Контрольно-кассовая регистрация (О. Шабайкина, "Расчет", N 5, май 2013 г.)

Контрольно-кассовая регистрация

Многие фирмы и предприниматели сталкиваются с обязанностью зарегистрировать контрольно-кассовую технику. Эта процедура довольно подробно расписана в законодательстве. Однако на практике реализовать все рекомендации порой очень сложно.

Большинство организаций и ИП, которые занимаются торговлей, выполнением работ или оказанием услуг, должны применять контрольно-кассовую технику при расчетах наличными или с помощью банковских карт. При невыполнении требования может быть наложена административная ответственность в виде штрафа (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). Сумма санкций для организаций составляет от 30 000 до 40 000 рублей. Для коммерсантов ниже: от 3000 до 4000 рублей.

При этом, прежде чем начать использовать ККТ, ее необходимо зарегистрировать. И вот тут, несмотря на ясность и, казалось бы, простоту процедуры, возникают проблемы. Например, нет каких-нибудь документов или контрольно-кассовая машина не соответствует требованиям. Чтобы избежать лишних хлопот, рассмотрим процесс регистрации подробно.

Кто, куда и в какой срок

Заявителями признаются организации и предприниматели, осуществляющие наличные денежные расчеты, расчеты с использованием платежных карт, а также те, кто ведет деятельность по приему платежей физлиц с использованием терминалов и банкоматов, либо их уполномоченные представители. За предоставление услуги по постановке на учет ККТ они должны обращаться в налоговую.

Территориальные инспекции регистрируют ККТ по месту нахождения или по месту жительства заявителя в зависимости от того, кем он является - физлицом или юрлицом. Если ККТ будет использоваться обособленным подразделением, то ее поставят на учет в налоговой по месту нахождения подразделения.

Срок регистрации не может превышать пяти дней с момента подачи заявления в инспекцию вместе со всеми необходимыми документами.

Документация

Прежде чем идти в инспекцию, необходимо обратиться в аккредитованный центр техобслуживания ККТ и заключить с ним договор об обслуживании. После в налоговую подаются следующие документы:

- заявление и его копия по форме, утвержденной приказом ФНС России от 9 апреля 2008 года N ММ-3-2/152;

- паспорт ККТ, подлежащей регистрации территориальной налоговой инспекцией;

- договор о технической поддержке ККТ, заключенный с лицом, обеспечивающим производство, распространение и техподдержку, включая поставку запасных частей, или с центром технического обслуживания, уполномоченным поставщиком.

Представитель организации и бизнесмен при подаче заявления должны иметь с собой паспорт и доверенность.

Помимо прочего, ревизоры могут потребовать представить договор аренды помещения или документ на право собственности квадратных метров, где будет установлен аппарат; свидетельства ИНН и ОГРН; журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4) и журнал учета вызовов специалистов (форма N КМ-8), которые должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Также инспекторы могут запросить паспорта ЭКЛЗ и версии контрольно-кассовой машины (ККМ), учетный талон ККТ и дополнительный лист к паспорту версии кассы. Данные бумаги входят в состав документации на контрольно-кассовое оборудование и заполняются представителем центра технического обслуживания при заключении договора. Не лишним будет также запастись копиями всех бумаг и пустыми бланками заявления о регистрации с подписями и печатями, так как это поможет исправить возникшие ошибки на месте, не возвращаясь в офис.

Если регистрируемая машина уже была в эксплуатации, то необходимо представить копию старой регистрационной карточки с отметкой о снятии кассы с учета.

Все бумаги можно представить лично, направить почтовым отправлением с уведомлением о вручении или в форме электронных документов. Обратите внимание: в Регламенте, утвержденном приказом Минфина России от 29 июня 2012 года N 94н, не содержатся основания, по которым инспекция может отказать в приеме документов.

Рассмотрение бумаг

После подачи необходимых бумаг заявление должно быть зарегистрировано. На нем проставляется штамп территориальной ФНС с указанием даты, кроме этого, также инспектор заверяет заявление своей подписью с расшифровкой фамилии, имени и отчества (с этого момента начинает течь срок, который отведен для постановки на учет кассовой техники). Представителю компании или коммерсанту должна быть выдана расписка о принятии документов, также можно попросить проставить соответствующую отметку на копии заявления.

После этого начинается рассмотрение заявления и бумаг, которые к нему были приложены. Инспектор должен проверить сведения, которые указаны в документах: если там будут выявлены ошибки, то заявитель информируется об этом не позднее дня, который следует за днем регистрации заявления. При этом ревизоры обязаны удостовериться, что уведомление было получено.

При получении такого сообщения есть возможность исправить все выявленные недостатки. Однако это действие должно быть осуществлено в течение одного дня, следующего за получением уведомления. Невыполнение требования может повлечь отказ в регистрации кассы. Если с пакетом документов все в порядке, то инспектор согласовывает с заявителем время и место осмотра контрольно-кассовой техники.

Осмотр

Для прохождения осмотра ККТ необходимо доставить в налоговую. Аппарат инспектор должен проверять совместно со специалистом поставщика машины или центра техобслуживания. Присутствие этих специалистов объясняется тем, что техническая поддержка кассы, нанесение на нее знака "Сервисное обслуживание", наклеивание марок-пломб, введение в фискальную память информации при регистрации, а также замена накопителей памяти может осуществляться только этим представителем.

Налоговик проводит осмотр корпуса ККМ, который должен быть целым, иметь марку-пломбу и следующие знаки: "Государственный реестр", "Сервисное обслуживание" и идентификационный знак, который содержит наименование модели кассы и ее заводской номер (в отношении аппаратов, выпущенных после утверждения образца идентификационного знака).

Также ревизор проверяет документы, удостоверяющие право специалиста поставщика или ЦТО на выполнение технического обслуживания и ремонта регистрируемой модели; проверяются ее заводские номера.

Когда осмотр закончен, производится опломбирование аппарата маркой-пломбой установленного образца, включается фискальный режим, а также активируется накопитель памяти. В процессе фискализации специалист-инспектор вводит пароль доступа к содержимому фискальной памяти. После этого ревизор должен проверить наличие на распечатанных чеках сменных и фискальных отчетах реквизитов, соответствующих техническим характеристикам и параметрам регистрируемой машины. Также отпечатывается чек на произвольную сумму, которая должна быть отражена в сменном и фискальном отчетах. При этом срок для осуществления данных действий не определен, но он не может превышать периода, установленного для предоставления госуслуги.

Регистрация

Если фискализация прошла успешно, то инспектор вносит сведения о кассе в книгу учета ККТ. Далее данные о машине заносятся в ее паспорт и учетный талон ККТ, документы подписываются инспектором с указанием фамилии, имени и отчества, а также заверяются печатью налоговой. И только после этого заполняется карточка регистрации, которая выдается заявителю. На этом же этапе компании или и ИП возвращаются все документы, которые были представлены для постановки аппарата на учет, а журнал кассира-операциониста должен заверен инспектором.

О. Шабайкина,

налоговый консультант

"Расчет", N 5, май 2013 г.