"Корпоративный" альбом форм документов (Л. Карпатина, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 3, март 2013 г.)

"Корпоративный" альбом форм документов

В статье подробно рассматривается, какие шаги необходимо предпринять для создания табеля форм документов и альбома форм документов.

Наступивший год снова сделал актуальным вопрос о разработке компаниями собственных форм документов, в том числе и тех, которые используют в своей работе кадровые службы. Предприятия получили возможность создавать новые альбомы форм документов. И это событие можно считать шагом вперед в работе любого делопроизводителя. Особенно важна такая работа у лица, занимающегося кадровым делопроизводством, ведь о несовершенстве создаваемых Росстатом (а ранее и Госкомстатом России) унифицированных форм говорилось много на протяжении нескольких десятилетий. И вот пришла пора взяться за дело самим практикам.

Табель и альбом: целевое назначение

В этой работе нет ничего сверхсложного, а результаты трудно переоценить. Чтобы ближе понять, о чем пойдет речь, обратимся к одному из базовых "законов" в области делопроизводства - ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28. Согласно документу, табель унифицированных форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

Организации следует иметь (разработать) как табель форм документов, так и альбом.

Табель форм документов - это подготовленный в соответствии с определенными правилами перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками компании.

Табель форм документов предназначен для:

- закрепления правового статуса управленческой документации компании и образующих ее документов;

- оптимизации состава управленческой документации компании, обеспечения ее функциональности;

- соблюдения и последующей оптимизации единого порядка подготовки управленческих документов.

Альбом форм документов - это подготовленный в соответствии с определенными правилами сборник унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и сотрудниками компании.

Альбом форм документов предназначен для:

- унификации форм представления документированной информации, используемой в компании;

- разработки (на основе форм в составе альбома) бланков управленческих документов;

- соблюдения и последующей оптимизации единого порядка подготовки управленческих документов.

Как видим, табель форм документов и альбом форм документов имеют разное целевое назначение.

В чем состоит суть работы по разработке альбома форм документов и табеля? Имеет ли смысл заниматься такой работой? Полагаем, что да. Ведь наряду с формами документов, применение которых предписано соответствующими законодательными и нормативно-правовыми актами, организационно-распорядительными и нормативно-методическими документами РФ, в состав табеля форм и альбома форм могут вводиться и новые формы документов, разработанные в целях наиболее полного обеспечения потребностей компании в различных видах документированной информации. Ведь каждая компания, каждая организация имеет свою специфику, свои особенности работы. Учесть их невозможно при создании некого "усредненного" документа, каковой является унифицированная форма. Вот тогда и предоставляется организации возможность сделать это, создать уникальный шаблон, который можно было бы использовать в повседневной работе.

Чтобы убедить руководство в важности проделываемой работы, советуем вспомнить случаи, когда нестандартная ситуация не могла вписаться в рамки "жесткой" унифицированной формы.

Задачи для рабочей группы

Прежде чем приступить к работе, хотим предостеречь кадровиков от ошибки: работу по созданию табеля формы документов и альбома формы документов невозможно разделить: разработка проектов табеля форм документов и альбома форм документов организуется параллельно и предусматривает:

1) предварительное изучение применяемых компанией форм управленческих документов;

2) уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом;

3) уточнение структуры табеля и альбома;

4) оформление проектов табеля и альбома;

5) согласование и в необходимых случаях уточнение проектов табеля и альбома;

6) утверждение проектов табеля и альбома.

С чего лучше начать? Полагаем, что с приказа, в котором следует перечислить те цели, которые надо поставить перед разработчиками, конкретные сроки, ответственных лиц.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью "Звезда"

119049, г. Москва, Ленинский пр-т, д. 4, стр. 1А, тел: 937-98-89, 419-35-39, 421-21-88, факс: 937-98-89

Приказ

12 ноября 2012 г.

N 78

г. Москва

С целью совершенствования работы с документами в службе управления персоналом

Приказываю:

1. Создать рабочую группу по выработке табеля формы документов и альбома формы документов, используемых в работе службы управления персоналом.

2. Назначить руководителем рабочей группы заместителя директора по управлению персоналом Садкова П.М.

3. Поручить г-ну Садкову П.М. сформировать коллегию численностью до 3 человек для формирования табеля формы документов и альбома формы документов.

4. Установить сроки работы - до 01 марта 2013 г.

5. Обязать сотрудников ООО "Звезда" оказывать помощь рабочей группе в выполнении обязанностей, предусмотренных настоящим приказом.

