Вопрос: Командированный утратил проездные документы. Возможно ли как-то признать командировочные расходы в этом случае? ("Практический бухгалтерский учет", N 6, июнь 2013 г.)

Командированный утратил проездные документы. Возможно ли как-то признать командировочные расходы в этом случае?

Пункт 1 статьи 252 НК РФ допускает использование в налоговом учёте документов, косвенно подтверждающих произведённые расходы. При утрате проездного документа, оформленного на бланке строгой отчётности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (на это обратил внимание Минфин в письме от 05.02.10 N 03-03-05/18).

Суды также не исключают возможность признания командировочных расходов при отсутствии подлинников документов, являющихся приложением к авансовому отчёту, если совокупность других представленных документов подтверждает фактически произведённые расходы.

Например, суд указал, что представленные налогоплательщиком документы - авансовый отчёт, командировочное удостоверение, расходный кассовый ордер, справка авиакомпании, ксерокопия билета - подтверждают реальность расходов на приобретение утерянного билета (постановление ФАС Дальневосточного округа от 18.02.09 N Ф03-322/2009).

Компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное подтверждение. При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат утрачивается их непосредственно компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях (на это указано в уже упомянутом письме Минфина России от 05.02.10 N 03-03-05/18).

В случае утраты подлинников проездных документов могут быть представлены:

- дубликат проездного документа, или

- копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или

- справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Ответ на вопрос подготовлен при

содействии Минфина и Минтруда России

1 июня 2013 г.

"Практический бухгалтерский учет", N 6, июнь 2013 г.