Милый мой бухгалтер, или Как мотивировать финансистов (Т. Антропова, "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2013 г.)

Милый мой бухгалтер, или Как мотивировать финансистов

Именно бухгалтерия является связующим звеном между подразделениями учреждения, она задает ритм всей работе. Правильно мотивированный бухгалтер незаменим: он лучше выполняет свои обязанности, любит свою работу и организацию, в которой трудится, старается не просто приходить на службу, а приносить максимум пользы.

Но как получить такого идеального сотрудника? Как мотивировать бухгалтера? Что предложить за безупречную работу? И как наказать за просчеты?

Система мотивации давно опробована и признана на производстве и в торговле. Однако в бухгалтерии методы поощрения только начинают применяться. Большинство руководителей не видят в этом необходимости - грамотное составление отчетов и справок входит в обязанности бухгалтера, а в выполнении плана подразделение не участвует. Однако практически все руководители желают улучшить работу бухгалтерии, понимая, что это координационный центр всех подразделений, помощник в аналитической работе, советчик в экономии средств.

Определяем направления мотивации

Для того чтобы разработать эффективную систему мотивации, надо ответить на, казалось бы, простой вопрос: чего мы хотим добиться, внедряя данное новшество? Абстрактное "улучшить работу бухгалтерии" вряд ли будет являться ответом. Перед началом работы следует проанализировать деятельность финансового отдела, выяснить основные проблемы. Трения с налоговой? Не вовремя подготовленные отчеты? Ошибки в документах? "Война" с другими отделами?

Часть проблем могут подсказать сами сотрудники: духота в помещении, старые компьютеры, частые авралы и т.д.

После того как список направлений по улучшению работы бухгалтерии составлен, не следует бросаться в бой сразу, разрабатывая карательные и поощрительные меры по каждому пункту. Лучше проанализировать причины. Возможно, некоторые вопросы лежат за пределами мотивационной задачи - например, несогласованность с другими отделами или плохая работа штатного IT-специалиста. После анализа список проблем должен сократиться.

Теперь нужно соотнести его со списком целей. Список проблем и список целей - не одно и то же. Все проблемы разом решить невозможно. Начать следует с главных или с тех, которые не требуют много сил и средств. Некоторые проблемы, например несогласованность с другими отделами и трения с коллегами, можно объединить в одну, назвав ее оптимизацией рабочего процесса. В результате получится список из 4-5 пунктов. Решение именно таких проблем и станет целью внедрения системы мотивации.

Разработка системы мотивации

Улучшение работы бухгалтерии может идти по следующим направлениям: учет, отчетность, финансирование, дебиторская задолженность, дополнительные показатели (например, быстрое и качественное решение задач, поставленных руководителем).

Соблюдение требований нормативных актов

Разрабатывая систему мотивации для сотрудников бухгалтерии, следует помнить, что основная функция службы - составление и представление сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении организации, о ее доходах и расходах, поэтому бухгалтерию в первую очередь следует мотивировать на соблюдение требований нормативных актов в части ведения бухучета. Нет замечаний и санкций со стороны соответствующих госструктур или они минимальны - сотрудники заслужили поощрение. За ошибки в отчетности или несвоевременность ее подачи должны быть предусмотрены санкции. Многочисленные исследования показывают, что положительная мотивация более эффективна, чем негативное воздействие.

К сведению. При нормировании выполнения обязательств по срокам оплаты следует учитывать уважительные причины, не зависящие от бухгалтера. Нужно помнить, что показатель "расходы на бухгалтерию" может корректироваться в зависимости от внешних факторов, например фискальной политики государства.

Кто может проверить качество ведения бухгалтерского учета? Государственный контролер. Проверка завершилась положительно - значит, работа проведена качественно, сотрудников бухгалтерии следует поощрить. Проверка - важная оценка работы бухгалтерии.

Выполнение бухгалтерией внутренних функций

Потребителем бухгалтерских услуг, конечно же, выступает организация. И тут задача бухгалтерии - оперативное обеспечение информацией, важной для принятия решений. Основной критерий, на который следует мотивировать сотрудников бухгалтерии, - поддержка актуальности финансовых показателей. Надо, чтобы данные о деятельности организации можно было увидеть не только в конце года, но и в конце квартала и даже месяца. Показателями могут быть сроки обработки документов, расчетов и т.п. Эти показатели будут более понятны, если руководитель внедрит регламент по сдаче отчетных документов подотчетными сотрудниками организации и оптимально распределит ответственность.