Генеральный директор

М.М. Смолянов

Чтобы не пришлось дважды выполнять одну и ту же работу, нужно сразу же предусмотреть конечную форму фиксации результатов. Члены рабочей группы должны быть готовы к тому, что в отношении какой-то из форм придется к ней возвращаться не раз, уточняя детали, реквизиты, согласуя спорные варианты.

На практике используется и другой подход: работают параллельно две рабочие группы, затем сопоставляется результат, выбирается лучший.

Прежде чем разрабатывать что-то новое, надо познакомиться как можно глубже с тем, что уже имеется.

Предварительное изучение применяемых компанией форм управленческих документов имеет целью установить соответствие состава управленческой документации задачам управления деятельностью компании, а также его текущим и перспективным потребностям в различных видах документированной информации. В ходе предварительного изучения, как правило, уточняется:

- состав и содержание задач управления деятельностью компании;

- в предварительном порядке - степень соответствия состава и вида форм применяемых управленческих документов указанным задачам.

По результатам предварительного изучения участниками рабочей группы формулируются предложения по оптимизации состава управленческой документации посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти) по вопросам делопроизводства. Вот почему необходимо включать в состав комиссии лиц, сведущих в делопроизводстве: только они смогут определить, не противоречит ли какой-то из уже применяемых документов или новая разработка законодательству. К сожалению, надо признать, что в настоящее время далеко не каждый работник обладает нужными познаниями. Не думаем, что должны оставаться в стороне и работники архива компании, и работники секретариата. Возможно, именно коллеги подскажут наиболее удачное решение. Взгляд "со стороны" всегда важен.

Поскольку нужно в процессе работы принимать во внимание и специфические потребности компании в отдельных видах документированной информации и (или) формах управленческих документов, следует прислушаться и к мнению коллег, далеких от вопросов делопроизводства.

Уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом, имеет целью:

- выявить формы документов, не отвечающих установленным требованиям (в том числе устаревшие, несовершенные с точки зрения автоматизированной обработки и т.п.);

- выявить формы документов, нуждающихся в корректировке;

- выявить формы документов, подлежащих разработке "с нуля" в связи с изменениями в нормативно-правовой базе делопроизводства, составе и содержании задач по управлению деятельностью компании;

- включить в предварительные перечни, на основе которых в дальнейшем будут разрабатываться проекты табеля и альбома, новые формы документов, предусмотренные соответствующими актами (документами).

Выполнение необходимых мероприятий производится на основе управленческой документации компании, образовавшейся за несколько предшествующих лет. По результатам данного этапа разработки табеля и альбома разрабатывается уточненный перечень форм документов, а также карты на каждый документ, подлежащий включению в табель (альбом), в которых указываются сведения о:

- полном наименовании формы документа;

- функциональной (структурной) принадлежности формы документа;

- основных этапах подготовки документа, в том числе о структурном подразделении (должностном лице) - разработчике проекта, необходимости внешнего и внутреннего согласования, порядке удостоверения документа (подписание, утверждение, проставление оттиска печати и т.п.), а также об адресате (адресатах) документа, особенностях регистрации документа, обеспечении контроля за его подготовкой, месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается за пределы компании).

Еще раз напомним: необходимо тщательно фиксировать все наработки. Создавайте варианты, уточняйте порядок применения каждого документа, прорабатывайте весь "путь" каждой формы: от создания до уничтожения.

На основе последующего изучения совокупности карт устанавливается окончательный состав документов, подлежащих включению в табель (альбом). Кроме того, для формирования альбома производится предварительный отбор образцовых (эталонных) форм соответствующих документов в бумажном и (или) электронном представлении.

Уточнение структуры табеля и альбома предполагает:

- выбор способа структуризации табеля и альбома;

- предварительное распределение форм документов в соответствии с предполагаемой структурой табеля (альбома).

Структуризация табеля и альбома производится либо по функциональному принципу, либо по принципу так называемой прямой связи.

Функциональный принцип предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с реальными функциями управления деятельностью и решаемыми в рамках соответствующих функций управленческих задач.

В свою очередь, принцип прямой связи предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с фактической организационной структурой предприятия (организации, учреждения). Возможен и комбинированный способ структуризации, основанный на взаимном сочетании вышеназванных принципов. В этом случае структура табеля (альбома) может быть организована по управленческих функциям, а "внутри" этих функций - по подразделениям, участвующим в их реализации.

