Вопрос: Сотрудник уволился в конце прошлого года. В начале текущего года бухгалтер выяснил, что с его доходов удержан не весь НДФЛ. Уведомить налоговый орган до 1 февраля он не успел. Можно ли эту информацию представить до 1 апреля 2013 года? ("Зарплата", N 3, март 2013 г.)

Сотрудник уволился в конце прошлого года. В начале текущего года бухгалтер выяснил, что с его доходов удержан не весь НДФЛ. Уведомить налоговый орган до 1 февраля он не успел. Можно ли эту информацию представить до 1 апреля 2013 года?

При невозможности удержать НДФЛ налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода (календарного года), в котором выплачен доход, письменно сообщить об этом в налоговый орган (п. 5 ст. 226 НК РФ).

В какую налоговую сообщать. Информацию необходимо отправить в налоговую инспекцию по месту учета налогового агента (подп. 2 п. 3 ст. 24 и п. 5 ст. 226 НК РФ).

Форма сообщения. Сообщение о невозможности удержать налог и о неудержанной сумме НДФЛ представляется по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.

В данном случае в поле "признак" справки по форме 2-НДФЛ проставляется цифра 2. Такой порядок установлен в разделе II Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 20__ год", утвержденных приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.

Крайний срок. Последний день для подачи налоговыми агентами сообщений о невозможности удержать налог на доходы физических лиц и о сумме этого обязательного платежа за 2012 год - 31 января 2013 года.

Наказание за опоздание. В соответствии с пунктом 1 статьи 126 НК РФ непредставление в установленный срок налоговому органу документов, предусмотренных Налоговым кодексом, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Административное наказание предполагает наложение штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц - от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Наказание не отменяет исполнение. Сообщить о невозможности удержать НДФЛ налоговый агент обязан в любом случае, даже если он пропустил установленный для этого пунктом 5 статьи 226 НК РФ срок. Такое разъяснение, правда относительно другого случая представления справки по форме 2-НДФЛ, дали специалисты Федеральной налоговой службы в письме от 16.07.2012 N ЕД-4-3/11637@.

2-НДФЛ для налогоплательщика. Пункт 5 статьи 226 Налогового кодекса обязывает налогового агента направить справку по форме 2-НДФЛ не только в налоговую инспекцию, но и в адрес налогоплательщика.

Даже если вы пропустили срок, подготовьте вторую справку и для физического лица.

Сопроводительное письмо для налогоплательщика. Направляя пусть и с опозданием физическому лицу справку по форме 2-НДФЛ о невозможности удержать налог, нелишним будет приложить сопроводительное письмо с пояснениями.

Форма сопроводительного письма не установлена ни Налоговым кодексом, ни каким-либо другим нормативным актом. Однако такой документ очень важен и нужен, поскольку не каждый работник при получении от работодателя справки по форме 2-НДФЛ, содержащей информацию о неудержанном налоге, знает, для чего она ему выдана и что с ней дальше нужно делать. Сопроводительное письмо призвано все ему объяснить.

В письме в произвольной форме сообщите об обстоятельствах совершения ошибки, ее причинах и, главное, о том, что нужно сделать самому налогоплательщику.

Формулировка письма может быть такой, как в образце.

Образец сопроводительного письма налогоплательщику

Общество с ограниченной ответственностью "Пергамон Плюс"

107996, г. Москва, Малый Кисельный переулок, д. 25

тел. 8 (495) 775-35-89, факс 8 (495) 775-35-60

Исх. N 38 11 февраля 2013 года

Лундину Д.А.

Уважаемый Дмитрий Александрович!

В декабре 2012 года Вам была выплачена зарплата в натуральной форме в размере 5 000 руб. При выплате этой суммы мы по ошибке не удержали НДФЛ в размере 650 руб.

Так как расчеты по налоговому периоду (2012 год), из доходов которого следовало удержать НДФЛ, завершены, возможность исполнить обязанность налогового агента и удержать названную сумму из Вашего дохода у нас отсутствует (п. 3 и 4 ст. 226 НК РФ).

Вам необходимо подать декларацию по форме 3-НДФЛ до 30 апреля 2013 года (подп. 4 п. 1 и п. 3 ст. 228 НК РФ) и произвести самостоятельные расчеты по НДФЛ с налоговым органом по месту жительства до 15 июля 2013 года (ст. 214.1 НК РФ).

Главный бухгалтер

ООО "Пергамон плюс"                Бугоркова               Е.И. Бугоркова

Прекращение ответственности налогового агента. После направления налогоплательщику и налоговому органу письменного сообщения о невозможности удержать налог и его сумме обязанность организации как налогового агента прекращается (письма Минфина России от 05.04.2010 N 03-04-06/10-62 и от 09.02.2010 N 03-04-06/10-12). С этого момента обязанность по уплате НДФЛ возлагается на налогоплательщика (письмо Минфина России от 17.11.2010 N 03-04-08/8-258).

Примечание. Когда налоговый агент не может удержать НДФЛ

Перечень ситуаций, при которых организация - налоговый агент не имеет возможности удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, является достаточно большим, например:

- при выплате зарплаты в натуральной форме;

- начислении дохода в виде материальной выгоды, полученной по предоставленному работнику займу;

- перерасчете выплат уволенному работнику в связи со счетной ошибкой либо в случае увольнения сотрудника, когда сумма, причитающаяся ему под расчет, меньше суммы налога, которую необходимо удержать в связи с выплатой ему аванса;

- выплате дохода резиденту РФ, который на конец налогового периода оказался нерезидентом и не имел дохода;

- вручении подарков сотрудникам и партнерам по бизнесу;

- проведении лотерей и бонусных программ среди клиентов;

- оплате ДМС, коммунальных услуг за работников и т.д.

Одна справка вместо двух. В соответствии с нормой пункта 2 статьи 230 НК РФ ежегодно до 1 апреля налоговый агент составляет справки по форме 2-НДФЛ на всех налогоплательщиков, которым в истекшем году начислен облагаемый доход.

Примечание. В справках, представляемых в соответствии с пунктом 2 статьи 230 НК РФ, в поле "признак" проставляется цифра 1.

Читатель интересуется, допустимо ли представить сведения о невозможности удержать с физического лица исчисленную сумму налога на доходы физических лиц вместе со справкой по форме 2-НДФЛ за год или можно попытаться сдать только одну справку?

Нет, недопустимо, поскольку в данном случае речь идет о двух разных основаниях представления в налоговый орган справки 2-НДФЛ:

- выплата облагаемого налогом дохода (п. 2 ст. 230 НК РФ);

- невозможность удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Примечание. Два события - две справки

Подача сведений о невозможности удержать с физического лица исчисленную сумму НДФЛ не освобождает налогового агента от обязанности представить сведения по форме 2-НДФЛ по итогам налогового периода в соответствии с пунктом 2 статьи 230 НК РФ в отношении такого физического лица (письма ФНС России от 29.10.2008 N 3-5-04/652@ и от 18.09.2008 N 3-5-03/513@).

Эксперты журнала "Зарплата"

1 марта 2013 г.

"Зарплата", N 3, март 2013 г.