Оптимизация расходов на представительские поездки ("Консультант", N 5, март 2013 г.)

Оптимизация расходов на представительские поездки

В России вопрос оптимизации расходов на деловые поездки особенно актуален. Крупнейшие российские компании и транснациональные корпорации имеют широкую партнерскую и сбытовую сеть, огромное количество интегрированных в структуру компании производственных подразделений по всей стране.

Они активно завоевывают новые рынки, прилагая все возможные усилия для удержания ключевых клиентов, получают новые знания, делятся опытом и информацией с коллегами по отраслям на различных национальных и международных площадках и форумах. В таких условиях эффективная система управления расходами на деловые поездки и мероприятия становится необходимым и одним из ключевых инструментов в погоне за лидирующей позицией на рынке.

American Express обнародовала результаты исследования в области деловых поездок и оптимизации корпоративных расходов, проведенного по ее заказу компанией Ernst & Young. Руководители и финансовые директора крупнейших российских и международных компаний поделились мнением о перспективах бизнеса, роли деловых путешествий в его развитии и подходе к оптимизации корпоративных расходов. В частности, исследование показало, что российские топ-менеджеры уверены в будущем: 82% опрошенных прогнозируют рост своего бизнеса в 2013 г. Однако эта уверенность небезоблачна: 95% руководителей считают управление корпоративными расходами важным или очень важным пунктом в деятельности их организаций, а 64,9% уже работают над их оптимизацией.

Усиливая контроль за финансовыми потоками, российские бизнесмены тем не менее считают деловые путешествия обязательной статьей корпоративных расходов. Восемь из десяти респондентов называют деловые поездки инвестицией в развитие бизнеса и видят в них источник прибыли, а 71% уверены, что невозможность личной встречи для переговоров негативно сказывается на конкурентоспособности, снижает объемы продаж и может привести к потере выгодных сделок.

Логично, что российский рынок Business Travel активно растет. 73% топ-менеджеров признали, что за последние пять лет количество поездок в их компаниях увеличилось, а более половины респондентов ожидают дальнейшего увеличения объема бизнес-путешествий в течение как минимум пяти лет. Такой оптимизм подчеркивает растущие амбиции российских предпринимателей к укреплению позиций как на российском рынке, так и за рубежом.

Командировочные и представительские расходы, как правило, являются третьей по объему статьей корпоративных трат после заработной платы сотрудников и IT, и 80% респондентов признают особую важность управления финансовыми потоками в этом сегменте. Однако добрые намерения не всегда находят подтверждение на практике: хотя 87% топ-менеджеров заявляют, что на их предприятии нецелесообразные траты сотрудников отслеживаются, каждый третий респондент (29%) признает, что в его компании отсутствует централизованная система управления корпоративными расходами (диаграмма 1).

Галина Малошенко, партнер компании Ernst & Young, руководитель отдела услуг в области бизнес-рисков в СНГ: "Централизация и гибкость управления расходами на деловые поездки дают российским компаниям новые возможности для усиления системы внутреннего контроля и достижения стратегических целей в части расширения рынков сбыта и партнерских отношений".

По данным American Express Global Corporate Payments, использование современных инструментов в области управления корпоративными расходами обеспечивает до 10% экономии от общей суммы издержек. С этой точки зрения компаниям стоит сосредоточиться на обеспечении прозрачности финансовых потоков и контроля над тратами, ведь таким образом они освобождают дополнительные средства для инвестиций в развитие бизнеса.

Важно отметить, что российские компании демонстрируют живой интерес к новейшим разработкам в области управления корпоративными расходами, при этом 85% респондентов заявили, что они открыты для их внедрения на своих предприятиях. Однако, несмотря на готовность снижать издержки, только 38% российских топ-менеджеров считают современные технологии (например видеоконференции) приемлемой для себя заменой личным встречам.

Отсроченные платежи - это еще один способ оптимизации корпоративных расходов, обеспечиваемый современными инструментами финансового контроля. Так, например, American Express Business Travel Account дает возможность забронировать путешествие и оплатить его в течение 58 дней без каких-либо дополнительных расходов (диаграмма 2)

"Наше исследование наглядно продемонстрировало, что, рассматривая деловые поездки как инвестицию в развитие бизнеса, российские предприниматели следуют глобальному тренду. Командировочные и представительские расходы остаются одним из ключевых направлений для оптимизации в крупных компаниях по всему миру. И то, что российские топ-менеджеры проявляют большой интерес к использованию передового опыта в этой сфере, это очень хорошая тенденция", - сказал Владимир Салахутдинов, генеральный директор ООО "Америкэн Экспресс Банк".

По материалам исследования компаний

Ernst & Young и American Express

"Консультант", N 5, март 2013 г.