По результатам уточнения формируется предварительный перечень разделов (частей) табеля (альбома). При этом для структуры, организованной по функциональному принципу, в качестве рабочих названий заголовков разделов (частей) принимаются наименования соответствующих управленческих функций (комплексов управленческих задач), а для структуры, организованной по принципу прямой связи, - наименования соответствующих подразделений.

Оформление результатов работы

Теперь большая часть работы сделана. Можно переходить к заключительному этапу - оформлению результатов работы.

Оформление проектов табеля и альбома включает:

- выбор способа представления информации о формах документов;

- определение состава данных о формах документов, порядка их оформления;

- определение способа оформления титульных страниц табеля (альбома), их служебных разделов (частей).

Примерная форма

Табель форм документов

Наименование формы	Код формы		Имя файла формы	Кто готовит	Согласование	Подпись	Утверждение	Оттиск печати	Место регистрации
	ОКУД	ЛК
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Как видим выше, для оформления табеля форм документов целесообразно использовать таблицу, в которой последовательно указываются следующие сведения:

1) номер по порядку;

2) наименование формы документа;

3) код формы документа в соответствии с ОКУД (общероссийский классификатор управленческой документации) или локальным классификатором управленческой документации (ЛКУД);

4) наименование структурного подразделения (должностного лица), готовящего проект документа;

5) особенности подготовки проекта (необходимость его согласования, порядок представления проекта документа на подпись или утверждение, обязательность его удостоверения посредством оттиска печати и др.);

6) сведения о месте регистрации документа, обеспечении контроля за его исполнением, сроке исполнения документа, месте хранения его подлинника и копий, адресатах документа, сроках хранения и т.п. указываются в соответствующих графах таблицы по необходимости;

7) расположение документов в пределах разделов (частей) табеля производится либо в логической последовательности (основной документ и приложения к нему), либо в соответствии с нумерацией документов по ОКУД (ЛКУД) (по возрастанию номеров).

Составление альбома форм документов предусматривает последовательное расположение форм документов в точном соответствии с окончательной структурой табеля. Выбор окончательных вариантов проектов табеля и альбома производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к содержанию и оформлению управленческой документации, а также с учетом состава и содержания задач деятельности компании. Во внимание должны также приниматься функциональное назначение табеля (альбома) и порядок применения в повседневной работе.

Согласование и в необходимых случаях последующее уточнение проектов табеля и альбома производится со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, уполномоченными производить подготовку и (или) обработку управленческих документов. В процессе согласования заинтересованные стороны вправе вносить мотивированные предложения, направленные на совершенствование как проектов табеля (альбома) в целом, так и форм отдельных документов. Окончательно уточненные по содержанию и структуре проекты надлежащим образом оформляются, после чего представляются на утверждение руководителю компании.

Утвержденные экземпляры табеля и альбома форм документов, а также их контрольные электронные копии подлежат хранению. Выберите подразделение, которое будет за это ответственно.

Табель форм документов и альбом форм документов тиражируются в необходимом количестве экземпляров, после чего выдаются структурным подразделениям для руководства в повседневной работе по подготовке и обработке управленческих документов. Со временем неизменно выяснится, что при разработке табеля и альбома форм документов были допущены какие-то недочеты; выявились на практике сложности в применении каких-то форм; обнаружились противоречия с законодательством; были проблемы с внедрением форм в автоматизированной системе. И даже если все было сделано идеально, целесообразно с определенной периодичностью (хотя бы один раз в год) проводить "мониторинг" применения табеля и альбома.

Изменения и дополнения в табель и (или) альбом форм документов вносятся:

- при изменениях (введении в действие новых) законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства, изданных органами управления (власти);

- при изменениях в системе управления деятельностью компании и (или) его организационной структуре.

В табель (альбом) могут включаться формы документов, необходимость в применении которых обусловлена соображениями практической целесообразности.

В свою очередь, формы документов, не отвечающие требованиям нормативно-правовой базы делопроизводства (потребностям компании в обеспечении документированной информацией соответствующего вида), подлежат исключению из табеля (альбома).

Библиографический список

1. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие. - М.: Проспект, 2009.

2. Рогожин М.Ю. Документы кадровой службы предприятия. - М.: ГроссМедиа- Росбух, 2008.

3. Межуева Т.Н. Справочник по делопроизводству. - М.: ГроссМедиа-Росбух, 2011.

4. Михайлов Ю.М. Секретарь руководителя. Универсальный справочник. - М.: Альфа-Пресс, 2010.

Л. Карпатина,

ведущий менеджер по персоналу,

ООО "Стайл"

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 3, март 2013 г.