Декомпозиция финансовых задач

Если в штате бухгалтерии несколько сотрудников, то следует разработать систему поощрительных мер по уровням, например для главного бухгалтера, для бухгалтера и экономиста. В направлении "учет" для главного бухгалтера важными будут показатели оперативного и точного разнесения операций, отсутствия серьезных замечаний со стороны налоговых органов и аудиторов. А для его подчиненных наряду с оперативным и точным разнесением операций к таким показателям можно отнести отсутствие корректировок по проводкам. В "подготовке отчетности" для высшего звена важным критерием качества работы будет соблюдение бюджета доходов и расходов, для простого бухгалтера и экономиста - наличие всех документов, подтверждающих получение выручки и расходов, проведение всевозможных расходов, соблюдение бюджета расходов и т.д.

Разбивка нормативов - это внутреннее дело каждого учреждения. Для кого-то важны сроки оплаты, для кого-то расходы на бухгалтерию. Практически все стремятся избежать начислений штрафов и пеней за ошибки, вызванные нарушением нормативов по созданию и движению документов.

Рекомендуемая классификация мотивационных нормативов

Можно предложить следующую классификацию нормативов:

- недопущение ошибок и соблюдение установленных форм (в поступивших и отданных первичных документах, при вводе документов в базу налоговой отчетности, ведении кассового учета);

- своевременная, полная и безошибочная подготовка документации к проверкам;

- подготовка отчетов в соответствии с графиками;

- своевременность оплаты счетов;

- своевременность уплаты налогов;

- снижение эксплуатационных расходов.

Нормативы можно конкретизировать, разбив их на подпункты и применив к сотрудникам с различным уровнем квалификации и ответственности.

Чтобы система мотивации была справедлива, можно разработать удельный вес каждого показателя, например за своевременность уплаты налогов - надбавка 20% от определенной суммы, за снижение эксплуатационных расходов - 5%.

Прозрачность и доступность системы мотивации

Каждый сотрудник должен знать, за что и насколько он может быть поощрен, за что и на сколько наказан. Совет: система мотивации должна разрабатываться и утверждаться на собрании всего коллектива.

К сведению. Вознаграждение за труд бухгалтера не должно полностью зависеть от показателей, на которые он может оказывать влияние, к примеру манипулированием записями и учетной политикой. Но в то же время оно не должно быть привязано к не зависящим от бухгалтера факторам, например к выполнению плана отделом по работе с клиентами, иначе он будет воспринимать премию не как то, что нужно заработать, а как дополнительный случайный доход.

Сотрудники должны понимать, что у них есть выбор: надлежащим образом выполнить свои обязанности, не выполнить свои обязанности, не выполнить свои обязанности, но своевременно проинформировать о невозможности выполнения. Во втором случае штраф должен быть максимальным, по третьему возможна частичная потеря надбавки. Важно, чтобы сотрудники могли просчитать ответственность за результаты своей работы.

Трудовое законодательство запрещает манипуляции с зарплатой в сторону ее уменьшения, а вот премии можно сократить хоть до нуля - сотрудник должен знать, за что он может лишиться возможной прибыли. Таким образом, мотивационная система может быть эффективным инструментом не только поощрения, но и наказания.

Возможно, кто-то возразит, что бухгалтеры по должностной инструкции обязаны выполнять свою работу - готовить отчеты, общаться с налоговой и т.д. Верно. Однако сдать отчет и сдать отчет без ошибок и нареканий - согласитесь, это совершенно разные вещи. В последнем случае желательно поощрение.

Виды мотивации

Разобравшись с основой построения системы мотивации, пора перейти к ее наполнению. За счет чего можно мотивировать сотрудников? Наиболее популярная мотивация - материальная. Однако это не означает, что она наиболее эффективна.

Материальное вознаграждение - плюсы и минусы

Человек должен получать за свой труд адекватное вознаграждение. Но следует помнить, что премии, надбавки и другие бонусы должны выплачиваться именно за конкретные достижения, иначе сотрудник может просто привыкнуть к повышенным выплатам и расценить их как часть зарплаты.

