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Конкретные размеры и перечень компенсируемых командировочных затрат определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

При направлении работника в загранкомандировку дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы. Эти затраты учитываются в составе прочих расходов на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ как расходы на командировки. Главное, документально подтвердить произведенные издержки, и обосновать из производственную направленность. Обращает на это внимание и УФНС России по г. Москве в письме от 28.09.2012 N 16-15/092144.

При должном документальном обосновании фирма может учесть затраты на оплату курьерской доставки визы и на оплату услуг sms-оповещения (письмо ФНС России от 25.11.2011 N ЕД-4-3/19756*(1)).

Так, при надлежащем оформлении понесенных командировочных затрат у фирмы есть все шансы доказать правомерность их учета для целей налогообложения, даже если инспекторы посчитают обратное (постановление ФАС Поволжского округа от 11.07.2012 N А55-17726/2011).

В подтверждение участия работников в международной ярмарке компания представила:

договор на организацию деловой поездки (организация бронирования авиабилетов, гостиницы, оформление виз в Японию на период поездки, обеспечение медицинской страховкой на период поездки);

счет на оплату;

платежное поручение;

акт выполненных работ;

акт по проданным билетам;

проездные билеты (приложение к авансовым отчетам);

авансовые отчеты со служебными заданиями и краткими отчетами о выполнении задания;

приказы о направлении работников в командировку с целью посещения международной книжной ярмарки.

Кроме того, для подтверждения целевого характера командировки также представлены: план этажа международной книжной ярмарки с переводом интересующих разделов ярмарки; визитные карточки на ярмарку. Однако налоговая инспекция не приняла эти доводы. Она сослалась на то, что бумаги, свидетельствующие о положительном результате от деятельности в зарубежной командировке, не были представлены. Судьи настаивают, что отсутствие таких документов не является основанием для непринятия понесенных расходов.

Дата признания расходов на оформление визы

В комментируемом письме акцентируется внимание на том, в какой момент учитывать командировочные расходы на оформление визы и международного страхового полиса. В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета.

К примеру, фирма направила сотрудника в командировку за границу сроком на пять дней. Для этого ему необходимо оформить визу и обязательную медстраховку. На эти цели работнику были выданы подотчетные средства в размере 4500 рублей. На оформление визы понадобилось 3000 рублей, а медполиса - 750 рублей. В учете необходимо сделать следующие записи:

на дату выдачи средств из кассы фирмы подотчетному лицу

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1 "Касса организации"

4500 руб. - отражена выдача денежных средств подотчетному лицу для оформления визы и медстраховки работнику, выезжающему в загранкомандировку.

На дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника

Дебет 20 (26, 44,...) "Основное производство" Кредит 71

3750 руб. (3000 + 750) - расходы на оформление визы и медполиса включены в состав расходов по обычным видам деятельности;

Дебет 50-1 Кредит 71

750 руб. (4500 - 3750) - в кассу возвращен остаток неиспользованных подотчетных средств.

Е.М. Юдахина,

эксперт "НА"

"Нормативные акты для бухгалтера", N 16, август 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Документ и комментарий опубликованы в 2012, N 24.