Топливный учет (Е. Шестакова, "Расчет", N 5, май 2013 г.)

Топливный учет

Одни организации устанавливают нормы расхода топлива исходя из Распоряжения Минтранса РФ от 14 марта 2008 года N АМ-23-р, другие - исходя из норм расхода, установленных в ПТС или на основании фактического расхода. Однако вопрос утверждения и использования норм ГСМ и их учета остается открытым. Екатерина Шестакова, эксперт "Аудиторской фирмы "Бизнес-студио", решила проблему.

Утверждение норм

Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, расходы на ГСМ и топливо относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В Письме от 10 июня 2011 года N 03-03-06/4/67 Минфин разъяснил, что организация может учитывать затраты на приобретение горюче-смазочных материалов также в соответствии с подпунктом 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ в составе материальных расходов.

В Письме от 30 января 2013 года N 03-03-06/2/12 Минфин сделал вывод, что Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов на содержание служебного транспорта. В этой связи компании рекомендуется утвердить приказом нормы топлива и ГСМ, сделав эту бумагу приложением к учетной политике.

Документальное подтверждение

Документальным подтверждением установления норм расхода ГСМ в компании являются: соответствующий приказ, а также учетная политика фирмы. Кроме того, требуется бумажно доказать сам расход: сделать это можно на основании путевого листа.

Обратите внимание, авансовые отчеты, кассовые чеки, накладные и прочие документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ, не могут служить основанием для списания горюче-смазочных материалов в состав расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года N 78 установлено несколько форм путевых листов в зависимости от вида автомобиля.

Напомню, что в соответствии с новым законом "О бухгалтерском учете" компаниям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов. В этой связи подтвердить расход ГСМ можно либо с помощью путевого листа, либо на основании иного первичного документа, разработанного фирмой и содержащего все необходимые реквизиты.

Зачастую на практике данные путевых листов не совпадают с показателями спидометра или же количеством бензина в баке. За такими неточностями и расхождениями нужно следить. При этом фирма может подстраховаться и подготовить оправдательные бумаги, объясняющие этот факт. Например, можно своевременно оформить приказ о работе в выходной и праздничный день и выписать путевой лист, подготовить документ на встречу контрагентов и смету на представительские расходы, обосновав использование автомобиля необходимостью проведения переговоров.

Повышенный размер

К сожалению, не многие компании знают и пользуются возможностью учета расходов на ГСМ в повышенном размере. Вместе с тем, это разрешает делать распоряжение Минтранса России N АМ-23-р. Нормы расхода топлива могут повышаться при работе автотранспорта в следующих условиях:

- в зимнее время года (в зависимости от климатических районов страны) - на 5-20 процентов;

- на дорогах общего пользования в горной местности (в зависимости от высоты над уровнем моря) - до 20 процентов;

- на дорогах общего пользования со сложным планом (в зависимости от категории трассы) - до 30 процентов;

- в городах (в зависимости от количества жителей) - до 25 процентов;

- при частых технологических остановках, связанных с погрузкой и выгрузкой, - до 10 процентов;

- при перевозке нестандартных, крупногабаритных, тяжеловесных, опасных грузов, грузов в стекле и т.д. с пониженной скоростью - до 35 процентов;

- при обкатке новых и вышедших из капремонта автомобилей - до 10 процентов;

- при использовании кондиционера или установке системы "климат-контроль" при движении ТС - до 7 процентов от базовой нормы.

Таким образом, для регулирования расхода топлива следует установить различные режимы его использования в зависимости от эксплуатации автомобиля. Эти нормы устанавливаются руководителем предприятия.

Если же объемы расхода ГСМ в распоряжении Минтранса отсутствуют, то, согласно Письму Минфина от 14 января 2009 года N 03-03-06/1/6, при установлении норм следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля. Аналогичное мнение высказано в еще одном Письме Минфина от 22 июня 2010 года N 03-03-06/4/61 в отношении транспортных средств марки "ВАЗ-217030", на которые Минтрансом не утверждены объемы использования топлива.

В налоговом учете

Компания вправе учитывать траты на приобретение ГСМ либо в составе материальных расходов на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ, либо в составе прочих затрат, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Порядок учета топлива для целей налогообложения будет зависеть от производственного назначения автомобиля и порядка его использования в организации. Например, ТС может эксплуатироваться для доставки материалов и товаров заказчику, в этом случае расходы учитываются в составе материальных расходов. Если же машина перевозит руководство или бухгалтера в банк и обратно, или в налоговую и органы власти, то в этом случае траты на бензин будут отражаться в составе прочих расходов. Эти особенности имеет смысл закрепить в учетной политике. При этом списание потраченного топлива и ГСМ производится на основании путевых листов и актов.

И в бухгалтерском

В бухгалтерском учете расходы на приобретение топлива и горюче-смазочных материалов будут отражаться в зависимости от того, каким образом они приобретаются. Если фирма выдает деньги сотруднику, который самостоятельно производит покупку, то в бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50

- 6018 руб. - выданы денежные средства через кассу подотчетному лицу.

Дебет 10 Кредит 71

- 5100 руб. - принято к учету топливо.

Дебет 19 Кредит 71

- 918 руб. - отражен НДС.

Дебет 68 Кредит 19

- 918 руб. - НДС принят к вычету.

При этом средства будут выдаваться под отчет на основании авансового отчета.

Возьмем для примера уже используемую выше сумму и представим, что топливо оплачивается по безналичному расчету, тогда в бухгалтерском учете будут осуществляться следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

- 6018 руб. - оплачены ГСМ через расчетный счет.

Приобретаемые горюче-смазочные материалы должны быть оприходованы по дебету счета 10 "Материалы", на субсчете 10-3 "Топливо". Кроме того, ГСМ могут быть отражены на счетах: 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей". Принятие горюче-смазочных материалов на субсчете 10-3 осуществляется по учетной стоимости (в корреспонденции с кредитом счета 15), а фактические затраты, связанные с покупкой ГСМ, собирают по дебету счета 15 и по итогам каждого месяца выявляют отклонения между фактическими и учетными ценами.

Списание расходов на эти материалы будет зависеть от эксплуатации автомобиля: на счете 44 отражаются "Расходы на продажу", в случае если машина используется для доставки продукции, товаров; на счете 26 "Общехозяйственные расходы" учитываются траты на использование ТС для персонала, например, если в машине ездит главный бухгалтер или генеральный директор; на счете 20 "Основное производство" учитываются расходы, если транспорт задействован для перевозки пассажиров, например, в такси.

Не забудьте эти особенности отразить в учетной политике.

Е. Шестакова,

эксперт "Аудиторской фирмы "Бизнес-Студио"

"Расчет", N 5, май 2013 г.