Мотивация и трудовое законодательство

Трудовое законодательство устанавливает следующие виды мотивации (поощрения): объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию "Лучший по профессии". Данный перечень является открытым, то есть работодатель может добавить другие виды поощрений. Вид поощрения, не указанный в ТК РФ, может быть определен коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, уставом или положением о дисциплине. Если в локальном нормативном акте указан порядок премирования и определены условия его предоставления, то работодатель обязан поощрить работника при достижении оговоренных показателей.

Премии, являясь составной частью заработной платы, относятся к стимулирующим выплатам (ст. 129 ТК РФ). Они могут быть единовременными, приуроченными к определенному событию (например, к профессиональному празднику), и регулярными, выплачивающимися сотруднику в определенный период за достижение соответствующих показателей.

Следует помнить, что поощрительные выплаты следует прописать в трудовом договоре и предусмотреть положение о премировании во избежание проблем с налоговой инспекцией.

Сведения о награждениях за успехи в работе работодатель обязан внести в трудовую книжку сотрудника (п. 4 ст. 66 ТК РФ). Процедура внесения данных сведений прописана в п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*(1).

Так, в трудовую книжку следует вносить сведения:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ (ст. 191 ТК РФ), а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Если премии предусмотрены системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе, то в трудовую книжку они не вносятся.

Особенности нематериальной мотивации

Руководителю следует уделить внимание развитию нематериальной мотивации. Она более сложная, но и более эффективная. Грамотная работа с внутренними потребностями человека помогает сохранить ценные кадры даже при условии, что зарплата у конкурентов выше.

Разумеется, на одной внутренней мотивации эффективную бухгалтерию создать невозможно. Только оба направления - материальное и нематериальное - дают синергетический эффект, усиливая друг друга.

Видов нематериальной мотивации гораздо больше, чем материальной. Это может быть корпоративный абонемент на фитнес, повышение по службе, объявление благодарности, обучение за счет компании и т.д.

Нематериальную мотивацию можно условно разделить на затратную и незатратную. К затратной относятся различные мероприятия, требующие расходов: приобретение абонементов, оплата проезда и мобильной связи, корпоративы.

Как правило, в незатратную часть входят виды поощрений, затрагивающие так называемые потребности второго порядка. Потребностями второго порядка они названы на основании различных мотивационных теорий (например, Маслоу, Портера, Лоулера), которыми утверждается, что после того, как человек удовлетворяет свои первичные потребности (воздух, пища, вода, тепло, безопасность), он направляет внимание на удовлетворение потребностей вторичных (их часто называют духовными). Это уважение, престиж, гордость, значимость, самовыражение и т.д. Для удовлетворения таких потребностей работодатель может использовать следующие возможности: торжественное объявление благодарности, продвижение по карьерной лестнице, размещение портрета на доске почета, награждение памятным знаком.

К сведению. Согласно теории А. Маслоу потребности человека можно разделить на пять групп:

- физиологические потребности (голод, жажда и т.д.);

- потребности самосохранения (безопасность, защищенность);

- социальные потребности (общение, любовь, чувство локтя, поддержка);

- потребность в уважении (самоуважение, признание, статус);

- потребность в самоутверждении (саморазвитие, самореализация).

Четкой грани между мотивационной составляющей по удовлетворению первичных и вторичных потребностей нет. К примеру, компенсация проезда в одном случае может расцениваться как прибавка к жалованию, в другом - как подтверждение администрацией ценности данного сотрудника.

Стимулирование личных предпочтений

Разрабатывая систему мотивации, следует учитывать и личностные особенности человека. Например, если работник ценит стабильность и спокойствие, то его не всегда прельщает перспектива карьерного роста. Для него гораздо важнее хорошее отношение с руководителем, уверенность в своей значимости, комфортные условия труда, медицинская страховка, понятная система поощрений и стабильные выплаты по ней. Для молодого и амбициозного сотрудника интересны новые задачи и публичное обнародование его успехов, продвижение по служебной лестнице, даже более благозвучное название его должности.

Хороший руководитель может определить, какая именно потребность движет его подчиненным, и смоделировать систему мотиваций именно под эту потребность. При точном попадании эффективность работы сотрудника может вырасти в разы.

Особенно это актуально для талантливых сотрудников. Такие кадры требуют индивидуального подхода. Важно выявить их способности и сильные стороны, поставить перед ними цели, которых они смогут добиться в соответствии с необходимыми результатами, и создать комфортную атмосферу для эффективной работы. Нельзя ограничивать самовыражение талантливых людей, но их нужно направлять.

