В какой момент вы удерживаете НДФЛ с суточных, превышающих лимит? ("Упрощенка", N 4, апрель 2013 г.)

В какой момент вы удерживаете НДФЛ с суточных, превышающих лимит?

Удерживать НДФЛ с суточных нужно после того, как сотрудник вернулся из командировки. Такое признание сделал Минфин в своем письме от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5. Ранее финансисты придерживались иного мнения и рекомендовали взимать НДФЛ до отъезда работника в командировку (письмо от 25.06.2010 N 03-04-06/6-135). Чтобы выяснить, как на практике поступают бухгалтеры, мы провели опрос на нашем сайте.

Более трети опрошенных (38%) ответили, что выплачиваемые в их компаниях суточные не превышают установленных лимитов. Напомним, эти лимиты определены в пункте 3 статьи 217 НК РФ: суточные не облагаются НДФЛ в размере 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России и 2500 руб. - в зарубежной. Все, что выше, подпадает под налогообложение НДФЛ по ставке 13%. Например, если компания направляет работника в командировку и выплачивает суточные в размере 800 руб. за день командировки, то НДФЛ нужно взимать со 100 руб. (800 руб. - 700 руб.). Многие работодатели, зная об этом, предусматривают в локальных актах суточные не более 700 руб. (2500 руб.), чтобы не увеличивать налоговые платежи.

25% опрошенных сообщили, что их работники вообще не ездят в командировки. Соответственно и суточные им платить не приходится. Такой большой процент голосов можно объяснить тем, что большинство посетителей нашего сайта - представители малого бизнеса с численность работников до 100 человек и оборотами до 60 млн. руб. в год. И понятно, что у небольших компаний каждая копейка на счету и для них командировки - роскошь, которой они пользуются только при острой необходимости. Кроме того, при работе на УСН запрещено иметь филиалы и представительства, соответственно находится меньше причин ездить в командировки.

Еще 23% респондентов рассказали, что удерживают НДФЛ с суточных после того, как авансовый отчет утвержден. То есть поступают так, как разрешил Минфин, тем более что подобный подход для налогового агента наиболее удобен. Поясним почему. Авансовый отчет составляется после командировки, когда уже точно известно, сколько дней работник провел в командировке. В результате риск пересчета суточных сведен к нулю. Ведь на практике ситуации бывают всякие. По производственной необходимости руководство может отозвать сотрудника из командировки. Соответственно часть выданных суточных подотчетное лицо должно будет вернуть в бухгалтерию. А НДФЛ будет удержан лишь с суточных за фактически отбытые дни.

14% работодателей взимают НДФЛ со сверхлимитных суточных в момент их выплаты. То есть до отъезда работника в командировку. Этот способ налогообложения не принесет неудобств только в одном случае - если командировка пройдет в плановом режиме и работник вернется в тот день, когда и предполагалось. Если же планы изменятся и, например, сотрудник вовсе не поедет в командировку, то бухгалтеру добавится работы. Неиспользованные суточные работник вернет в бухгалтерию. А бухгалтер должен будет оформить возврат работнику излишне уплаченного налога.

Резюме. 37% участвующих в нашем опросе выплачивают суточные в сверхлимитных размерах, что предполагает возникновение объекта налогообложения по НДФЛ. Те, кто полагался на ранние разъяснения Минфина, оказались в меньшинстве. Но в споре с инспекциями у них был весомый аргумент - они придерживались официальных рекомендаций финансового ведомства, которые обязательны для применения всеми налоговыми инспекциями. Несмотря на то что позиция Минфина изменилась, если вам так удобно, вы можете по-прежнему взимать НДФЛ с суточных по старинке - до утверждения авансового отчета. Вряд ли у ИФНС будут к вам претензии. Ясно, что чем раньше налоговики получат НДФЛ с суточных, тем для них лучше.

У другого способа взимания НДФЛ с суточных - после утверждения авансового отчета - тоже есть свои плюсы и минусы. Хотя исчисленный налог корректировать в дальнейшем не придется, сложности возникнут с взиманием НДФЛ. Ведь на момент утверждения авансового отчета суточные выплачены. А значит, НДФЛ нужно будет удержать из ближайшей зарплаты подотчетного работника.

"Упрощенка", N 4, апрель 2013 г.