Как отозвать справку 2-НДФЛ из инспекции (И.А. Лаевский, "Упрощенка", N 4, апрель 2013 г.)

Как отозвать справку 2-НДФЛ из инспекции

На момент получения этого номера журнала вы уже сдали справки 2-НДФЛ за 2012 год в налоговую инспекцию, поскольку последний день сдачи - 1 апреля 2013 года - прошел (п. 2 ст. 230 НК РФ). Однако не всегда после того, как отчетность сдана, о ней удается забыть. Может возникнуть необходимость внести какие-то исправления, и справка 2-НДФЛ в этом отношении не исключение - в ней также возможны ошибки.

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. Статья будет интересна всем работодателям, поскольку порядок исчисления НДФЛ не зависит от объекта налогообложения при УСН.

В данном материале мы поговорим о ситуации, когда ошибкой является уже сам факт, что справку 2-НДФЛ сдали, поскольку позднее выяснилось, что объект налогообложения отсутствовал. И здесь выход только один - отозвать справку 2-НДФЛ из налоговой инспекции, как будто ее и не было. О том, в каком порядке это можно сделать, налоговики рассказали в своем письме от 29.01.2013 N ЕД-4-3/1224. Давайте посмотрим, что они советуют.

В каких случаях справку 2-НДФЛ нужно аннулировать

Отзывать справку нужно всегда, если документ был представлен по ошибке. К таким случаям можно отнести следующие:

- справка подана за несуществующего работника или сдана за одного и того же работника несколько раз;

- у физического лица не было в отчетном году доходов, облагаемых НДФЛ;

- после пересчета налоговых обязательств налоговая база по НДФЛ оказалась равной нулю;

- уплачивать налог с доходов по Налоговому кодексу РФ должен сам налогоплательщик, а не организация;

- справка отправлена в налоговую инспекцию, к которой не был прикреплен налоговый агент.

То есть аннулировать справку нужно во всех случаях, когда организация не является налоговым агентом по доходам физического лица. И здесь хотим обратить ваше внимание, что отмену справок не надо путать с ситуациями, когда в документ нужно внести изменения или уточнения. Например, из-за возврата переплаты по налогу, уточнения налоговой базы, налоговых вычетов, пересчета налога. При пересчете сумм налога нужно не аннулировать справку, а оформлять уточненную с прежним номером и новой датой. Подробнее о том, как оформить уточненную справку 2-НДФЛ, рассказано в журнале "Упрощенка", 2013, N 2, с. 25.

Важное обстоятельство. Аннулировать справку нужно во всех случаях, когда организация не являлась налоговым агентом физического лица за истекший год.

Как уведомить инспекцию об отмене справки 2-НДФЛ

После того как вы поняли, что справка была сдана по ошибке, аннулировать ее нужно в кратчайшие сроки. Ведь на основе справок инспекция проверяет правильность уплаты налога, предоставления вычетов и т.д. А если платежи по НДФЛ в реальности и на бумаге не сойдутся, придется проводить сверку расчетов.

Чтобы не доводить дело до такой ситуации, ФНС России предлагает обратиться в письменной форме в инспекцию с просьбой об аннулировании ошибочно представленной справки. Форма обращения произвольная, но ясно, что по нему инспекция должна иметь возможность идентифицировать как налогового агента, так и неправильную справку.

Поэтому ФНС просит в обязательном порядке указывать ИНН и КПП, а также наименование налогового агента, ФИО, дату рождения и ИНН физического лица, номер и дату справки о доходах, которая должна быть аннулирована. Если справка была сдана в электронном виде, дополнительно нужно написать имя файла. Кроме того, в обращении необходимо указать основания, по которым представленные ранее сведения о доходах должны быть аннулированы. Рассмотрим пример заполнения такого обращения.

Обратите внимание! В просьбе об аннулировании справки 2-НДФЛ необходимо указать сведения о поданной по ошибке справке и основания для ее отзыва.

Пример. Аннулирование ранее поданной справки 2-НДФЛ

ООО "Восток" 26 марта 2013 года направило в ИФНС по месту учета справку о доходах сотрудника А.С. Павлова за 2012 год. 5 апреля бухгалтерия выяснила, что данный сотрудник был уволен в конце 2011 года и не получал от компании за 2012 год доходов, облагаемых НДФЛ. В день обнаружения ошибки бухгалтер составил обращение в налоговую инспекцию с просьбой аннулировать справку о доходах А.С. Павлова за 2012 год. Образец обращения представлен слева.

Рисунок

Образец обращения

ООО "Восток"

129758, Москва, Сретенский бульвар, д. 18

Тел. (499) 398-55-55, e-mаil: vestel1@vestel.ru

ОКП 029905871, ОГРН 1027749139795

ИНН 7717037782, КПП 671017097

Исх. N 184 от 05.04.2013                   В ИФНС России N 3 по г. Москве

5 апреля 2013 года ООО "Восток" ошибочно представило в ИФНС России N 3 по г. Москве справку по форме 2-НДФЛ за 2012 год за физическое лицо, которое в 2012 году не получало от ООО "Восток" доходов, облагаемых НДФЛ у налогового агента. Данное физическое лицо было уволено 12 декабря 2011 года в соответствии с приказом генерального директора от 12.12.2011 N 259. В связи с технической ошибкой при составлении справок по форме 2-НДФЛ за 2012 год просьба аннулировать сведения о поданной за данное физическое лицо справке.

Сведения о поданной справке 2-НДФЛ:

- ФИО физического лица - Павлов Александр Сергеевич;

- дата рождения физического лица - 16.08.1980;

- ИНН физического лица - 730259874012;

- номер и дата справки - N 59 от 26.03.2013;

- наименование файла - NO_NDFL2_7703_7717037782671017097_20130326_5926032013.XML

Генеральный директор                 Сергеев                 Г.К. Сергеев

И.А. Лаевский,

эксперт журнала "Упрощенка"

Нюансы, требующие особого внимания

Аннулировать ранее представленную справку 2-НДФЛ организация должна, если выяснится, что она не являлась налоговым агентом физического лица.

Отозвать справку 2-НДФЛ из инспекции можно с помощью письменного обращения, в котором указываются информация о поданной справке и основания для ее отмены.

"Упрощенка", N 4, апрель 2013 г.