"Карьерные якоря"

Для более точного формирования индивидуальных систем мотиваций могут пригодиться так называемые карьерные якоря, сформулированные доктором Шейном.

Технико-функциональный. Сотрудник стремится стать профессионалом, ему нравится работа, он гордится своими знаниями, умениями и навыками. Хорошей мотивацией для людей такого типа могут быть новые профессиональные задачи, создание условий для их решения и карьерный рост, связанный с ростом профессионализма. Работник будет благодарен за предоставленную возможность обучения.

Общее руководство. Сотрудник стремится руководить и контролировать. У него развиты чувство ответственности, организаторские способности. Поручение решения управленческих, организационных и координационных задач с последующим официальным признанием его заслуг руководством будет для него лучшей мотивацией. Для такого человека очень важно карьерное продвижение, звучное название должности, внимание администрации.

Самостоятельность и независимость. У сотрудника собственный стиль выполнения работы, для него не имеет значения, что о нем думают окружающие, а важно, насколько он удовлетворен результатом своей работы. Его мотивация: индивидуальное выполнение задания и полная ответственность за результат. Его не следует отвлекать во время рабочего процесса. Должен быть только конечный контролер - промежуточные контролеры будут восприниматься негативно. Задачи, поставленные перед таким сотрудником, должны быть четкими, последовательными, планирование не слишком детализированным.

Чувство безопасности и стабильность. Для такого сотрудника важны сохранение того, что есть, гарантия стабильности и равновесия. Его мало интересуют новаторство, достижение амбициозных целей. Зато при реализации долгосрочного проекта он незаменим. Ему важны цикличные задания, по которым можно сделать определенные наработки. Ему нужны социальная поддержка, белая зарплата, регулярные выплаты, хорошее отношение с руководством. Для людей такого склада очень важны корпоративные мероприятия - это помогает им почувствовать стабильность и значимость организации, ее заботу о людях.

Предпринимательская жилка. Сотрудник постоянно стремится что-то внедрить, предложить. Он хорош при работе в команде, может "броситься на амбразуру". Слово "кризис" для него означает новые возможности, призыв к изучению скрытых резервов. Он не терпит рутину. Его нельзя ограничивать узкими рамками, а вот постоянная постановка новых задач приветствуется. Такой человек должен знать, что его труд будет не только оплачен, но и признан, что он принесет плоды. Если эти плоды будут весомыми и зримыми, то станут дополнительным вкладом в копилку мотивации.

Стремление быть полезным и преданность делу. Работа для такого сотрудника имеет личное значение, он любит учить и консультировать, улаживать конфликты, общаться. Помощь другим он воспринимает как долг. Ему важно публичное признание, благоприятный климат в коллективе. Поощрение для него измеряется не в деньгах, а в количестве благодарных сослуживцев. Он должен знать, что нужен, даже незаменим.

Испытание сил в чистом виде. Уровень внутренней мотивации у такого сотрудника очень высок. Ему присуще постоянное стремление испытывать себя, решая при этом профессиональные задачи. Он готов взять на себя разумные и неразумные риски, рутинная работа для него неинтересна. Для мотивации ему следует предлагать как можно больше новых задач. Такой кадр незаменим в стрессовых ситуациях, когда необходимо спасти положение. Однако не следует перегибать палку, иначе сотрудник "сгорит на работе" и в дальнейшем даже простейшая задача будет для него трудна и неинтересна.

Стиль жизни. Для такого человека работа должна быть заключена в строго определенные рамки, выполнение профессиональных обязанностей не должно затрагивать его личное время. Он ценит свободу, выраженную в том числе в непривязанности к рабочему графику. Для него важен результат, а не время нахождения в офисе. Если он берется за сверхурочную работу, то должен четко видеть ее временные границы и знать, сколько он получит за переработку.

* * *

Следует помнить, что система мотивации постоянно устаревает. Она требует постоянного анализа, контроля, подкрепления, корректировки. Развитие данной системы должно быть заложено в ней самой. Например, повышение уровня квалификации сотрудника должно предусматривать определенные бонусы: переход от частичной компенсации оплаты корпоративного абонемента в фитнес к полному, расширение программы по добровольному медицинскому страхованию и т.д.

Т. Антропова,

эксперт журнала "Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2013 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.