Вопрос: Сколько раз в течение месяца сотрудник может обращаться к работодателю за выдачей копий документов и справок о заработной плате? Можно ли при повторной выдаче брать с него плату за копирование или потребовать от него запрос из организации, в которую он их предоставляет? По каким основаниям можно отказать работнику в его просьбе? ("Кадровик.ру", N 4, апрель 2013 г.)

Сколько раз в течение месяца сотрудник может обращаться к работодателю за выдачей копий документов и справок о заработной плате? Можно ли при повторной выдаче брать с него плату за копирование или потребовать от него запрос из организации, в которую он их предоставляет? По каким основаниям можно отказать работнику в его просьбе?

Закрепляя в ст. 62 ТК обязанность работодателя выдавать сотруднику копии документов, связанных с работой, законодатель не связал ее с реальной потребностью сотрудника в них. Поэтому на практике существует вероятность злоупотребления работника своим правом требовать у работодателя копии документов, связанных с его работой.

Тем не менее требования к сотруднику представить какие-либо запросы или ходатайства третьих лиц неправомерны, а безвозмездность выдачи копий прямо установлена законом и не может быть нарушена; ограничения количества выдаваемых работнику документов в какой-либо период времени закон не предусматривает.

Для ответа на третью часть вопроса (об основаниях отклонения просьбы работника) необходимо знать общий порядок, установленный действующим до настоящего времени Указом Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-x "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан". Из этого документа следует:

"Работодатели выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих работодателей, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках работодателя.

В таком же порядке работодатели могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя.

Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, служебных удостоверений и др. документов, снятие копий с которых не допускается.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления".

Также ст. 62 ТК, устанавливая примерный перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать сотруднику, устанавливает одно необходимое условие: документы должны быть связаны с работой данного сотрудника.

Таким образом, законны лишь следующие причины для отказа работнику в выдаче документов:

- если это документ, с которого в силу действующего законодательства запрещается снимать копии;

- если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;

- если в нем содержится информация, составляющая государственную, коммерческую или служебную тайну;

- если в нем содержится информация конфиденциального характера, касающаяся третьих лиц, в том числе других работников.

С. Ардатова,

эксперт Национального союза кадровиков

1 апреля 2013 г.

"Кадровик.ру", N 4, апрель 2013 г.