В каких случаях вы составляете бухгалтерскую справку? ("Упрощенка", N 8, август 2013 г.)

В каких случаях вы составляете бухгалтерскую справку?

Бухгалтерская справка не упоминается ни в одном нормативном документе о бухучете. В то же время с необходимостью составить этот документ сталкивался, пожалуй, каждый бухгалтер. У посетителей нашего сайта www.26-2.ru мы решили спросить, в каких ситуациях им пришлось оформлять бухгалтерские справки.

Треть участников опроса (33,33%) сказали, что они оформляют бухгалтерскую справку для того, чтобы начислить сумму, полученную в результате расчетов. Обратите внимание, что в таком случае справка должна содержать не только итоговую сумму, но и сам расчет. Например, бухсправка потребуется для пересчета иностранной валюты в рубли, когда сотрудник, возвращаясь из загранкомандировки, представляет вам документы, подтверждающие расходы, а они выражены в инвалюте. И чтобы принять потраченные суммы к учету, придется перевести их в рубли. Есть подтверждение сказанного и в судебной практике (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 07.11.2007 N А41-К2-4390/07). Арбитры рассматривали дело, когда инспекция не приняла к учету бумаги компании в условных единицах (у.е.). Однако фирме удалось доказать обоснованность расходов при помощи оформленной бухсправки. В ней содержался пересчет суммы из у.е. в рубли по каждому документу. Суд принял такой документ в качестве обоснованности расходов, отклонив доводы инспекции. Также бухгалтерской справкой можно оформить расчет декретного пособия, распределение расходов между видами деятельности и др.

Примерно такая же часть участников (32,7%) составляют справки, когда нужно исправить ошибку в учете. В этом случае оформить документ нужно так, чтобы была полная информация о том, в чем заключается ошибка, из-за чего возникла и как ее исправляют. Потому в справке лучше указать следующую информацию: суть ошибки со ссылками на "первичку"; период, к которому относится ошибка; данные, которые вы отразили в учете или в декларации до внесения корректировок; правильные сведения.

Так, бухгалтерская справка помогла фирме доказать в суде, что налоговики неправильно доначислили налог. Поскольку фирма прежде на основании справки как раз таки внесла исправления в учет и пересчитала сумму налога (постановление ФАС Московского округа от 25.05.2009 N КА-А40/4169-09).

25,11% проголосовавших сказали, что при помощи справки они отражают операции, по которым не поступает документов от контрагентов. Пример можно привести такой. От поставщика пришла большая номенклатура товара. Однако стоимость поставки в товарно-транспортной накладной указана одной суммой (такое, увы, бывает). Для учета же вам нужно выделить цену доставки по каждому товару отдельно. Для этого вы и составите бухсправку, где покажете эту стоимость. Впоследствии она поможет вам объяснить, откуда вы взяли то или иное число.

Или другая ситуация: подотчетное лицо за наличные купило в магазине канцелярские товары - бумагу, папки и т.п. Продавец выдал товарный чек, где стоимость покупки указана общей суммой и номенклатура не выделена. Однако для учета может быть важно, чтобы все было оприходовано по отдельности. Тогда составляется бухгалтерская справка как расшифровка покупки.

И только 8,86% опрошенных сказали, что они вообще не составляют бухгалтерских справок. Возможно, у них просто не было таких ситуаций, когда справка нужна. Но данным документом лучше не пренебрегать. Ведь по большому счету справка нужна прежде всего самому бухгалтеру. И потратив некоторое время на оформление такого документа, впоследствии можно себя обезопасить от путаницы в учете и возможных претензий налоговиков.

Резюме. Из проведенного опроса видно, что большинство бухгалтеров используют справки в работе. Это универсальный документ, при помощи которого можно отразить фактически любую операцию, если для ее учета не требуется согласие или виза контрагента. При этом не нужно забывать, что бухсправка - это первичный документ. И его нужно составлять с обязательными реквизитами. Их перечень приведен в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

"Упрощенка", N 8, август 2013 г.