Комментарий к письму Минфина России от 27.02.2013 N 03-04-06/5600 ("Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 10, май 2013 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 27.02.2013 N 03-04-06/5600

Из-под обложения НДФЛ выведены суммы компенсации, выплачиваемые сотруднику за использование его личного имущества в трудовых целях. Для большей надежности данные расходы должны быть зафиксированы в соглашении сторон трудового договора. Также компенсируемые работодателем издержки следует подтвердить документально.

Среди сумм, не облагаемых НДФЛ, поименованы суммы выплат, связанные с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если в Налоговом кодексе РФ нет ни норм, устанавливающих размер компенсаций при использовании личного имущества сотрудников в служебных целях, ни порядка их установления, то для целей обложения НДФЛ следует руководствоваться положениями трудового законодательства.

Так, статья 188 Трудового кодекса РФ определяет, что при использовании работником в интересах работодателя личного имущества трудящемуся выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора.

Условия освобождения от обложения

Для освобождения от налогообложения необходимо, чтобы:

- имущество принадлежало работнику. Относительно этого условия отметим, что возмещаются затраты, связанные с использованием в интересах нанимателя исключительно личного имущества. Возмещение расходов на эксплуатацию имущества, не принадлежащего работнику на праве собственности, Трудовым кодексом РФ не предусмотрено. К примеру, если сотрудник управляет транспортным средством по доверенности и оно не является его личным имуществом, издержки на содержание авто подлежат обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 8.08.2012 N 03-04-06/9-228). Однако этот запрет не распространяется на ситуации, когда транспорт находится в совместной собственности супругов. В этом случае суммы возмещения расходов, связанных с эксплуатацией авто, управляемого работником по доверенности, выданной супругой, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц (письмо Минфина России от 3.05.2012 N 03-03-06/2/49);

- имущество использовалось в служебных целях на основании соглашения сторон трудового договора;

- имелись оправдательные документы.

Примечательно, что работодатель не должен удерживать НДФЛ, если оплачивает сотрудникам расходы на парковку автомобилей при служебных поездках. Ведь освобождаются от налогообложения НДФЛ компенсационные выплаты за использование личного имущества при наличии оправдательных документов. Также обязательно наличие расчетов компенсаций и документов, обосновывающих фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели; а также документов с суммами произведенных расходов. Так, расходы на парковку можно подтвердить отчетами работников с объяснением производственной необходимости использования личного авто; чеками ККТ (письмо Минфина России от 1.12.2011 N 03-04-06/6-328).

О данных обязательных требованиях к подтверждению сумм компенсаций за использование личного имущества сотрудников говорили представители Минфина России в письмах от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 21.12.2012 N 03-04-06/3-357. Так, если произведенные затраты по содержанию личного имущества сотрудника не подтверждены, на данные суммы начисляется НДФЛ.

Компенсация должна быть предусмотрена в трудовом договоре

Аналогичная ситуация рассматривалась в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 22.09.2011 N А75-8586/2010. Общество не включило в базу по НДФЛ выплаты в виде компенсации трудящемуся сверх норм за использование личного транспорта в служебных целях. Более того, работодатель не представил бесспорные доказательства, подтверждающие использование личного автомобиля в служебных целях и компенсационный характер этих сумм (договор аренды транспортного средства, маршрутные листы учета служебных поездок, чеки, подтверждающие оплату приобретаемого ГСМ, расчет обоснованности компенсации расходов). По этой причине судьи признали данные выплаты подлежащими обложению НДФЛ.

Как видим, инспекторы имеют претензии к учету доходов физических лиц в виде компенсационных выплат за использование личного автомобиля в служебных целях из-за документальной необоснованности произведенных затрат. Причем объясняют они свой вывод тем, что при выплате работникам компенсации на эти цели работодатель якобы не представил документы, подтверждающие связь данных выплат с производственной необходимостью. А вернее, представителям налоговой инспекции не понравилось, что в документах, обосновывающих расходы на использование личного транспорта в служебных целях, отсутствует:

- указание на регистрационные данные автомобиля;

- период времени использования личного автотранспорта;

- расчет компенсации за использование личного транспорта;

- приказ о размере ежемесячной компенсации;

- а также данные, позволяющие установить служебный характер поездок.

Судьи не согласились с таким решением. Они исходили из того, что у работодателя отсутствовали основания для включения суммы компенсационных выплат в состав облагаемых НДФЛ доходов физических лиц. Кроме того, правилами внутреннего распорядка было предусмотрено, что при использовании работником его личного имущества в интересах нанимателя персоналу выплачивается компенсация. Работодатель возмещает затраты за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих сотруднику, а также оплачивает расходы, связанные с их использованием. Основаниями для выплат работникам послужили приказы, которые содержат пункт "Считать данный приказ приложением к трудовому договору".

Таким образом, судьи установили, что общество производило компенсационные выплаты, предусмотренные трудовым законодательством, условиями трудового договора и локальными нормативными актами (приказами, правилами), своим работникам. Представленные работодателем документы арбитры признали достаточными для того, чтобы оправдать использование личного транспорта сотрудников в служебных целях. Ведь эксплуатация авто была обусловлена расстоянием между объектами, а также расходом топлива, использованного при совершении служебных поездок (постановление ФАС Северо-Западного округа от 13.09.2010 N А26-12427/2009).

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 10, май 2013 г.