Вопрос: В клиентских подразделениях банка действует режим работы по скользящим графикам с суммированным учётом рабочего времени (учётный период - I квартал). Пунктом 586 "Перечня типовых управленческих архивных документов...", утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, установлен архивный срок хранения графиков учёта рабочего времени - 5 лет. Вправе ли организация своим локальным нормативным актом (приказом руководителя) установить иной срок хранения, например: на бумажном носителе - 1 год, в электронном виде - 3 года? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2013 г.)

В клиентских подразделениях банка действует режим работы по скользящим графикам с суммированным учётом рабочего времени (учётный период - I квартал). Пунктом 586 "Перечня типовых управленческих архивных документов...", утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, установлен архивный срок хранения графиков учёта рабочего времени - 5 лет.

Вправе ли организация своим локальным нормативным актом (приказом руководителя) установить иной срок хранения, например: на бумажном носителе - 1 год, в электронном виде - 3 года?

В силу ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" (далее - Закон N 125-ФЗ) организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также утвержденными в соответствии с законодательством перечнями типовых архивных документов.

В силу ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). Указанный документ устанавливает обязательные для организаций сроки хранения документов, включая и кадровые. Распространение требований данного нормативного правового акта на акционерные общества и другие коммерческие организации, которые неподведомственны федеральным органам государственной власти, решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 N 14589/11 было признано соответствующим положениям федерального законодательства.

Согласно п. 586 Перечня табели (графики), журналы учета рабочего времени подлежат хранению в течение 5 лет, а табели (графики), журналы учета рабочего времени в тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 лет. При этом возможность хранения указанных документов организациями, в том числе и кредитными, менее 5 и 75 лет соответственно положениями Закона N 125-ФЗ и Перечня не предусмотрена.

Таким образом, установление кредитной организацией в локальных нормативных актах либо иным способом сроков хранения графиков учета рабочего времени, меньших по продолжительности, чем указанные в Перечне, недопустимо. Отметим, что за нарушение правил, в том числе сроков, хранения архивных документов, статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей.

Кроме того, хранение графиков учета рабочего времени менее установленных нормативно сроков означает невозможность представления их заверенных копий по заявлению работника, а следовательно, нарушение организацией положений ст. 62 ТК РФ. А в силу ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Котыло Игорь

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Прибыткова Мария

24 апреля 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.